לחבר את הגיוס לביזנס

שלומית בן דוד, חברה בוועדת ההיגוי של כנס הגיוס השנתי, בעלת ניסיון של מעל 15 שנים בגיוס ויעוץ אסטרטגי ויונית לנדוי, גם כן חברה בוועדת ההיגוי וכן מנהלת גיוס וניוד בחברת פלאפון, נשאו הרצאת צמד בנושא – חיבור הגיוס לצד העסקי – BusinessHR.

הרצאת הצמד שפתחה את המושב הראשון בכנס, אליו הגיעו למעלה מ-450 חברי קהילת משאבי אנוש בארץ, שמה את המיקוד על מנהל הגיוס כשותף עסקי בארגון.

שלומית בן דוד: בגיוס מדברים ביזנס. ניקח את המשפט הגדול והסתמי הזה 'להיות שותף עסקי' ביום יום. אבל מה זה אומר להיות שותף עסקי? זה אומר מעבר משירות לשותפות.

עולם התעסוקה מדבר על צמיחה מאוד מהירה של ארגונים. מצד שני, יש הרבה ארגונים שעוברים מצמיחה להאטה. זה קורה במדינות וגם בארגונים. בחלק מהקבוצות יש בום של גיוס ויש ארגונים בהם עוצרים. אלו שינויים שמקשים עלינו.

ישנם שינויים בצרכים של לקוחות ובביקוש מחוץ לארגון. הכול מאוד זריז. היעדים העסקיים משתנים במהירות. הטכנולוגיות משתנות מהר. כל זה  משפיע על העובדים וזה מוביל לשינוים ארגונים תכופים. המציאות היא כל כך דינאמית. אז איך אנחנו , אנשי הגיוס, מתמודדים עם כל זה?

גיוס כשירות

הגישה המסורתית דיברה על גיוס באוריינטציה שירותית. מנהל מקצועי מגיע למנהלת הגיוס ואומר שיש לו תקן למספר עובדים והיא מספקת לו את הצורך שלו. הגישה השירותית, שלפיה המנהל בא אלינו רק כשהוא צריך עובדים, כבר לא עובדת. אנחנו לא מצליחים לעמוד בלו"ז .איכות הגיוסים יורדת כי אנחנו לא מצליחים לגייס את האנשים הנכונים בזמן הקצוב ועלויות הגיוס מגיעות לשמיים.

גיוס כשותף עסקי

התפישה החדשה היא שמחלקת הגיוס היא שותף עסקי. עלינו להיות הרבה יותר מעורבים במה שקורה בארגון כדי להביא את העובדים הנכונים תוך עמידה ביעדים. לכן אנחנו צריכים להרחיב את הכלים שלנו (לגיוס, מיון, סינון עובדים) כדי שנוכל להיות שותפים עסקיים שמבינים יעדים עסקיים.

מה זה אומר ביום יום?

יונית לנדוי: אנחנו כמחלקה הבנו שאנחנו צריכים להיות פרוסים בשטח כדי להכיר את העסק, להיות פרואקטיביים, לזהות צרכים עסקיים לפני שמגיע 'הלקוח' ומבקש להביא אנשים. צוות של 24 אנשים עבדו במשך שלוש שנים על פרויקט כשהם עוקבים אחרי כל מה שקורה במחלקה: כמה עובדים גייסנו, כמה הגישו קורות חיים, כמה עברו ריאיון, כמה זומנו למרכזי הערכה, כמה התייצבו… כדי שתהיה לנו יכולת לראות את הארגון בצורה מדויקת יותר, לזהות ולהבין תהליכים וצרכים.

שלומית בן דוד:  אנשים יבואו בסוף ההרצאה ויגידו 'וואו, זה מדהים! אבל אנחנו לא פלאפון. אנחנו צריכים לגייס רק 4 עובדים'.מה שחשוב כאן זה התפישה. כל אחד ואחד יכול וצריך לאמץ את הגישה העסקית. איך מיישמים את הגישה הזו בפועל?

הכלי הראשון הוא בניית תקציב גיוס שנתי. אלה שמתכננים מצליחים יותר מאלה שלא, כך אמר צ'רצ'יל. אנחנו אמנם עושים תוכניות אבל היעדים משתנים ובכל זאת, התוכנית נותנת לנו כיוון כללי. אם יש לנו כיוון, כשקורה משהו אנחנו רואים מה בתוכנית רלוונטי ומה צריך לשנות. התוכניות ממקדות אותנו גם אם הן משתנות לגמרי.

למחלקת גיוס אין תקציב. גם אם מנהלי הגיוס יבקשו מהמנכ"ל להשתתף ביריד גיוס רלוונטי, לא יהיה לו תקציב יעודי לכך, לכן צריך לשריין תקציב גיוס כבר בתחילת השנה. צריך לאסוף אינפורמציה, להחליט לכמה ירידים ללכת, כמה מודעות דרושים צריך לקנות וכיו"ב. אסור לשבת ולהמתין שיגידו לנו שיש צורך.

אחרי שבונים את התקציב חייבים להציג אותו בפני מקבלי החלטות! אין שום טעם לבנות תוכניות שישכבו אצלנו במגירה.

יונית לנדוי: גם אם אין תקציב, צריך לדרוש להיות מעורבים. להבין מה גודל התקציב  גם אם אתם לא מנהלים אותו.

כשאני נכנסתי לפלאפון אחוז ההשמה שלי היה 52% וזה מאוד גבוה. כדי לדעת במה אני יכולה לחסוך ולהתיעל, זה אומר להיות בשטח. להבין את השותף שלי את האנשים שלי. יש להציב יעדים ולבדוק אותם כל חודש. אם אני רוצה להביא עובדים באמצעות חבר מביא חבר בשיעור של 20% אז אני צריכה לבדוק אחרי חודש. אם הבאתי רק 5%. אני צריכה לראות למה? לעשות ישיבה. לדבר עם העובדים. לראות איך אפשר לנהל את זה נכון יותר.

ניהול תקציב גיוס נכון דורש שימוש בכלים חדשניים. זה עוזר לחסוך בתקציב אבל זה בעיקר מסייע לנו להתייעל. אנחנו השנה סיימנו בנזילות. כל הזמן חשבנו על התהליך בתוך המחלקה. כך לדוגמה – חשבנו על להכשיר את העובדים שלנו בגיוס כדי שיהיו עובדים מקצועיים יותר שיביאו איתם רעיונות חדשים יותר, שיתופי פעולה, פתרונות יצירתיים. אני הולכת להכשרות ושולחת את העובדים שלי. כך אנחנו מביאים ידע וזה חלק מתקציב הגיוס כי הוא עוזר לנו לעמוד ביעדי הגיוס ואף לחסוך בעלויות.

אני יודעת שלא לכולם יש תקציב למערכות גיוס חדשניות אבל צריך לדעת איך מנהלים נכון את בסיס הנתונים. צריך לדעת איך מנהלים נכון את הידע, איך מונעים כפילויות, זה מביא לחיסכון. גם אם אין מערכות משוכללות, אפילו אם עובדים על אקסל, צריך לעבוד בשיטה שבה יש מיקוד.

כל מגייסת אצלי ידעה מה היעד, מה התקציב, כמה ניצלנו וכמה נשאר. כל הזמן חיברתי את העובדים שלי כדי שידעו מה קורה בשטח.

שלומית בן דוד: הכלי הבא הוא ידע. אנחנו מדברים על ידע במובן של מודיעין עסקי. זה מה שמאפשר לנו גמישות והתאמה בשטח. זה אומר איסוף אינפורמציה פנימית על הארגון, ניתוח ומדידה. החלק השני הוא איסוף אינפורמציה מחוץ. ג'ון סליבן אמר שמה שהארגון לא יודע יכול להרוג אותו.

המטרה היא כמובן לאסוף את הנתונים ולנתח את המשמעויות שלהם במטרה לנהל דיאלוג מקצועי. אם המנהל אומר 'לא העברת לי מספיק מועמדים'. אני יכולה להגיד לו 'העברתי לך 78 קורות חיים אתה פסלת 70'. כך אנחנו מדברים בשפה עסקית. אנשים בארגון מבינים מספרים וכסף.

יש לנו צורך באיסוף אינפורמציה מחוץ לארגון. יש לנו את הידע והיכולת לעשות זאת אבל אנחנו לא עושים את זה מספיק בפועל. אנחנו הרי שומעים דברים מהמועמדים כל הזמן. מזה אנחנו צריכים ללמוד. אנו צריכים להבין מה ארגונים אחרים עושים? במה הם משקיעים? מדוע אנשים עוזבים אותם? אנחנו מדברים עם חברות השמה כל הזמן, אנחנו יכולים לשאול אותם. אל תדברו על הנושא כעל מידע רכילותי אלא כעל מידע עסקי (ביזנס). תשאבו ידע ותשתמשו בו.

גיוס עובדים בשעתיים

יונית לנדוי: בשנת 2012 בחנו את התהליכים אצלנו בבית כדי לראות איך להיות ביזנס. כאב לנו שכשזימנו 100 אנשים רק 50 הגיעו לתוך התהליך. התחלנו לעשות עבודה לראות איך עושים אחרת. אני מאמינה גדולה בבנצ'מרק. אני בקשר גם עם מנהלות גיוס מארגונים אחרים ומתחרים. מה שראינו זה שדור ה-Y  לא רוצה לבוא אלינו ולהתראיין 6-7 שעות. אין להם סבלנות. הם רוצים לדעת שהם יכולים להתקבל. לכן, אחרי חצי שנה בנינו תהליך חדש. כשהצעתי את מסלול הגיוס בשעתיים אמרו 'מה, שאנחנו נעשה מיון בשעה וחצי'? אמרתי 'כן'. יש לנו מאבחנות ופסיכולוגיות מצוינות.

החלטנו להרחיב את הרשת מבחינת המועמדים ואכן יותר מועמדים הגיעו. הגיוס בשעתיים כלל מבחן כישורים ב-15 דקות במקום ב-45. התחלנו לעשות פיילוטים, חשיבה, רתימת שותפים. המהלך הזה הביא לתוצאות מצוינות.

מרכז ההערכה שלנו הוא שעה וחצי במקום 3-4 שעות. מי שמועמד לתפקידי שירות יקבל תשובה בתוך שעה וחצי. התחלנו לעשות קונפרנס קול וסקייפ כדי לפתור את הבעיה של הצורך שלנו בריאיון מנהל לסניפים רחוקים.

כשיש תהליך עסקי הוא לא חייב לקרות מיד. אנחנו כמחלקה הבנו שיש לנו יעד ואנחנו צריכים להגיע אליו בתהליך נכון ואיכותי. ידענו לאן אנחנו הולכים.

היינו חייבים להוציא את זה החוצה בסלוגן שיבהיר לאנשים שאנחנו מגייסים בשעתיים. כל שבוע- שבועיים אנחנו מודדים את התהליך. זה הסטנדרט. זה התהליך העסקי בתוך המחלקה.

טכנולוגיה בשירות הארגון

שלומית בן דוד: אני טכנופובית אבל הבנתי שאני צריכה להתגבר. אם יש כאן טכנופובים – תתגברו! חדשנות מסייעת  לנו להתמודד עם קשיים ואתגרים. חדשנות מעוררת בולטות וזה מושך אלינו מועמדים אטרקטיביים. כך התהליך שלנו אפקטיבי יותר.

יש ארגונים שמפרסמים מודעות בעיתון. זה היה נכון לפני 15 שנים. תלכו קדימה. יש כלים חדשניים. החדשנות בגיוס יוצרת תחושה חיובית בקרב העובדים. העובדים מאוד גאים בחדשנות. זה תורם למיתוג מעסיק.

גיוס בסלולרי

יונית לנדוי: אמרנו לעצמנו: אנחנו חברה סלולרית אז למה שלא נצליח לגייס בסלולרי?

אנחנו ממליצים בחום לקחת כלים פרקטיים ולהגיע אליהם דרך הסמרטפונים. הם לא יכולים לשלוח קבצים דרך הטלפון אך יצרנו מיני סייט שיאפשר לנו לשאול מספר שאלות. אנחנו עובדים עם מספר פורטלים כך שאנחנו עושים את הדיוור דרך הסלולרי. שיתופי הפעולה האלה יחד עם הסלולר זה דרך נכונה להגיע למועמדים.

אימוץ טרנדים וכלים מעולמות תוכן אחרים

שלומית בן דוד: המועמד הוא לקוח. הוא מוצף באפשרויות ויש לו המון מידע. במקום להמציא את הגלגל, אנחנו צריכים להבין שישנן דיסציפלינות אחרות בארגון כמו שירות לקוחות, שיווק ומכירות. הם צריכים לגייס לקוחות, למשוך אותם, למכור להם ולשמר אותם. אז במקום להמציא את הגלגל, צריך לראות מה הם עושים, לאמץ את הטרנדים הללו. זה נכון גם לגבי גיוסים מעולמות אחרים, אם אתם בגיוס תראו מה עושים בגיוס בהייטק.

יונית לנדוי: אני מאוד התחברתי לצ'ט של שירות לקוחות. אני כאמא לארבעה ילדים פונה לשירות לקוחות של חברות דרך צ'ט. רציתי לראות אם אפשר לנהל את זה בעולם הגיוס. התחלנו עם הצ'אט-גיוס. רצינו לתת מידע ולהשיב לשאלות של מועמדים שעוד לא רוצים לשלוח קורות חיים. ראינו שאנחנו יכולים לענות לגולשים און-ליין. בסוף השיחה המועמד מתבקש לשלוח קורות חיים. ככה אפשר לענות ל-10 גולשים בזמן שלוקח לענות לשיחת טלפון אחת. יש לי נציגה אחת שיכולה לצ'טט עם 50 גולשים. יש פיקים. אנחנו מודעים לכך. אנחנו עושים משמרות ומנהלים צ'טים גם בשעות הערב.

הרעיון מאחורי הצ'ט-גיוס הוא שאנחנו רודפים אחרי מועמדים. המועמד הוא לקוח. אנחנו רוצים שלמועמדים יהיה קל ונוח לחזור אלינו. הצ'ט הוא כלי עסקי מאוד מומלץ. זה עשה לנו את החיים הרבה יותר כלים. זה כלי לתיאום ציפיות וסינון ראשוני ואספקת מידע למועמדים.

כדי להגיע לרמה של שותפות, למקום שבו רואים אותך כשותף, אתה חייב לעבוד על ממשקים ויחסים בינאישיים ובשביל לקחת חלק מזה, חייבים לדבר בשפה העסקית.

ניתן יהיה ללמוד עוד על נושא החדשנות בניהול וגיוס עובדים – בכנס חדשנות במשאבי אנוש – למידע נוסף לחץ כאן!