מצב של יחידות מבודדות במקום העבודה שעובדות במנותק משאר הצוותים באופן ממודר ואינן חולקות מידע עם מחלקות או צוותים אחרים, מתרחש כאשר מחלקות או צוותים עובדים בבידוד תחת מעטה חשאיות, כאשר התקשורת בין העובדים מוגבלת וכשיש מגבלות משמעותיות ביותר על שיתוף הפעולה והיעילות.
אין ספק שיש צורך בהתמחות של כל יחידה ארגונית בתחום הפעילות שלה, אבל בידוד מוגזם ומידור מוגזם של מידע עלולים להוביל לתקשורת שגויה, להרבה פחות חדשנות בארגון ולחוסר יעילות במקום העבודה.
למנהלי משאבי אנוש יש תפקיד קריטי בפירוק המחסומים הללו ובטיפוח סביבת עבודה שיתופית ומקושרת יותר.
להלן 4 הנזקים העיקריים שנגרמים כתוצאה מסגירת יחידות שלמות בארגון בפני יחידות אחרות והצבת מחסומים בפני מעבר מידע:
1 צמצום שיתוף הפעולה והחדשנות:
כאשר צוותים פועלים בבידוד, שיתוף הידע פוחת, והעובדים מפספסים הזדמנויות ללמוד מנקודות מבט מגוונות.
יצירתיות וחדשנות משגשגות כאשר מחלקות שונות משתפות פעולה, מחליפות רעיונות ומשתפות פעולה בתחומי מומחיות שונים.
2 חוסר יעילות וכפילויות:
בהיעדר תקשורת בין-מחלקות, צוותים עשויים לעבוד ללא ידיעתם על פרויקטים חופפים, מה שיוביל לבזבוז משאבים.
מצב של יחידות מבודדות יכול גם לגרום לעיכובים בפרויקטים מכיוון שהעובדים מתקשים לגשת למידע מסייע ממחלקות אחרות.
3 מעורבות עובדים נמוכה יותר:
עובדים שעובדים ביחידות מבודדות עלולים להרגיש מנותקים מהמשימה הגדולה יותר של החברה, מה שיוביל לירידה במוטיבציה ובמעורבות.
חוסר באינטראקציה בין-מחלקתית יכול גם להחליש את התרבות הארגונית של החברה וליצור סביבת עבודה מקוטעת.
4 חווית לקוח גרועה:
בחברות שבהן צוותי שירות לקוחות, מכירות ומוצרים אינם מתקשרים ביעילות, הלקוחות עשויים לקבל שירות לא עקבי או מידע סותר.
כוח עבודה מנותק מביא לעתים קרובות לאיטיות בפתרון בעיות ולהפחתת שביעות רצון הלקוחות.
מנהלי משאבי אנוש יכולים לנקוט צעדים יזומים כדי לפרק את המחסומים בפני העברת מידע בין מחלקות וליצור מקום עבודה מחובר ומתקשר יותר.
להלן 5 אסטרטגיות משאבי אנוש שמאפשרות לפרק את המידור בין יחידות בארגון ולהסיר מחסומים בפני העברת מידע:
2 לעודד שיתוף פעולה בין-מחלקתי:
מנהלי משאבי אנוש צריכים לעצב פרויקטים צולבים הדורשים עובדים מצוותים שונים לעבוד יחד.
זה מגביר את שיתוף הפעולה ובה בעת עוזר לעובדים להבין היבטים שונים של העסק. פגישות בין-מחלקתיות ומפגשי סיעור מוחות יכולים לגשר על פערי תקשורת.
2 ליישם אסטרטגיית תקשורת פנימית חזקה:
הטמעת תקשורת שקופה ותכופה היא המפתח להסרת מחסומי העברת ידע בין יחידות בארגון.
לשם כך ניתן לנקוט כמה צעדים: להשתמש בכלי שיתוף פעולה כדי לעודד דיונים בזמן אמת; לקבוע עדכונים שוטפים בחברה כדי לעדכן את העובדים על פרויקטים במחלקות שונות ולקדם פלטפורמות לשיתוף ידע שבהן העובדים יכולים לתרום תובנות ומומחיות.
3 לטפח תרבות ארגונית ששמה דגש על מטרות משותפות:
מצב של יחידות מבודדות הממדרות את שאר היחידות מתפתח לעתים קרובות כאשר מחלקות מתמקדות אך ורק ביעדים שלהן ולא בחזון הגדול יותר של החברה.
כדי למנוע מצב זה, מנהלי משאבי אנוש יכולים לעבוד עם ההנהלה הבכירה לביסוס יעדים משותפים הדורשים שיתוף פעולה בצוות.
כמו כן הם יכולים להתאים את תמריצי הביצוע למאמצים משותפים ולא להישגים של צוותים בודדים.
4 לעודד רוטציה בעבודה והכשרה צולבת:
עובדים לעתים קרובות מתקשים לשתף פעולה עם מחלקות אחרות מכיוון שהם לא מבינים את האתגרים ואת שיטות העבודה שלהן.
מנהלי משאבי אנוש יכולים להציג תוכניות סבב משרות (רוטציה) או יוזמות להכשרות צולבות כדי לעזור לעובדים לקבל תובנות על תחומים שונים בעסק.
5 לתמוך בתיאום עם ההנהלה הבכירה:
המנהלים הבכירים והמנהלים בכל דרגי הארגון חייבים להוביל עם דוגמה אישית של טיפוח שיתוף פעולה.
לשם כך, על מנהלי משאבי אנוש להדריך את המנהלים לגבי החשיבות של מעורבות בין צוותים.
כמו כן, על מנהלי משאבי האנוש לעודד את המנהלים להסיר חסמים בירוקרטיים המגבילים את שיתוף הפעולה הבין-מחלקתי.
בסיכומו של דבר, פירוק מחסומי הידע בין יחידות מבודדות במקום העבודה הינו חיוני לשיפור שיתוף הפעולה, היעילות וההצלחה העסקית הכוללת.
מנהלי משאבי אנוש יכולים להשיג זאת על ידי יישום שיתוף פעולה בין תפקידים, שיפור התקשורת הפנימית, טיפוח מטרות משותפות, קידום רוטציה בעבודה ווידוא תיאום עם ההנהלה הבכירה.
כאשר צוותים עובדים יחד בשיתוף פעולה מלא, הארגון יכול להניע חדשנות, לשפר את מעורבות העובדים ולשפר את חוויות הלקוחות, תוך יצירת ארגון אג'ילי יותר ובעל ביצועים גבוהים יותר.
