כך תדברו ביזנס!

כיצד תייצר מחלקת משאבי האנוש שפה שתהיה חלק מהשיח העסקי בדיוני ההנהלה?

07/03/2013

ג'ק וולץ' (Jack Welch) מנכ"ל General Electric לשעבר, תהה: "אם היכולת התחרותית של החברה קשורה למשאבי אנוש ואם כישרונות הכרחיים להצלחת החברה, כיצד משאבי אנוש אינה הפונקציה החשובה ביותר בחברה?". לשאלת וולץ' ענה פרופ' רז כי זה קורה כיוון שמחלקת משאבי האנוש מתקשה בחיבור לאסטרטגיה העסקית של הארגון.

אמת, משאבי אנוש הינה פונקציה חשובה בחברה אך היא אינה יודעת לדבר בשפה בה "הביזנס" מדבר ולפיכך היא מתקשה לתפוס את מקומה הנדרש בתוכניות האסטרטגיות של החברה.

עולם התוכן של ניהול משאבי האנוש שונה מכל תחום ניהולי אחר במורכבותו, בתכנים שלו, בעובדה שהוא מכיל דיסציפלינות מרובות השונות זו מזו מחד – אך נדרשות כולן מאידך כדי לתת פתרון שלם לניהול כולל של המשאב האנושי בארגון. אך בעיקר התחום שונה בשפה הארגונית שלו – בייחוד בכל הנוגע למימדים ההתנהגותיים.

השפה המדוברת במשאבי אנוש הינה שפה אחרת השונה מזו המדוברת סביב שולחן ההנהלה. וכך במצב של העדר שפה משותפת קולם של אנשי משאבי אנוש לא תמיד נשמע.

איך מייצרים במשאבי אנוש שפה שתהיה חלק מהשיח העסקי בדיוני ההנהלה ולמה זה חשוב?

במצב של תחרות גלובלית עזה, ניהול המידע הנוגע לעלויות, לתפוקות, לגיוס ולשימור ההון האנושי – הופך להיות קריטי עבור ארגונים. מידע זה הינו בעל חשיבות עסקית רבה כיוון שהוא נוגע לרווחיות הארגון ולכושר התחרות שלו. מנהלי משאבי אנוש נדרשים יותר ויותר להבין את פוטנציאל החזר ההשקעה הגדולה בהון האנושי בארגונם. ללא הבנה זו- הנובעת מניתוח ומיצוי פוטנציאל המידע הכולל הנאגר במערך משאבי האנוש – עלולה הנהלת הארגון לקבל החלטות עקרוניות שגויות או לא לקבל החלטות במועד הנדרש לקבלתן. תהליכי תיקון ההחלטות הנוגעות להון האנושי בארגון כרוכים בדרך כלל במחירים ארגוניים כבדים.

השקתם של מערכות מידע ארגוני הכוללות בתוכן מודול HR יצרה הזדמנות שלא הייתה קיימת קודם לכן, לנהל את כל מאגר המידע הנוגע לעובד במערכת אחת משוכללת על אותו בסיס נתונים ארגוני המשרת את פתרונות ניהול המידע עבור כלל צרכי הארגון.

מערכות המידע הארגוני מייצרות שפה ארגונית מובנת לכלל המנהלים בארגון ובתוכם גם למנהלי משאבי האנוש.

מערך ניהול המידע ותהליכי העבודה המסורתיים לניהול המשאב האנושי בארגון – טרם עידן מערכות ERP – כלל בחירה והתקנת "אשכול תוכנות" נתמך על יד מספר רב של ספקים, כתיבה ותחזוקה של ממשקים מרובים כדי ליצור מערך עבודה ממוחשב הכולל פתרונות לכלל צורכי הניהול; או פיתוח מערכות "פרטיות" שהלכו ואיבדו את היתרון שלהם ככל שעבר הזמן עד שהפכו לא רלוונטיות. בהתעורר הצורך לתמיכה בתהליכי משאבי אנוש ייחודיים בארגון – הושקעו משאבים רבים לפיתוח תמיכה מיחשובית כנדבך נוסף המשלים את יתר הפתרונות.

התוצאה בדרך כלל של כל המאמצים המרובים האלה גררה השקעה מרובה בתחזוקה, ייצוב ופיתוח פתרונות נוספים לצרכים שעלו ככל שארגון עבר שינויים במהלך ההתנהלות העסקית שלו.

לאחר כל אלה – לא ניתן היה להציג מידע משמעותי זמין, תומך החלטות עסקיות להנהלת הארגון פרט לדוחות סטנדרטיים ברמה כזו או אחרת. היעדר המידע ייצר בדרך כלל צורך בפעולות ארגוניות מתקנות. המחיר שלהם – כיוון שאנו עוסקים באנשים – היה כואב.

בהיעדר תשתיות וכלי ניהול מתקדמים המספקים מידע עסקי כולל, ניהול המשאב האנושי לא יכול היה לתפוס את מקומו הראוי בתכנון האסטרטגי של הארגון זאת בזמן שיחידת משאבי האנוש הינה בעלת מאגר נתונים גדול ובעל חשיבות עסקית קריטית. ללא ניתוח ומיצוי מלוא פוטנציאל המידע הנאגר במערך משאבי האנוש, כל החלטה שהתקבלה היתה החלטה פשטנית החסרה את העומק וההיקף אותם ניתן להפיק במערכות ERP.

מה נדרש אם כן?

להעמיד לרשות הנהלת הארגון ויחידת משאבי האנוש מערכת מידע כוללת כחלק ממערכת המידע הארגוני, אחידה ושלמה, אינטגרטיבית "ללא תפרים" בתוך תתי המערכות וכן בינה לבין שאר יחידות הארגון, בעלת עושר פונקציונאלי הנותן פתרון מלא ושלם, "לצייד" אותה בכלי ניתוח (Business Intelligence) המאפשרים לכרות, לנתח ולהפיק מידע בעל משמעות עסקית ובנוסף לאפשר לכלל המשתמשים גישה למידע זמין בשירות עצמי – כפוף להרשאות – כדי לפשט וליעל תהליכים, כל זה כחלק מהתועלות של מערכת מידע ארגונית כוללנית.

זאת תחילתו של עידן ניהול מתקדם – לא רק של תהליכי הניהול הפנימי של יחידת משאבי האנוש אלא גם ובעיקר עידן של שילוב המידע הנצבר במערכות HR כחלק אינטגרטיבי בהחלטות העסקיות של הארגון, ובשפה שהארגון מכיר.

השתלבות בתהליכים עסקיים

עם סיום ההשתלבות במערכת המידע הארגוני במלואה, נוצרה גם ההזדמנות להשתלב בתהליכים העסקיים.

מימוש ההזדמנות מחייב הבנה טובה של המטרות העסקיות בארגון, תוך הצגת תמונת מצב רלוונטית של פעילות המשאב האנושי, כאשר היא שלמה, אינטגרטיבית בכל מימד, כוללת נתונים זמינים מתוך מערך ניהול משאבי האנוש; משולבים עסקית בנתוני כלל המערכת. הכלים שיעמדו לרשותכם: DATA MINNING, כלי ניתוח וניהול: WHAT IF, סימולציית עלויות, הגדרת מדדי ביצוע KPI, תכנון, תקצוב, תסריטים, דוחות ניהוליים, התראות, כל אלה יסייעו בפיתוח יכולת שילוב המידע בהחלטות העסקיות של הארגון.

לפתח שפה עסקית

טרם עידן ה- ERP ידענו לנהל בנפרד את בסיס הנתונים של כל אחת מתתי המערכות המרכיבות את אשכול התוכנות אשר נתנו פיתרון לניהול ההון האנושי באירגון. האפשרות למצוא קשרים בעלי משמעות עסקית בתוך מערכת משאבי אנוש ובינה לבין מערכות תפעוליות-לא הייתה זמינה.

לו רצינו אז להציב מדדי תפוקות ביחס לשעות עבודה ועלות העבודה היה זה מסורבל, יקר או כמעט בלתי אפשרי. הפתרון היה אז בהחלטות גורפות: לעצור גיוס (ולהתווכח איפה כן צריך לגייס), להפסיק עבודה בשעות נוספות, להפסיק הדרכות ללא יכולת ונתונים להמחיש את התועלת בשיפור באיכות המוצר או בהתייעלות ולהתווכח –ללא נתונים אמיתיים- על הצורך והנחיצות בכל השקעה במשאב האנושי. את ההחזר על ההשקעה בהון האנושי היה קשה לנו להראות בנתונים אמיתיים ובשפה עסקית – כזו שהארגון מדבר בה.

השתלבתם במערכת המידע.

קחו את "כללי האצבע" הקיימים בארגון (PLUG NUMBERS) והחליפו אותם במדדי ביצוע (KPI).

הגדירו באופן מפורט כל יחס שיש לו משמעות בניהול העסקי של החברה: מכירות לעובד ביחס לעלותו ומספר השעות נטו שהשקיע בפועל, עלות כוללת של העבודה המושקעת בתיקון תקלות, בעבודה חוזרת , בשירות למוצרי החברה, בכשלי איכות, ועוד כיד הדמיון.

פזרו "סנסורים" בארגון לאיתור מוקדם של "HOT SPOTS" בכל מקום שהגדרתם כבעל משמעות עסקית – בשימור "עובדי מפתח" לדוגמה – לצורך הפעלה מהירה של פעולות מתקנות. חברו את מדי החום ללוח מחוונים "HR DASH BOARD". כך תקבלו התראות מבעוד מועד על מגמות התפתחות המחייבות התערבות מצידכם.

המאמצים האלה לא יבואו על חשבון או במקום הפעילות המסורתית במשאבי אנוש. נהפוך הוא, ניהול המידע ימקד וישכלל את הפעילות ויכוון אותה לטפל בנושאים החשובים באמת להתנהלות העסק.

עכשיו אתם מדברים "ביזנס". קולכם נישמע והוא מובן סביב שולחן ההנהלה. מקומכם בתכנון האסטרטגי העסקי קיים.