לעתים קרובות מתעלמים מהיתרונות של קליטה יעילה של עובדים חדשים בארגון. חשוב לזכור כי קליטה נכונה של עובד חדש תגרום לכך שהעובד יהיה פורה יתר בעבודתו, וישאר זמן רב יותר בארגון.
הליך הגיוס ואיתור העובדים הנכונים הוא יקר. קליטה לא נכונה של העובד מסכנת את הארגון בבזבוז משאבים כספיים. לכן על כל ארגון לעשות כל שביכולתו כדי להצליח לגרום לשיעור גבוה של מחוברות העובדים החדשים.
ניתן לעשות זאת על ידי יצירת תוכנית אינטגרטיבית יעילה, שמהווה חלק בלתי נפרד מהתרבות הארגונית של החברה ותורמת לסביבת עבודה המחזקת עבודת צוות.
הליך נכון של קליטת עובדים מאפשר להתאים את העובדים החדשים לחברה ולחזק את עמדתם בתוכה. תהליך נכון של קליטת העובדים יאפשר לנווט את העובדים החדשים להצלחה בתפקידיהם וליצור התאמה לתרבות הארגונית ולערכיה.
כדי לבצע את הקליטה בצורה יעילה, יש לפני כל דבר אחר, ליצור לוח זמנים עבור בניית ממשק ייחודי לכל תפקיד, למרות שמשימות רבות (של משאבי האנוש מול העובד החדש) יהיו זהות לכל העובדים החדשים.
לדוגמה, כל עובד יצטרך להכיר ולהבין את מדיניות מניעת ההטרדה של הארגון, אבל מנהלים בכירים יצטרכו לעבור הכשרה נוספת.
מגיפת הקורונה הוסיפה נבדך כבד למדי של קליטת עובדי מרחוק. ניתן להתמודד עם משימה זו על ידי התאמת כל שלב בהליך הקליטה, לצורת קליטה מרחוק.
לשם כך כדאי לשקול קודם כל את יעדי הקליטה שמנהלי משאבי האנוש הציבו לעצמם. יעדים אלה ישתנו לגבי כל תפקיד. באופן כללי, תהליך הקליטה אמור להפוך כל עובד חדש לחבר צוות פרודוקטיבי.
שנית, ניתן לקבוע את המדדים שישמשו כדי למדוד כמה זמן לוקח לעובד חדש להיות פרודוקטיבי. מדדים אלה יהפכו יעדים להשגה עבור הליך הקליטה החדש.
בשלב השלישי יש לקבוע את מידת התמיכה שמנהל משאבי האנוש יזדקק לה, מצד מנהל הצוות, כדי להשיג כל יעד שכזה.
ברגע שלמנהל משאבי האנוש יהיו כל השלבים הללו בנויים כחלק מתכנון מראש של הליך הקליטה מרחוק, הוא יוכל לבנות תרשים זרימה של הליך הקליטה מרחוק.
תרשים זרימה של קליטת עובדים הוא כלי חזותי רב עוצמה, משום שהוא יוצר לוחות זמנים להשגת יעדי ביניים בדרך להשגת היעד המרכזי שהוא קליטה נכונה וטובה של העובד החדש.
תרשים הזרימה צריך להתחיל ביום שלפני תחילת עבודתו של העובד החדש בחברה ולהסתיים ביום בו העובד קיבל את המשוב השנתי הראשון.
יש לבצע תרשים זרימה שכזה עבור כל עובד חדש, ולקבוע מועד אחרון (דד-ליין) להשלמת כל אחת מהמשימות. במהלך הליך הקליטה יש לתעד בבירור כל יעד ואת שיעור השגתו. ניתן להשתמש לשם כך בתוכנות יעודיות.
במילים אחרות, תוכנת קליטת עובדים חדשים יכולה לסייע רבות ביצירת תרשימי זרימה המיועדים להליך הקליטה, הכולל השתלבות העובד בחברה, ההכשרות שעליו לעבור, התקדמותו ועוד.
תוכנת זרימת עבודה המותאמת אישית יכולה לבצע את שלבי הקליטה באופן אוטומטי, להפעיל תזכורות ועוד.
