מטרת המשוב צריכה להיות תמיד סיוע לעובד להשתפר. לכן הדרך להעביר אותו היא לא לנזוף בעובד או לבייש אותו.
יש מנהלים שחושבים שאם הם יעבירו את המשוב בשלושה חלקים, כשהחלק הראשון והשלישי מועברים כנזיפה או כהטלת דופי ביכולות העובד והחלק השני (האמצעי – בין נזיפה לנזיפה) הוא משוב חיובי, זה יכול לרכך את המכה.
שיטה זו יוצרת בלבול עבור העובד ובה בעת מערער את המשוב אמינות המשוב, דבר שעלול להפחית את מידת הרצינות שבה העובד יתייחס למשוב.
גם אם למעביר המשוב לא נוח להעביר משוב ביקורתי, הוא צריך להצמד לעובדות. בה בעת, אין צורך להעביר את המשוב בצורה של נזיפה.
אפשר במקום זה, להצביע עבור העובד על נקודות התורפה שלו ולחשוב ביחד איתו איך לחזק אותן.
ומה שהכי חשוב, נסו להתמקד בדברים המהותיים בשיחת המשוב ולא ללכת סחור סחור.
כאמור, ניתן להפוך את שיחת המשוב מנזיפה לשיחה שנועדה לסייע לעובד לחזק את נקודות החולשה שלו.
יתרה מכך, במקום שהמנהל שמעביר את המשוב יהיה זה שמדבר, והעובד יהיה רק במצב של הקשבה, עדיף להפוך את שיחת המשוב לדו שיח בין מעביר המשוב למקבלו.
ואין לשכוח את מרכיב הכבוד ההדדי שחייב להיות לכל אורך השיחה. כשמנהל מעביר ביקורת או מצביע עבור העובד על הביצועים הפחות טובים שלו, אם הגישה שלו היא לא גישה של ניסיון הדדי לפתור את הבעיה ולסייע לעובד, אלא ביקורת לשם ביקורת בלבד, המשוב כולו עלול להחמיץ את התועלת שבו.
המשמעות היא שיש לתת לעובד להסביר את טענותיו ועל המנהל לשאול אותו שאלות פולואפ כדי לנסות להבין היכן בדיוק טמון הכשל.
כלומר, מה הדבר שמכשיל את העובד במשימות אותן ביצע פחות טוב, ואיך הצוות, או המנהל או הארגון יכולים לסייע כדי לפתור את הבעיה.
נקודה נוספת היא הצורך להתמקד בביצועים ולא בתכונותיו האישיות של העובד. כלומר, מה הוא עושה כדי להשתפר, מה הוא מפספס, ואיך הוא פותר בעיות. ולא במה הוא אוהב יותר או פחות לעשות.
ולבסוף, יש לקבוע שיחת המשך לצורך מעקב. ההערכה היא שלבצע שינוי מהותי זו משימה לא פשוטה.
לכן אין להתייחס אל שיחת המשוב כאל אירוע חד פעמי רק כדי לסמן "וי" ולצפות שהעובד כבר יבצע את מה שסוכם.
יש לעקוב אחר השיפור, לוודא שמתאפשר לעובד ליישם את השיפורים שעליהם דובר, שהוא אכן מקבל את הסיוע שהיה זקוק לו, השיפור אכן מיושם ולבסוף, כדי לומר לעובד מילה טובה על היישום.
באופן כללי, רצוי מאוד שהמנהל הישיר יפגין הערכה כאשר הוא רואה שמתבצע שיפור לאורך הדרך.
זה ישדר לעובד שלמנהל הישיר שלו אכפת מההצלחה לא רק של הצוות והארגון אלא גם מההצלחה שלו עצמו, וכתוצאה מכך יטע בו מוטיבציה להמשיך להצליח.
בסיכומו של דבר, משוב לעובדים הוא חלק הכרחי מהצמיחה וההתפתחות שלהם, כמו גם מהצמיחה וההתפתחות של הארגון כולו.
