אחד העובדים שלכם משוחח בטלפון עם לקוח חשוב שיכול להכניס כסף רב לחברה לאורך זמן, הוא כבר עומד לסגור איתו עסקה נוספת, כל שנותר הוא לסגור כמה פרטים אחרונים באותה שיחת טלפון. פתאום העובד שיושב לידו צוחק בקול רם, או שקבוצת עובדים שעומדים ליד אותו עובד מדברים בקול רם, מתבדחים או סתם מפריעים.
בתוך שנייה, העובד שטרח ועמל במשך שבועות ארוכים על העסקה הזאת, מפסיד אותה בגלל פרט קטן שהיה צריך לסגור בטלפון. למה זה קורה? כי הלקוח לא יודע שהקולות שהוא שומע, כלל אינם מתייחסים אליו.
הוא לא יודע שהאנשים שעומדים ליד אותו עובד שמשוחח איתו בטלפון, כלל לא שומעים אותו ולא מודעים לשיחה מתנהלת לידם. כל מה שהוא יודע זה שהוא הגיע עם כוונות רציניות, ועובדי החברה שאיתה הוא רוצה לחתום הסכם, צוחקים, משתעשעים או סתם משדרים תחושה של בטלה (שברוב המקרים כלל אינה מוצדקת). אם אותו עובד היה מדבר איתו מתוך משרד סגור זה לא היה קורה.
רוב הנהלות החברות אוהבות אופן ספייס
ואף על פי כן, רוב הנהלות החברות אוהבות את רעיון המשרד הפתוח או כפי שנהוג לקרוא לו: אופן ספייס. בארה"ב כמעט 75% מהחברות עובדות בשיטת האופן ספייס. אפילו ענקיות הניצבות בחזית הטכנולוגיה כמו למשל פייסבוק, אימצו את הרעיון של עבודה משותפת בחלל משותף.
מנגד, מחקר שנערך באוניברסיטת הארווארד מגלה כי יש טיעונים מהותיים ביותר לביטול רעיון האופן ספייס. מחקר אחר שנערך באוסטרליה הצליח להוכיח כי כ-10 אחוזים מכוח העבודה נחשף למחלות בגלל האופן ספייס, מה שמוביל לאבדן מהותי של ימי עבודה, ירידה בפרודוקטיביות ואי שביעות רצון של העובדים.
עלויות המשרדים מול הפסדים בלתי ניתנים למדידה
שיטת האופן ספייס אכן חוסכת בעלויות המשרדים הנפרדים. השאלה היא אילו עלויות גבוהות יותר: אלו שנחסכות הודות לחסכון במשרדים, או העלויות הפחות ניתנות למדידה, כמו למשל אבדן הכנסות שהחברה מאבדת בגלל אי שביעות רצון העובדים, אבדן עסקאות, ריבוי ימי מחלה ועוד.
אז למה זה בכלל התחיל: לרעיון המשרד הפתוח (אופן ספייס) קדמה שיטת ה'קוביות'. לכל עובד היה מעין חדרון קטן מוקף קירות גבס. כלומר זה היה האופן ספייס הראשוני בהבדל אחד: בין עובד לעובד הפרידו קירות גבוהים שלא אפשרו לעובדים ליצור קשר עין זה עם זה.
ואז הגיעו אדריכלים שטענו שהבידוד הזה פוגע בעובדים ובמורל שלהם והסירו את המחיצות. כעת ניתן ליצור קשר עין בין העובדים. קשר העין היה אמור להוביל ליותר שיתופי פעולה וסיעורי מוחות.
סיעורי מוחות – לא בהכרח פנים אל פנים
אלא בפועל זה לא קרה. עובדים הרגישו שאין להם פרטיות, שאין להם את השקט שהם זקוקים לו כדי לחשוב, כדי ליצור ובסופו של דבר להשיג את המטרות והיעדים שהוצבו להם. במילים פשוטות, במקום סיעורי מוחות בין עובדים נוצרו הסחות דעת, אי שביעות רצון והתמרמרות.
יתרה מכך, המחקר של הארווארד מצא, כי דווקא המעבר למשרד הפתוח הפחית את התקשורת בין העובדים בכ-72%, כאשר בד בבד גדל השימוש בדואר אלקטרוני בכ-56%, נפחי המסרים המידיים זינקו בכ-67%.
במילים אחרות, בניגוד לכוורת דבורים, בה הדבורים מתקשרות היטב זו עם זו הודות לקרבה הפיזית, בני אדם, בעיקר בעשור הנוכחי, מעדיפים לתקשר ולבצע סיעורי מוחות בצורות אחרות. יתרה מכך, בני אדם זקוקים לפרטיות ולמרחב פרטי כדי להיות יצירתיים ולהפיק עצמם את המקסימום.
מאגרים של אינטליגנציה חברתית ניתן ליצור בפורומים פנימיים של החברה, בבלוג חברה ובמגוון דרכים דיגיטליות אחרות, שאף אחת מהן לא כוללת קרבה פיזית של העובדים זה לזה.
