עובדים, בעיקר עובדים בכירים ומנהלים, שמפרסמים בהבלטה סימנים מזהים של הארגון בו הם עובדים, בחשבונות הרשתות החברתיות שלהם, עלולים, במקרים מסויימים, להציב את הארגון בכמה סוגים של סיכונים.
לכן לכל ארגון יש צורך במדיניות שימוש ברשתות החברתיות. יישום מדיניות רשתות חברתיות מקיפה וחזקה מאפשרת לארגונים להגן על עצמם מפני סיכונים חיצוניים פוטנציאליים ובה בעת מאפשרת לפתח תרבות ארגונית מקוונת אחראית בקרב העובדים.
ניהול פרואקטיבי של התנהגות העובדים והמנהלים ברשתות החברתיות מאפשר לחברות לשמור על יושרה, להימנע ממאבקים משפטיים יקרים ולוודא שהעובדים תורמים באופן חיובי לתדמית הארגונית בנוף הדיגיטלי.
בין הסיבות המרכזיות לכך שארגונים זקוקים למדיניות רשתות חברתיות, ניתן למנות: הגנה על המוניטין של הארגון, הפחתת סיכונים משפטיים והגנה מפני איומי אבטחת סייבר
הגנה על המוניטין של החברה:
בעידן הדיגיטלי ניתן לקשר את הפעילות המקוונת של כל עובד למעסיק, גם אם לא במתכוון, בפרט כשמדובר בעובדים בכירים או מנהלים.
דעות אישיות בוטות, הערות פוגעניות או אפילו אזכורים סתמיים של עניינים הקשורים לעבודה בפלטפורמות כמו לינקדאין, טוויטר או אפילו פייסבוק, עלולים לשקף בצורה גרועה את הארגון.
מדיניות רשתות חברתיות שהינה מוגדרת היטב, מבוססת ואיתנה, צריכה לספק לעובדים קווים מנחים ברורים לגבי מהי התנהגות מקוונת מקובלת, בהיבט האישי והמקצועי כאחד, תוך שימת דגש על חשיבות ההגנה על תדמית החברה והמותג.
קביעת גבולות אלו מאפשרת לחברות למנוע אסונות יחסי ציבור פוטנציאליים או תקריות ויראליות שעלולות להוביל לאובדן אמון מצד לקוחות, שותפים או משקיעים.
תגובה ציבורית שמתרחשת בגלל עמדה לא הולמת של עובד עלולה לפגוע משמעותית במוניטין של החברה, משום שזה עלול להתפרש כעמדה של החברה. הנזק עלול להיות במידה שלאחר מכן יקח שנים לבנות את המותג מחדש.
הפחתת סיכונים משפטיים:
מדיניות הארגון לגבי השימוש ברשתות החברתיות היא חיונית לצמצום החשיפה המשפטית.
עובדים ומנהלים שמפרסמים פוסטים שמשתפים מידע קנייני ללא כוונה ומפרים חוקי קניין רוחני או שמכפישים מתחרים, עלולים לחשוף חברות לתביעות ולפעולה רגולטורית.
לא תמיד העובדים מודעים לקווים הדקים בין חופש הביטוי לבין הפרת חוזי עבודה או הסכמי סודיות.
מדיניות מקיפה מחנכת את העובדים לגבי ההשלכות המשפטיות של פעולותיהם המקוונות. חשוב לוודא שכל העובדים מבינים כיצד הפרות יכולות להוביל להשלכות משפטיות.
זה יכול להיות קריטי במיוחד כאשר עובדים משתמשים בחשבונות רשתות חברתיות הקשורים לחברה או מתייחסים בפוסט או בפרופיל למקום עבודתם, מכיוון שהם נתפסים לעתים קרובות כנציגים של העסק.
הגנה על אבטחת סייבר:
רשתות חברתיות היא נקודת כניסה נפוצה לפושעי סייבר לניצול נקודות תורפה בארגון.
עובדים עלולים ללחוץ בטעות על קישורים זדוניים, ולחשוף את החברה להתקפות פישינג, תוכנות זדוניות או ריגול תאגידי.
פורצי סייבר משתמשים לעתים קרובות בחשבונות רשתות חברתיות אישיים כדי לקבל גישה למערכות ארגוניות רגישות יותר.
חינוך העובדים והמנהלים לגבי החשיבות של הקפדה על כללי אבטחת הסייבר והבנת איומי סייבר נפוצים, מאפשר לחברות להפחית את הסיכון לפרצות אבטחה.
מדיניות הרשתות החברתיות של הארגון יכולה גם להדגיש שיטות עבודה מומלצות להגנה על סיסמה, אימות רב-שלבי וזהירות בעת יצירת קשר עם מקורות מקוונים לא ידועים או חשודים.
עקביות וניהול משברים:
בעיתות משבר, כמו למשל במהלך בעיה ביחסי הציבור של הארגון או שערורייה פנימית בחברה, מדיניות רשתות חברתיות מפותחת מבטיחה שהעובדים ידעו איך להגיב – או לא להגיב – בפלטפורמות המדיה החברתית.
מדיניות הרשתות החברתיות יכולה גם לייעד עובדים או מחלקות ספציפיות האחראים על התקשורת מטעם החברה, תוך שמירה על עקביות בהודעות.
זה יכול למנוע את התפשטות המידע השגוי ולהבטיח שהתגובות הציבוריות של החברה מתאימות לערכים ולמטרות האסטרטגיות שלה.
