מנהל משאבי אנוש שרוצה להבין את הדינמיקה של המשאב האנושי שלו ולהיות בשליטה בתכנון כוח האדם באופן יעיל, צריך לקבל באופן תדיר סקירה כללית של מספר העובדים בארגון, הסטטוס שלהם בארגון, ופרטים רבים נוספים לגביהם, תוך ביצוע הצלבות והסקת מסקנות ותובנות.
דיווח על מספר העובדים יחד עם פרטים נוספים לגבי כל עובד, נועד אמנם להיות תהליך פשוט, אבל לפעמים קורה שיש אי התאמות בין המחלקות.
מהו למעשה הדיווח על מספר העובדים: זהו אוסף של נתונים המשמשים כדי לקבל הבנה מדויקת של המספר הכולל של אנשים בארגון בכל רגע נתון.
למשל, זה מאפשר למנהל משאבי האנוש לסווג את אותם עובדים על סמך מידע כמותי ואיכותי שונים, וזה יכול לספק תובנות חשובות לתכנון עסקי ולשפר את יעילות ארגון.
דוח טיפוסי של מספר עובדים יכלול בדרך כלל מידע על כל עובד הנוגע להגדרת תפקיד, לחלקיות המשרה (משרה חלקית, משרה מלאה ועוד), כמה זמן העובד נמצא בתפקידו הספציפי, מהו שכרו, האם הוא מקבל שעות נוספות גלובליות או לא, דרגת בכירות, האם הוא בתפקיד ניהולי או לא, גיל, מין, רמת השכלה, מקום מגורים, גיל פרישה צפוי, ותק וכדומה.
נתונים אלה מגיעים בדרך כלל ממערכת המידע של משאבי אנוש. תוכנות משאבי האנוש מסייעות לנהל ולעבד את כל המידע הזה, בהתאם למדיניות ולנהלים של משאבי אנוש, ולרכז אותו למקור אחד של אמת.
למה בעצם חשוב דיווח על מספר עובדים: עבור ארגונים בגודל בינוני עד גדול, המעסיקים מאות ואף אלפי עובדים, יש חשיבות לכך שמנהל משאבי האנוש ידע בכל רגע נתון כמה עובדים מועסקים בפועל בחברה.
ידע זה מאפשר למנהל משאבי האנוש לקבל בסיס להחלטות תכנון כוח אדם. אם לארגון יש יעדי כוח אדם מסוימים הנוגעים לצמיחה, לחלוקה מחדש של העבודה, לגיוון, לקידום פנימי, לגיוס עובדים חדשים וכדומה, דו"חות המפרטים את מספר העובדים יכולים להוות בסיס חשוב לקבלת החלטות לגבי תכנון כוח העבודה.
ניתן למשל, להימנע מעודף כוח אדם וכתוצאה מכך לאבטלה סמויה, ולהגיע למספר עובדים אופטימלי. זה מאפשר להפחית את עלויות העבודה ולמקסם את היעילות של אסטרטגיית משאבי האנוש הכוללת.
זאת ועוד, לארגונים יש מחוייבויות שעליהם לעמוד בהן, בהתאם למספר העובדים במשרה מלאה שהם מעסיקים. למשל, השקעת מאמץ בגיוון כוח העבודה, לספק הזדמנויות הוגנות לתעסוקה לקבוצות שאינן מיוצגות באוכלוסייה, לקדם עובדים שמועד הקידום שלהם הגיע, לשלוח עובדים להכשרות ועוד.
פרט לכך, מנהלי משאבי האנוש צריכים לדעת אילו הטבות מגיעות לאילו עובדים, מי צריך לצאת לחופשה ועד איזה מועד, ועוד.
לכן, היכולת לקבל נתונים עדכניים לגבי מספר העובדים, והיכולת לוודא שמספר זה הינו מדויק, היא חיונית ביותר כדי לשמר את העובדים ולעמוד בכל ההתחייבויות אליהם.
בארגונים מסדר גודל בינוני וגדול, שכאמור מעסיקים בין מאות לאלפי עובדים, מנהל משאבי האנוש לא יכול להיות מעודכן בכל אלה, בכל רגע, בלי להיעזר בטכנולוגיות יעודיות.
לכן יש חשיבות עליונה להטמעת טכנולוגיות שמאפשרות למנהל משאבי האנוש להיות מעודכן במספר העובדים, תפקידם ושאר פרטים שהינם חיוניים לגביהם, בכל רגע נתון.
