נהוג לחשוב שריבוי משימות הוא המפתח להגברת הפרודוקטיביות והתייעלות העבודה של העובד.
המחשבה שעומדת בבסיס הרעיון גורסת כי כאשר מוטלות על העובד הרבה מאוד משימות, בלית ברירה הוא יעבוד בצורה יעילה יותר, הוא יעבוד מהר יותר, והוא יבזבז הרבה פחות זמן על פעולות שאינן קשורות ישירות למשימות שלו. כלומר, הוא יקטין את הסחות הדעת למינימום.
התוצאה היא שלעיתים קרובות מדי, מצפים מהעובדים לעשות כל משימה הקשורה לעבודתם, גם משימות טכניות שקשורות לתפקידם בצורה עקיפה, תוך כדי שהם מבצעים את עבודתם הרגילה.
היכולת לבצע ריבוי משימות זוכה להערכה רבה בקרב הנהלות של ארגונים ואף מהווה את הגורם שיכול להגדיל את סיכוייו של מועמד להתקבל לעבודה.
יתרה מכך, במודעות "דרושים" רבות מאוד, מציין המעסיק בצורה מפורשת שנדרשת יכולת ניהול תחומי אחריות מרובים בבת אחת. הסיבה היא שרבים מאמינים שיכולת זו מובילה לפרודוקטיביות גבוהה יותר ואף חסכון בעלויות.
אין ספק שבטווח הקצר, היכולת לבצע הרבה מאוד משימות בפרק זמן קצר מאפשר לעובד להגיע להספק גבוה יותר. השאלה היא מה זה עושה בטווח הארוך.
אלא שמסתבר, על פי מחקרים שבוצעו בשנים האחרונות, שריבוי המשימות עלול דווקא לפגוע בפרודוקטיביות בטווח הארוך.
הסיבה לכך היא שהמעבר 'הלוך ושוב' בין משימות, מגביר את הסיכון לטעויות ומשפיע על היכולת של העובד להתמקד ולהתרכז בעבודה. כתוצאה מכך, הוא עלול לשכוח דברים חיוניים, להשמיט דברים חשובים וכו.
ממחקרים שבוצעו בקרב עובדים בארה"ב עולה, כי על פני זמן, ריבוי המשימות עלול להפחית את התפוקה של העובדה עד כ-40 אחוזים.
בנוסף, הצורך לעמוד בהרבה מאוד משימות בעל ובעונה אחת גם מעלה את רמות הלחץ של העובד ומוריד את מידת המוטיבציה שלו, מה שמקשה על תחושת שביעות רצון מהעבודה שלו עצמו.
לכן, כדי לקבל תוצאות טובות יותר, עדיף להורות לעובדים להתמקד בכל פעם במשימה אחת בלבד ולא לנסות לעשות הכול בבת אחת.
ההתמקדות במשימה אחת בכל פעם מאפשרת לעובד להינות מעבודתו, להשיג תוצאות טובות יותר, להגביר את מידת היצירתיות שלו ולהפחית שגיאות.
אמונה רווחת נוספת בנושא פרודוקטיביות בעבודה גורסת כי עובדים משגשגים תחת לחץ. נהוג לחשוב שלחץ מניע את העובדים להגיע להישגים גדולים יותר ולא לדחות משימות.
הבעיה היא שבטווח הארוך, לחץ מהווה גורם המדכא את הפרודוקטיביות ויוצר סביבת עבודה רעילה ולא יצירתית, המעודדת שחיקה.
ממחקרים שבוצעו לפני כעשור עלה, כי עובדים שחשו בלחץ בעבודה התמקדו בלשרוד את יום העבודה, במקום להתמקד במימוש מלוא הפוטנציאל שלהם.
רוב משתתפי המחקר שעבדו בתנאי לחץ בחרו בדרך הבטוחה ביותר לבצע את תפקידם, בלי לנסות לקחת סיכונים כחלק מיצירתיות וחדשנות, בלי להשתמש בכישורים ובידע שלהם ובלי לחשוב מחוץ לקופסה.
המסקנה אם כן היא, שהפעלת לחץ על עובד (או כאשר עובד מפעיל לחץ על עצמו), אינה מגבירה את מידת הפרודוקטיביות או את מידת ההצלחה אלא בדיוק להיפך.
לכן, ארגון שרוצה שהעובדים שלו יהיו פרודוקטיביים צריך ליצור תרבות ארגונית חיובית שתאפשר לעובדים להרגיש מוערכים, ושמכירים בהישגים שלהם. כמו כן רצוי לעודד אותם לקחת חופשות על פי הצורך, ולא לעבוד בעת החופשה.
