החברה הישראלית המציאה משמעות חדשה למושג כנות = דוגרי. תשכחו מ-the truth the whole truth and nothing but the truth. לנו יש את עקרון הדוגרי. מנהלים נוטים להתייחס לחלק של איסוף וניתוח נתונים בהערכת עובדים כמשחק מקדים בלבד לסצנה האמתית והיא – שיחת המשוב בה הם יגידו לעובדים את כל האמת בפרצוף. אבל האם זו באמת משרתת את העובד? האם היא משרתת נאמנה את המנהל? והכי חשוב, האם היא משרתת את הארגון?
להלן הכללים החשובים ביותר שיש לזכור כשמנהלים שיחות משוב:
אל תתייחסו לפן האישיותי
הערכת עובדים מיועדת לבדיקת מצבו של העובד מבחינת יכולת, כישורים, תפוקה, פוטנציאל, מוטיבציה וכיו"ב. כדי להפוך את משוב העובד בסוף התהליך לאפקטיבי, כך שהעובד יצא מהשיחה עם רשימת נושאים שעליהם הוא צריך לעבוד כדי להשתפר בעבודה, יש להתמקד – בעבודה. הימנעו ככל האפשר מלדבר על מאפיינים אישיותיים ו/או לסטאטוס האישי של העובד בשום פנים. הימנעו מביטויים כמו "אתה נוטה להתפרצויות", "מאז שחזרת מחופשת לידה…" או "אתה תחרותי" וכיו"ב.
אל תדברו על הישגים או כשלים של עובדים אחרים
שיחת משוב נועדה להציג לעובד היכן הוא עומד מול הארגון כלומר האם הוא עומד ביעדים שלו, האם הוא מפגין ביצועים בהתאם להגדרת התפקיד ולציפיות ממנו. אל תשוו את ההישגים שלו לאלו של אחרים ואל תציינו את ההישגים שלו לשבח ביחס לעובדים האחרים. לכל עובד יש הגדרת תפקיד, מטרות, יעדים, התחייבויות, כישורים, ידע וניסיון שהוא התחייב להביא עמו לתפקיד. כאשר אתם מנהלים עמו שיחת משוב במסגרת הערכת ביצועים, התמקדו בעובד כפרט העומד בפני עצמו.
אל תשאלו את העובד איך הוא חושב שהוא תפקד
יש נטייה לשאול את העובד מה דעתו על הביצועים שלו עצמו כבר בתחילת המשוב. זה חסר טעם לחלוטין. הרי מטרתו של פרויקט הערכת עובדים הינה לגלות, באמצעות כלים אנליטיים מקצועיים, כיצד מתפקד העובד. אם נותנים לעובד להעריך או לנחש את ההישגים שלו, קיים סיכוי שהשלב הבא יהיה הצגת הסתירה בין ההתרשמות שלו או תחושות הבטן שלו לבין המסקנות שהתקבלו בארגון. הפער בין האופן שבו העובד תופס את עצמו לבין התמונה שמוצגת בפניו בזמן המשוב יכול להיות פער אדיר שיכול להעצים את התסכול שחש העובד במעמד זה. לשיחת המשוב יש מטרה אחת ברורה והיא לשקף לעובד את מצבו האובייקטיבי בארגון – זו המטרה וזה מה שצריך להיעשות.
אל תציינו עובדות מבלי להציג דוגמאות / הוכחות
בשיחת משוב מוצגות בפני העובד טענות, לפעמים אף טענות קשות. לכל אלו אין משמעות עבור העובד ואף טענה יכולה להתבטל בשישים (בעיני העובד) באם אין לה גיבוי. הגיעו לדיון עם דוגמאות, אחת לפחות, לכל טענה. הציגו בפני העובד את כל הנתונים שיש בידיכם כמו הערות של מנהלים מקצועיים, ציון משוכלל של הערכת עמיתים… כל נתון שהתקבל בתהליך הערכת עובדים ושעליו אתם מתבססים צריך להיות שקוף לעובד בדיוק כמו שהוכחות מוצגות בבית משפט. אם אתם לא יכולים או לא רוצים לחשוף מקור – אל תתייחסו לסוגיה שעולה ממקור זה. התמקדו רק בטיעונים שאותם ניתן להוכיח, חד משמעות ובאופן מידי.
אל תתווכחו עם העובד
שיחת משוב שבאה בסיום תהליך הערכת עובדים היא איננה שדה קרב. יש בידיכם עובדות מוצקות שמרכיבות את התמונה השלמה של העובד בארגון והמטרה היא לשקף בפניו את התמונה ולא להתעמת אתו סביב הפרטים. תחליטו מראש שהמשוב לא יהפוך לזירת התנצחות עם העובד.
אל תהססו להחמיא
ואחרי שציינו את כל הנושאים הקשים שאיתם צריך להתמודד במהלך המשוב, אל תשכחו שחלק מהעובדים, אמנם חלק קטן, יקבל משובים מצוינים. אל תחששו לציין זאת בפניהם. נכון, עובד יכול לתפוש ביטחון בעקבות משוב נהדר ולהפוך לשאנן אבל הוא גם יכול להמשיך להיות מצוין ואף לחפש דרכים לשפר את הביצועים שלו ביחס לתקופה הקודמת. עובדים טובים הם עובדים שמגיע להם לשמוע שהם טובים.
*מתוך אתר משאבי אנוש Human Resources Inc
