בדיקת רקע בכל הקשור לרקע התעסוקתי של המועמד היא, פעמים רבות, חלק בלתי נפרד מתהליך הגיוס.
יש חשיבות רבה לכך שמנהלי משאבי האנוש יקבלו מספר רב ככל האפשר של תובנות לגבי המועמדים, כדי לגייס את המועמדים הנכונים והמתאימים ביותר.
בדיקות רקע למועמדים מסייעות למנהלי משאבי האנוש לצמצם את מאגר המועמדים באופן שהליך הגיוס ימשיך רק לגבי המועמדים הראויים והמתאימים ביותר.
בדיקת הרקע מסייעת לאמת את זהותו של המועמד לעבודה, את היסטוריית עבודתו ואת השכלתו, את היכולת שלו לעבוד בצוות, את מערכות הקשרים שהיו לו במקומות עבודתו הקודמים, את מידת הרצינות שלו בעבודה ואת הניסיון והכישורים שהוא מביא איתו.
ממחקר שנערך לפני כשלוש שנים על ידי אתר המשרות Indeed בקרב מעסיקים בארה"ב עולה, כי כ-86% מהמעסיקים עורכים בדיקות רקע על עובדיהם שעובדים במשרה מלאה וכ-67% מהמעסיקים עורכים בדיקות רקע על עובדים במשרה חלקית.
כמעט 60% מהמעסיקים שהשתתפו בסקר אמרו, כי הם ערכו את הבדיקות רק לצורך דיוק הגיוס של המועמדים, וכ-11%-12% ביצעו בדיקות רקע משום שנדרשו לכך על פי חוק או מסיבות אחרות.
חלק מהחברות אמרו כי הן נוהגות לחכות עם בדיקת הרקע עד לשלבים האחרונים של הליך הגיוס, כשכבר יש הצעת עבודה.
במקרים כאלה, שני האתגרים היותר גדולים שניצבים בפני מנהלי משאבי האנוש הם זמן ההמתנה לתוצאות הבדיקה והעלויות שלפעמים כרוכות בה.
המהירות בה מתבצעת בדיקת הרקע הינה בעלת חשיבות רבה מבחינת מהירות הליך הגיוס ותחילת הליך הקליטה של המועמד.
אם כן, מה ניתן לעשות כדי להאיץ סיום בדיקת הרקע ומה כדאי לקחת בחשבון אם הבדיקה נמשכת יותר זמן ממה שתוכנן תחילה.
מידע חסר או חלקי הוא הגורם העיקרי לעיכוב הגעת הנתונים במסגרת בדיקת הרקע. כדי למנוע פערים במידע (שגורמים לעיכוב בהשלמת בדיקת הרקע), יש לבקש מהמועמדים למלא טופס גילוי והרשאה עדכני ומלא.
על המועמד לרשום את שמו החוקי שמופיע בתעודת הזהות שלו (ולא כינוי או שם חיבה). בנוסף, יש לבקש מהמועמד לרשום את כל הכינויים ושמות החיבה שהוא משתמש בהם או השתמש בהם בעבר.
יש לאמת את הנתונים לגבי השכלת המועמד לרבות זמן תחילת הלימודים ומועד הסיום. כדאי לנסות לסיים את הבדיקה לפני חגים (בתקופות הרלוונטיות) שבמהלכם מוסדות ההשכחה ומוסדות אחרים סגורים.
חלק מהנתונים של בדיקת הרקע עשויים להגיע בתוך זמן קצר ואפילו באותו יום, בעוד שנתונים אחרים לוקחים יותר זמן מאחרים. נתונים שהגעתם אל מנהל משאבי האנוש נמשכת זמן רב יותר כוללים:
הפניות להמלצות: אם המועמד מסר שמות של ממליצים, יתכן שיהיה עיכוב בתגובתם של אותם ממליצים. כדאי לבקש מהמועמד מספר רב יותר של ממליצים מהמספר הנדרש, כדי לא להתעכב בגלל ממליצים שמעכבים את תשובתם זמן רב מדי.
השכלה: בתי ספר תיכוניים ומוסדות להשכלה גבוהה לא תמיד מגיבים מהר. יש לקחת בחשבון ביורוקרטיה שלוקחת זמן.
שירות צבאי: אימות השירות הצבאי עשוי להימשך זמן רב יותר מרישומים אחרים, בשל התהליך הנדרש להשגת מידע.
תעודת יושר: במקצועות ותפקידים בהם נדרשת תעודת יושר, יתכן שהתשובה תתעכב בשל עיכובים ביורוקרטיים.
