למה לכם ולעובדים שלכם מגיע תיק עובד חדשני

מאת: סינריון מערכות

מסקר שנערך בקרב מנהלי משאבי אנוש בארה"ב ופורסם בכתב העת HR Daily Advisor עולה, כי קרוב ל-67% מהמשיבים לסקר הצביעו על ניירת ככאב הראש הגדול ביותר שלהם. כשליש מהמשיבים לסקר ציינו כי הבעיה המרכזית שהם נאלצים להתמודד איתה, הינה מידע חסר בטפסים, וכ-30% מהמשיבים טענו, כי תיקי העובדים שלהם לא מספקים תמונה שלמה לגבי העובד וכי יש להם קושי בחיפוש מסמכים.

אם כך, איך קרה שבשנת 2018 אתם צריכים עדיין להתעסק עם ניירת מצהיבה, מדוע המידע שלכם אינו שלם, ולמה קשה לכם למצוא מידע שכל כך נחוץ לכם לעבודה. התשובה היא, שהטכנולוגיה הזמינה כיום, מספקת פתרונות טובים לכל הסוגיות הללו.

תיק עובד בליבת העבודה

תיק העובד נמצא בליבת העבודה של מנהל משאבי האנוש. אין זה מקרה שבאנגלית משתמשים במושג: Core HR. תיק העובד צריך לאפשר לכם לנהל את הפונקציות המרכזית בניהול משאבי האנוש של ארגונכם, ולאפשר לכם לחפש ולשמור מידע עדכני והיסטורי, כמותי ואיכותי, בנוגע לעובדים שלכם, בבסיס נתונים מרכזי.

אילו פונקציות צריכות להיות בתיק עובד שישרת אתכם בצורה מיטבית:

1. ניהול תקן-מצבה, המאפשר לכם להשוות את מספר התקנים המאושרים מול מספר התקנים המאויישים.
2. ניהול מידע אישי ותעסוקתי בנוגע לעובד, כמו למשל, השתייכות ארגונית, משרות, תפקידים, קידום, השכלה, שפות, תנאי שכר, הטבות ועוד.
3. מידע באשר להסמכות ורישיונות, קורסים, הדרכות והכשרות, סיכומי שיחות אישיות, חוות דעת והערכות ביצועים, יעדים אישיים ועוד.
4. התראות מבוססות תאריכים, כמו למשל רישיונות נהיגה שתוקפם עומד לפוג, הסמכות שיש לחדש וכיו"ב.
5. יכולת מעקב אחר תהליכים, כמו לדוגמה דיון שכר מתוכנן, קבלת דרגה, החלפת רכב ותהליכים אחרים.
6. תיעוד אירועי משמעת, תאונות עבודה, בדיקות רפואיות נדרשות וכד'.
7. ניהול קליטת עובד וסיום העסקתו, לרבות שליחת הנחיות לגורמים נוספים המעורבים בתהליך.
8. איסוף ושמירה של צרופות ומסמכים על פי נושאים, כמו למשל קורות חיים, הסכם העסקה, תעודות הסמכה וכד', כולל אפשרויות חיפוש.
9. מגוון אפשרויות חיפוש עובד על פי מגוון פרמטרים, בהם השכלה, תקופת ניסיון וכד'.
10. הקפדה מחמירה על מידור וחסיון מידע.
זאת ועוד, אחת המטרות של תיק העובד היא לשרת את העובדים שלכם, שכן בתיק העובד נמצא כל המידע האישי שלהם.

אם כך, מה צריך להיות בתיק עובד, כדי שישרת נאמנה גם את העובדים:

'תיק העובד' חייב לאפשר לכל עובד לצפות במידע האישי שלו, ובנוסף על כך, לאפשר לו עדכון מידע ספציפי באופן עצמאי.

איך עושים זאת בפועל:

יש לאפשר תקשורת באמצעות טפסים אלקטרוניים חכמים, עם חתימה דיגיטאלית כמו לדוגמה, טופס 101, טופס קליטת עובד, קבלת רכב מליסינג, סיום העסקה, וכן טפסים נוספים, על פי צרכי הארגון.

מה מאפשרים הטפסים האלקטרוניים:

1. חיבור מהיר ופשוט, מכל מקום ובכל זמן, גם באמצעות הסמארטפון והטאבלט, באמצעות קישור שנשלח לתיבת הדואר האלקטרוני שלו.
2. שלמות נתונים, שכן לא ניתן לשלוח טופס שחסרים בו פרטים.
3. ביצוע אימות באמצעות חתימה דיגיטלית.
4. ביצוע עדכון פרטים רלוונטיים בתיק העובד ללא צורך בהקלדה, ללא צורך בהתערבות מחלקת משאבי האנוש ובלי עיכובים בעדכון.
5. שמירת הטופס בתיק העובד בפורמט PDF.
6. ממשק משתמש פשוט וידידותי.

"סקרים שבוצעו בתקופה האחרונה מראים, כי בלא מעט מקומות עבודה, מבוצע עדיין ניהול תיקי העובדים בשיטה ידנית ובמערכות תיוק מסמכים", אומר אבנר מימון, מנכ״ל EMEA בסינריון. "זו הסיבה לכך, שתיק העובד האינטרנטי החדש שפיתחנו, הינו מקיף מאוד, וניתן להתאימו לצרכים הספציפיים של כל ארגון, כמו גם לסוג המידע והתהליכים שחשוב לו לנהל.

"'תיק העובד' החדש והמורחב שלנו, מאפשר נגישות מאובטחת למידע, מאפשר לפשט תהליכים, מצמצם עלויות אדמיניסטרטיביות ומאפשר למחלקת משאבי האנוש שליטה במידע והסתמכות עליו בתהליכי קבלת החלטות. ולא פחות חשוב, 'תיק העובד' שלנו משרת גם את העובדים, תוך שקיפות וזרימה של מידע עדכני".