מטרת שיחות המשוב צריכה להיות תמיד סיוע לעובד להשתפר. לכן הדרך להעביר אותו היא בצורה חיובית ולא כשיחה על מגרעות העובד.
כדי שלא יקרה מצב בו למנהל לא נוח להעביר משוב ביקורתי, ולא נוח לו להצביע על נקודות תורפה של העובד, חשוב לזכור שני דברים: אסור שהמשוב יועבר בצורה של נזיפה ויש להיצמד לעובדות בלבד.
יש להצביע על נקודות החוזק של העובד וגם על נקודות התורפה. בעת שמצביעים על נקודות החוזק של העובד יש לשבח אותו על כך. כדאי גם לנסות לברר איתו מסלול קידום שיכול לעניין אותו בכיוון שבו הוא חזק יותר.
כאשר מדברים על נקודות התורפה יש להתייחס אליהן כאל נקודות לשיפור ולהדריך את העובד איך הוא יכול לשפר נקודות אלה.
אחד הדברים החשובים בשיחות משוב הוא להתמקד בדברים המהותיים והחשובים ביותר. ולא להתעכב על דברים שוליים וצדדים בעלי חשיבות פחותה.
זאת ועוד, במקום שיווצר מדבר בו רק המנהל שמעביר את המשוב מדבר בשיחה והעובד יהיה רק במצב של הקשבה, יש לשקול להפוך את שיחת המשוב לדו שיח בין המנהל לעובד.
נקודה חשובה נוספת שיש לקחת בחשבון בעת העברת משוב היא מרכיב הכבוד ההדדי שחייב להיות לכל אורך השיחה.
כשמנהל מעביר ביקורת או מצביע עבור העובד על הביצועים הפחות טובים שלו, יש לנקוט בגישה של ניסיון הדדי לפתור את הבעיה ולסייע לעובד, ולא בגישה של ביקורת לשם ביקורת בלבד. אחרת לא ניתן יהיה להפיק את התועלת מהמשוב.
לשם כך יש לתת לעובד להסביר את טענותיו ועל המנהל לשאול אותו שאלות כדי לנסות להבין היכן בדיוק טמון הכשל.
כלומר, יש לברר עם העובד מה מכשיל אותו בביצוע המשימות אותן ביצע פחות טוב, ואיך הצוות, או המנהל או הארגון יכולים לסייע כדי לפתור את הבעיה.
נקודה נוספת וחשובה לא פחות היא הצורך להתמקד בביצועים, ולא בתכונותיו האישיות של העובד. כלומר, יש להתמקד בדברים שהעובד עושה כדי להשתפר, אילו דברים הוא מפספס, ואיך הוא פותר בעיות.
בסוף השיחה יש לקבוע שיחת המשך לצורך מעקב. שינוי מהותי אינו משימה פשוטה לביצוע. לכן אין להתייחס אל שיחת המשוב כאל אירוע חד פעמי ולצפות שהעובד כבר יבצע באופן מיידי את מה שסוכם.
חשוב לעקוב כדי לוודא שהעובד אכן משתפר, ומעבר לכך, יש לוודא שמתאפשר לעובד ליישם את השיפורים שעליהם דובר, שהוא אכן מקבל את הסיוע שהיה זקוק לו, ושהשיפור אכן מיושם.
בנוסף, כדאי להכיר בהישג של העובד ביישום השיפור ולשבח אותו על כך. באופן כללי, רצוי מאוד שהמנהל הישיר יפגין הערכה בכל פעם שהוא רואה שהעובד משתפר לאורך הדרך.
הפגנה זו של הערכה תשדר לעובד שלמנהל הישיר שלו אכפת מההצלחה שלו עצמו ולא רק מהצלחת הצוות או הארגון.
