ארגונים רבים מגייסים עובדים במצבי לחץ, כאשר עובד מתפטר באופן פתאומי, כאשר מקבלים החלטה להרים פרויקט או להרחיב פעילות או כאשר החברה קולטת לקוח חדש, שמביא אתו עבודה מרובה והזמן כאמור דוחק! מנהלי גיוס מרגישים שהם עובדים במצבי חירום S.O.S קטסטרופליים וזה המתכון הבטוח לטעויות.
ניק בוק, מנהל חברה טכנולוגית בשם Five Nine Technology Group בנברסקה ארה"ב, מעולם לא ניהל תהליך גיוס במרוץ נגד הזמן. החברה נהנתה מיציבות תעסוקתית במשך שנים ולאחר שהצליח למתג את עצמו כמעסיק, קורות חיים של מועמדים טכנולוגיים זרמו למשרדו גם בימים בהם כלל לא פורסמו משרות. לפני כשנה וחצי, עם הצטרפותם של כמה לקוחות חדשים במקביל, החברה התמודדה עם מציאות חדשה – הצורך להכפיל את מצבת כוח האדם (מ-23 ל-47 עובדים) באופן מידי. החברה נכנסה לסחרור. במקביל לתהליך גיוס עובדים מואץ, החלו עובדי החברה לעבוד שעות נוספות כדי להתמודד עם העומס הבלתי צפוי וזה הוסיף לחץ אדיר על העובדים. מהנדס אחד התפטר בעקבות המשבר.
בוק הבין שבמקביל לגיוס עובדים הוא צריך להשקיע, היום יותר מתמיד, בשימור העובדים הקיימים והוסיף מרכיב של בונוסים כדי לתגמל את העובדים מעבר לתוספות הסטנדרטיות של שעות נוספות.
בריאיון לאתר Human Resources Inc סיפר בוק כי הוא למד לקח חשוב ביותר מאירועי השנה שעברה – גיוס עובדים זה בדיוק כמו מכירות. כפי שהארגון חושב כל הזמן על מכירות (ניתוח תוצאות, תכנון אסטרטגי, תפעול….) כך הוא צריך לחשוב על גיוס עובדים ולהתעמק בסוגיה באופן שוטף. בוק מעיד על עצמו שהוא למד לקח חשוב וזה שגיוס עובדים זו למעשה בניית מערכת יחסים שאותה צריך לתכנן ועליה צריך לעבוד יום יום.
כיום, גיוס עובדים מבטיחים הוא בראש סדר העדיפויות של בוק והוא נוהג לבחון קורות חיים ואף להיפגש עם מועמדים 'מבטיחים' גם כשאין משרות פנויות באופק רק כדי שיוכל להתרשם מהם, להבין את הציפיות והיכולות שלהם, כדי לבנות מאגר מועמדים מבעוד מועד וכדי להבטיח לעצמו זכות ראשונים בקרב המועמדים הללו אם וכאשר Five Nine Technology תעמוד בפני צורך בעובדים חדשים.
בהמלצת העובדים שלו, בלוק פתח עמודי חברה בשלושת הרשתות החברתיות המובילות כדי למתג את החברה כמעסיק וכדי להגדיל את מאגר המועמדים כך שלכל משרה יהיו כמה מועמדים מתאימים בקנה בכל עת. בוק "הייתי שמח לדעת שיש לי עובד או שניים שעומדים בתור, רק ממתינים שתתפנה אצלנו משרה. זו השאיפה שלי. אני יודע כמה קל לשקוע בשאננות ולא להשקיע במשהו כשאתה לא באמת זקוק לו. אני הגעתי לתובנות שלי ובחרתי להציב את הגיוס בראש סדר העדיפות שלי בכל עת."
כיצד מנהלים תהליך גיוס נכון תחת לחץ? באמצעות היערכות מבעוד מועד באופן הבא:
– יש להפוך את תהליך הגיוס לחלק שבשגרה, בין אם החברה מגייסת ובין אם לא. צריך שיהיה ממונה על גיוס עובדים (בין אם הוא עובד חברה או מיקור חוץ) בכל זמן נתון.
– יש לקיים תהליכי סינון ראשוניים, לבנות מאגר מועמדים ואפילו לקיים ראיונות עבודה טלפוניים או פרונטליים ראשוניים עם מועמדים פוטנציאליים כדי לשמור אותם בעדיפות ראשונה ברגע שתפתח משרה רלוונטית לכישורים שלהם.
– חשוב לבנות מערך גיוס פנים ארגוני, המשתף את עובדי החברה בתהליך (מודל חבר מביא חבר)
– מומלץ לקחת חלק בפעילויות גיוס רחבות היקף כמו יריד תעסוקה למחפשי עבודה ו/או לסטודנטים, לוחות דרושים, אתרי דרושים, פרסום משרות על גבי לוחות של ארגונים מקצועיים, פרסום משרות ברשתות חברתיות ועוד.
