על אף הצמצומים הנרחבים במספר העובדים, למרות הוצאה מחדש של עובדים לחופשות ללא תשלום, ולמרות שארגונים רבים לא רואים את קצה האופק שבו הם יוכלו לחזור ולגייס עובדים חדשים, למרות כל זאת, כדאי להתחיל להיערך לקראת קליטת העובדים כאילו היו עובדים חדשים.
מדובר בקליטת עובדים שבמשך חודשים ארוכים היו בחופשות ללא תשלום ויחזרו לעבודה, ובעובדים שעבדו מהבית במשך חודשים ארוכים ויחזרו לעבודה במשרד.
כדאי להכין תוכנית מגירה לקליטת עובדים אלה, גם אם בשלב זה הארגון לא רואה בקצה האופק את חזרתם לעבודה או למשרד.
לא כדאי להגיע למצב בו ביום אחד בהיר פשוט מודיעים לעובדים: החל ממחר אנחנו מצפים שתתייצבו במשרד. בלי תוכנית מסודרת לקליטה יעילה, יהיה קשה מאוד להחזיר עובדים בצורה חלקה לעבודה.
יש לזכור שיש ארגונים בהם העובדים יצאו לחל"ת או החלו לעבוד מהבית באמצע חודש מרץ. החזרה לא צפויה להיות פשוטה.
אין ספק שהעובדים זוכרים את מקום העבודה ולא שכחו במהלך התקופה הזאת את כל מה שצריך לדעת עובד ותיק.
ובכל זאת, כדאי, חשוב ורצוי לתת להם כמה תזכורות בכל הנוגע להשתלבות בסביבה המשרדית הרשמית, וגם בזו הבלתי רשמית.
בפועל זה אמור להיות מעין הליך קליטה מצומצם, במסגרתו מתאפשר לעובדים להזכר בשגרה הוותיקה, אבל גם להסתגל לשינויים הנובעים מהשגרה החדשה, שכן מה שהיה הוא לא מה שיהיה ברוב המקרים.
לאור העובדה שהשגרה החדשה במקום עבודה צפויה להיות שונה מאוד מאופי העבודה שהיה נהוג לפני המשבר, היה 3 צעדים שכדאי לנקוט במסגרת תוכנית המגירה:
1 צוות הממונה על קבלת הפנים לעובדים:
ניתן להקים צוות "קבלת פנים" לעובדים שבו יהיו חברים נציגים ממחלקת משאבי אנוש, נציגי צוות ה- IT, נציגים של הנהלת חשבונות ועוד – על פי הצורך של כל ארגון.
צוות זה יהיה אחראי על הפיקוח של כל המתרחש במונחים של פתיחה מחדש לרבות הקפדה על תנאי התו הסגול, על כל אמצעי הזהירות והבטיחות.
2 פיתוח נהלים פנימיים המתאימים למציאות החדשה:
כדי לעמוד בתנאי התו הסגול, ארגונים חייבים להתארגן מספיק זמן מראש, במטרה לפתח מדיניות והנחיות לציוד מגן אישי (מסיכות, אלכוג'ל וכד), לנוהל מדידת חום של העובדים, ולנהלים למעקב בארגון לגבי נבדקים שנמצאו חיוביים לקורונה.
בנוסף, יש לקבוע איך יתנהלו הכללים לעמידה בתנאי ההתרחקות במקום העבודה, בנהלי הניקיון, בשילוט מעודכן במקום העבודה ועוד.
3 נהלי תקשורת חדשים:
ארגונים משתמשים לעיתים קרובות במערכות תקשורת מסויימות כדי לשמור על קשר עם מועמדים לפני שהם נקלטים בחברה והופכים לעובדים חדשים.
כדאי לבדוק האם ניתן להשתמש במערכות אלה גם כדי לתקשר עם העובדים לפני חזרתם לעבודה ולמשרדים.
בנוסף, כדאי להפיץ סרטון שבו המנכ"ל וצוות ההנהלה הבכירה מקבלים בברכה את העובדים החוזרים למקום העבודה.
בד בבד כדאי להכין מראש קובץ דיגיטלי שישלח לכל העובדים בנוגע למה עליהם לצפות בזמן שהם מגיעים לעבודה, החל בעטיית מסיכות, דרך שמירה על מרחק בין אחד לשני ועד לשימוש במגוון השירותים בארגון לרבות מכונת קפה, מיקרוגל, מקרר ועוד.
