עורכת הדין מייגן בורקט, מפירמת עורכי דין בקנדה, התראיינה למגזין HR Reporter בנושא חשיבותו של ספר נהלים, כיצד מנסחים נכון ספר חוקים ותקנות, כיצד מתקשרים אותו בקרב העובדים והמנהלים ומאלו טעויות נפוצות יש להימנע.
מייגן בורקט: ספר חוקים ונהלים הוא must בכל ארגון ובעוד שברוב החברות מכירים בכך, הבעיה נעוצה לא בעובדה שאין ספר נהלים אלא בכך שאין גרסה אחת מעודכנת, שיש מספר גרסאות, שספר הנהלים אינו נגיש לעובדים או אינו מוכר למנהלים ועוד.
מנסיוני כעורכת דין הטעות הנפוצה ביותר היא שיש כמה וכמה גרסאות של ספרי נהלים וכך עובדים באותו ארגון מסתמכים על ספרי נהלים שונים (לרוב קיים פער בין המידע שקיים אצל העובדים הוותיקים לזה שקיים אצל העובדים החדשים כשהעובדים החדשים הם למעשה מעודכנים יותר בחוקים ובנהלים של הארגון). זה אבסורד.
כאשר מוציאים ספר נהלים חדש או רק משחררים גרסה חדשה הכוללת מספר עדכונים חדשים או תיקונים לחוקים קיימים – יש לפעול בכל הערוצים האפשריים כדי להפיץ את הגרסה הזו בקרב כלל העובדים ולהבהיר להם שגרסה זו מבטלת כל גרסה קודמת, כדי ליצור אחידות.
טעות נוספת שאופיינית לחברות רבות היא העדר חפיפה בין חוקי המדינה לבין תקנון החברה. זו טעות שנובעת מכמה סיבות: החוקים (ובפרט חוקי העבודה) במדינה משתנים חדשות לבקרים והארגון פשוט לא מעודכן ו/או שחברה גלובאלית מנסחת תקנון על פי חוקי המדינה בה ממוקם מטה החברה ואלו פשוט אינם מתיישבים בד בבד עם חוקי מדינות אחרות בהן לחברה יש פעילות.
חשוב אף לציין כי מעבר לחוקי המדינה, קיימים חוקים והסדרים של וועדים וארגונים מקצועיים ויש לתת את הדעת גם לסעיפים אלו כשהמטרה היא לעולם לא לנסח חוק או תקנה בארגון אשר יתנגשו עם חוקי המדינה או עם חוקי הוועד או הארגון המקצועי, שכן במקרה כזה, לא רק שהעובד צפוי להתבלבל, במקרה של מחלוקת בין העובד להנהלה, בית המשפט יתן עדיפות לחוקי המדינה או הוועד על פני חוקים פנימיים של הארגון.
טעות נפוצה נוספת היא העדר אינפורמציה. ספר נהלים צריך להכיל בתוכו כמה שיותר מידע ופרטים קונקרטיים. למשל: לא מספיק לרשום שההנהלה רשאית להשעות עובד מתפקידו במקרים מסוימים. יש לפרט את המקרים בהם ההנהלה רשאית להשהות עובד ואת הסטאטוס שלו מבחינת שכר ותנאים (לדוגמה, אם הוא עובד פחות מ-3 חודשים הוא לא יהיה זכאי לשכר אך אם הוא עובד יותר משלושה חודשים הוא יהיה זכאי לשכר המינימום החודשי וכיו"ב).
חשוב לשים דגש על תפקידים ודרגים שונים הפועלים בארגון. אם בארגון מסוים מועסקים עובדים זמניים, עובדים במשמרות, עובדים עם קביעות החברים בארגון וכיו"ב, יש להגדיר מה הדין לגבי כל קבוצה לרבות שכבת המנהלים. לא מספיק לציין 'עובד'. חשוב להגדיר כל חוק וכל תקנה ולפרט הרבה מעבר למינוחים המשפטיים היבשים כדי לתת הן לעובדים והן למנהלים להבין את משמעות החוק לעומק.
וכמובן, כדי שספר הנהלים יוטמע בחברה יש לפעול להנגיש אותו לכל עובד, בין אם זה באמצעות הפקת חוברות, ספרות או קלסרים שיחולקו פיזית לכל עבוד ולכל עובד שיצטרף בעתיד לחברה, ובין אם זה באמצעות העברת הקובץ במייל אישי לכל עובד, העלאת הקובץ לפורטל הארגוני או לאתר החברה. מומלץ לקיים שיחת הבהרה או אפילו ישיבת עובדים ייעודית לנושא, כדי להבהיר לעובדים ולמנהלים מה כלול בספר הנהלים ואת חשיבותו לארגון. יש לוודא שכל עובד חתם על מסמך שהוא קיבל את ספר הנהלים (או את הגרסה האחרונה של ספר זה) והוא מתחייב ללמוד את תוכנו ולפעול על פי הנחיותיו. רק כאשר העובדים והמנהלים בארגון חתומים על מסמך שהם מצהירים שקיבלו, קראו והבינו את תוכנו של ספר הנהלים – ניתן לדרוש מהם לפעול על פי הנחיותיו.
