גיוס המועמדים המתאימים ביותר והנכונים ביותר לארגון הינו חשוב במידה רבה ולפעמים אף קריטי, לכל ארגון, בין אם מדובר בארגון קטן או תאגיד גדול.
גיוס של העובד הלא נכון והלא מתאים גורר איתו עלויות נכבדות, בזבוז זמן שיבוש העבודה בארגון ומכאן פגיעה בפרודוקטיביות ובאיכות השירות או המוצר ולעיתים גם פגיעה במורל העובדים האחרים.
ממחקרים שנעשו בארה"ב בנושא גיוס שגוי עולה, כי גיוס שגוי עלול לעלות לחברה לפחות 25 אלף דולר.
בנוסף, גיוס שגוי עלול לגרום לבזבוז זמנו של צוות הניהול כמו גם לבזבוז זמנו של מנהל משאבי האנוש, והוא עלול להשפיע על הלקוחות או על שירות הלקוחות.
גיוסים שגויים מתרחשים מדי פעם משום שלא ניתן למנוע אותם באופן מוחלט. ובכל זאת, חשוב להיערך מראש עם מאגר של מועמדים מתאימים (פוטנציאלים) כדי להמנע מגיוס שגוי.
אחת הסיבות לכך שגיוסים שגויים מתרחשים מעת לעת היא שמנהלי משאבי אנוש נמצאים במצב בו הם נדרשים לאייש משרה בתוך זמן קצר מדי שלא מאפשר מיון דקדקני דיו של המועמדים.
מיון שכזה נדרש בפרט כאשר מדובר במשרות שדורשות מיומנויות מאוד ספציפיות וכישורים ברמה גבוהה.
במקרים כאלה, אם אין מאגר של מועמדים שנבדקו מראש ונמצאו מתאימים, ושהם מועמדים שניתן לפנות אליהם ולגייסם בטווח זמן כמעט מיידי, ואם אין מספיק זמן לבחון לעומק את המיומנויות, הידע והכישרון של כל מועמד חדש, החברה עלולה למצוא עצמה במצב של גיוס שגוי.
לפעמים הלחץ לגייס הוא כל כך גדול, עד כי התוצאה היא שנוטים לגייס פחות או יותר את כל מי שמוכן להתחיל לעבוד מייד, ויש לו מיומנויות בסיסיות, גם אם לא מספקות, או שעשה את הרושם הנכון על המגייס בריאיון הראשון.
התוצאה היא שהחברה מגייסת עובדים שאינם מתאימים, שאין להם הכישורים והמיומנויות המתאימות.
פעמים רבות מדובר במועמדים שהגישו מועמדות בלי לבחון לעומק את אופי התפקיד או משום שהיו זקוקים לעבודה באותו רגע, והם מוכנים להתפשר גם על תפקידים שפחות מתאימים להם או שלא מתאימים להם כלל.
גיוס מהיר, תוך התפשרות על מועמדים שאינם מתאימים במדויק לארגון, יוצר לעיתים קרובות בעיה גדולה יותר מהבעיה שהארגון היה צריך להתמודד איתה, אילו לא הצליח לגייס עובדים בטווח המיידי הנדרש.
לא אחת קורה, למשל, שמאחר שהעובד החדש אינו מיומן במידה הנדרשת, החברה לא מצליחה לעמוד בלוחות הזמנים שהלקוח הציב (למרות שגייסה בזמן), או שהיא לא מצליחה לעמוד באיכות העבודה שהלקוח דרש, או שניהם. כך מגיעים לעיכובים בפרויקט, לחץ וחוסר שביעות רצון מצד הלקוחות.
גיוסים שגויים מתרחשים פעמים רבות לא משום שמנהל משאבי האנוש לא הצליח למלא את המוטל עליו כראוי, אלא משום שהוא ניצב בפני דילמה לא פשוטה: לגייס רק את הטובים, המיומנים והמתאימים ביותר מבין אותם בעלי מקצוע, בהליך שלוקח יותר זמן, וכתוצאה מכך לא לעמוד בלוחות הזמנים של הלקוח, או לנסות לעמוד בלוחות הזמנים הצפופים של הלקוח ולגייס עובד שיתכן שיתברר כגיוס שגוי עם כל העלויות שנלוות לכך.
בעניין זה חשוב לזכור, שאם מגייסים עובדים שהם פחות מיומנים ופחות מתאימים, לא יהיה ניתן לעמוד באיכות ובתוצאות שמבקש הלקוח, גם אם החברה כן תצליח לעמוד בלוחות הזמנים.
