ככל שהעשור השלישי של שנות האלפיים מתקדם, היקף הטכנולוגיות הזמינות לארגונים בענפים רבים לרבות במשאבי אנוש, הופך רחב יותר משניתן היה לדמיין רק לפני שנים ספורות.
עם זאת, יש עדיין עסקים קטנים ולפעמים גם בינוניים רבים, שפעילות משאבי האנוש מתבצעת בהם על ידי מנהל משאבי אנוש אחד או על ידי צוות קטן של מספר מצומצם של אנשים.
המשמעות היא שהרבה מאוד עבודה מוטלת על מעט מדי אנשים.
ובימים אלה, כשמספר המשימות המוטלות על מנהלי משאבי האנוש רק הולך וגדל במהירות שיא, היעדר טכנולוגיות מתאימות נותן את אותותיו, כאשר תהליכים מייגעים ורוטיניים 'בולעים' את כל זמנו של מנהל משאבי האנוש.
מסקר שנערך על ידי האגודה האמריקאית לניהול משאבי אנוש עולה, כי מחלקת משאבי אנוש שמונה עובדים ספורים בלבד, המסתמכת על טכנולוגיה מיושנת או על כלים טכנולוגיים בסיסיים בלבד, עלולה לעשות טעויות חמורות, שבחלק מהמקרים כרוכות בהפרת דיני העבודה.
הטעויות יכולות להיות בנוגע להליכי גיוס, ועד טיפול במסמכים ועדכון פרטי עובדים. כדי להמנע מטעויות, יש חשיבות רבה לעבור לאוטומציה של כל הפעילות הרוטינית בכל נושא, לרבות בתחומי השכר והטבות, אימות זהות של עובדים ומשימות אחרות שכוללות דרישות תאימות.
בכל ארגון, מקטן ועד גדול, עובדים לא רוצים לבזבז זמן רב בבירוקרטיה איטית בכל הקשור לבקשות לחופשה, ימי מחלה, תלושי השכר שלהם ודברים נוספים הקשורים לזכויות הסוציאליות הבסיסיות שלהם.
הם רוצים שהמשימות הללו יטופלו על ידי משאבי אנוש כמה שיותר מהר, בתוך מסגרת זמן סטנדרטית וסבירה.
ממחקרים רבים בתחום זה עולה כי כאשר מנהלי משאבי אנוש עסוקים זמן רב מדי באימיילים ובניירת שעובדים שולחים, לא נותר להם כלל זמן להקדיש ליוזמות אסטרטגיות, מסוג הפרויקטים שיכולים באמת לשפר את החוויות הכוללות של העובדים.
לכן, בין סוגי הטכנולוגיה שכדאי לאמץ גם בארגונים קטנים ובינוניים ניתן למנות את הטכנולוגיות שמאפשרות לעובדים לקבל שירות ממשאבי האנוש בשירות עצמי.
מדובר בין השאר בהגשת בקשות לחופשות, פניות בנושאי שכר ועוד. הכלים הטכנולוגים שמאפשרים שירות עצמי, מספקים להם את התשובות בתוך שניות, או במקרים מורכבים, בתוך דקות.
סוג נוסף של משימות הוא בגיוס עובדים. הגישות המסורתיות לטיפול ברכישת כישרונות יכולות לכלול הרבה מאוד משימות שחוזרות על עצמן (רוטיניות).
בהתחשב בשיעורי האבטלה המזעריים והתחרות על טלנטים, אף ארגון לא יכול להרשות לעצמו שהגיוס והקליטה של עובדים חדשים יהיו שקועים בחוסר יעילות, בפרט בארגונים שנמצאים במצב בו הם צריכים לגייס במהירות עובדים חדשים למשרות פתוחות שהינן בליבת העסקים של הארגון.
מערכות של בינה מלאכותית יכולות לשחרר את מנהלי משאבי האנוש מהמשימות היומיומיום הרוטיניות, לבצע אותן במהירות ששום בן אנוש לא יכול לבצען ולאפשר להם להתמקד בתחומי האחריות שדורשים את תשומת ליבם, כמו למשל תכנון מחדש של תהליכי גיוס וקליטה, פיתוח תוכניות שכר והטבות, פיתוח תוכניות הכשרה חדשות ועוד, כדי למשוך לארגון טלנטים מבוקשים ולשמרם.
