למי שרק התחיל את דרכו בתחום כוח האדם ומשאבי האנוש, בוודאי יפגוש מהר מאוד את התאריכים הקריטיים ביותר בחודש: 31 בחודש, 1 בחודש. מדובר בתאריכים בעיקר בסוף ובתחילת החודש, בהם המחלקה נמצאת בשיא הלחץ ולעתים עולה על גדותיה: תקופת הכנת השכר.
מי שאינו מכיר את התחום מקרוב, ודאי חושב שהתבלבלנו. הרי רכזת כוח אדם או מנהל הממונה על עובדים הם אינם חשבי שכר. אבל בפועל, לעוסקים בגיוס עובדים או בניהולם (בכל חברה הגדרות התפקיד משתנות) – נצבר ידע נרחב בהכנת שכר, המצטרף לידע בדיני עבודה שחייב להיות בכל מקרה. הסיבה לכך היא שאלה ממונים על הקלדת נתוני הבסיס והגשתם לחשבות השכר. נדרשת עירנות, נדרשת דייקנות, ואין מה לעשות – גם זריזות ותקתקנותד.
בכל 1 בחודש מחלקת השכר כמרקחה, אך לא רק היא, כי מחלקת השכר היא בסופו של דבר הזרוע המבצעת. על כל מנהל לדאוג לאסוף את כל נתוני השכר של העובדים, ולוודא האם יש לדווח לעובד תשלום נסיעות חריגות, שעות עבודה חריגות, האם יש בונוסים והאם פירוט שעות עבודתו תקינות. כמובן, ככל שמערכת השכר הכללית היא יעילה ומתוחכמת יותר, כך הדברים קלים יותר.
תקופת הכנת השכר לעובדים היא לחוצה במיוחד. בהנחה שמשכורת משולמת לעובדים בכל 9 בחודש, כמעט עשרה ימים לפני תום החודש מחלקת השכר מתארגנת לקראת תקופת השכר. וידוא תקינות שעות הנוכחות, וידוא שלמות הטפסים לכל עובד ופרטי אופן התשלום עבורו.
מידת המורכבות של הכנת השכר תלויה בתנאי העסקתו של העובד. אם מדובר בחוזה סטנדרטי וקבוע, יתכן שהכנת השכר תהיה פשוטה למדי. לעומת זאת, אם מדובר בעובדים שאינם קבועים, עובדים בתאריכים משתנים ו/או באתרים שונים, הכנת השכר תהיה מורכבת יותר ורמת העירנות הנדרשת להכנתם ללא טעויות היא גבוהה ביותר.
מנהלים ורכזות כוח האדם שאין בידם הכשרה פורמלית בנושא שכר עובדים, רוכשים תוך כדי עבודתם ידע בהכנת נתוני שכר וכמובן בדיני עבודה. ככל שהארגון מסועף יותר ומעסיק עובדים בעלי תנאים שכר וחוזים שונים – כך יש לקחת נשימה עמוקה יותר ולשנס מותניים לקראת התקופה הלחוצה הזו.
ועוד משהו: הלחץ נובע מגודל האחריות. בסופו של דבר, העובדים כאן בשביל לקבל משכורת, והם יקרים לנו. אם יש תקופה שחשוב במיוחד להפגין את מוסר העבודה שלנו היא התקופה הזו. בהתאם, נדיר יהיה לפגוש חשבת שכר בחופשה ב-1 בחודש. כך גם את חופשת העובדים הממונים על הכנת נתוני השכר מומלץ ביותר לתכנן היטב בהתאם לתקופת הכנת השכר.
* לפרטים נוספים אודות יום עיון בנושא שכר ופנסיה לחצו כאן
