אין ספק כי באמצעות תוכנות ניהול עבודה מתקבלים יתרונות, אך מהם היתרונות הספציפיים בתוכנות אלו כשמדובר ביעילות ופרודוקטיביות במקום העבודה? כיצד התוכנות יוצרות אפקט חיובי לחברה?
הצמדות למועדים
תוכנות לניהול או תזמון עבודה יוצרות תחושה של דחיפות לכולם ודוחפות אותם להתחיל ולסיים משימות כפי שתוזמנו. מאז שלוחות הזמנים אלה נמצאים בתוכנה, אף אחד בחברה לא זוכה "להתמקח" על דד ליין לסיום המשימות והעובדים עומדים בזמנים.
כל אחד צפוי לעבוד על פי מה שנקבע בתוכנה ובהתאם למועדים שהם ציינו בבירור, והתוכנה מספקת התראות לקראת תאריכי היעד של סיום המשימות והפרויקטים, אותן ניתן להגדיר מראש.
אפשרות נוספת היא לשלוח תזכורת מהתוכנה במייל או בסמס לכל המשתתפים בפרויקט לכולם כי המועד האחרון מתקרב. הציפייה היא כי באמצעות התוכנה כולם יעמדו בזמנים שלהם – יתרון חשוב עבור לקוחות החברה.
הקלה על סדרי עדיפויות
הגדרת סדרי עדיפויות בעת ניהול המשימות עשוי להישמע קל, אבל זה בהחלט לא. מאוד פשוט ללכת לאיבוד ולהתבלבל כאשר מתמודדים עם שפע של משימות ותוכניות.
באמצעות תוכנה לניהול ותזמון עבודה, המשימה של קביעת סדרי עדיפויות ניתנת לביצוע בקפידה. היכולת לקבוע סדרי עדיפויות כראוי היא ללא ספק ברכה להשגת יעילות טובה ופרודוקטיביות טובה יותר במקום העבודה. חשוב להדגיש עם זאת, כי העדיפות היא לא רק על רצף של משימות או פעילויות אלא בעיקר להיות דינמיים כדי להשלים משימות בהתחשב במשאבים הזמינים כרגע. כל הפעילויות הנחוצות לצורך פעולה עסקית הן כמובן הכרחיות. זה עניין של מה לעשות קודם ומה ניתן להשלים תחילה עם המשאבים הזמינים.
להיפטר מחסמים גאוגרפיים
יתרון נוסף חשוב מאוד של שימוש בתוכנה לניהול עבודה הוא היכולת לפקח על עבודות מרחוק. רבים מכלי ניהול העבודה תומכים כיום בגישה של עבודה מרחוק, זה אומר שמנהלים ומפקחים המעורבים בפרויקט מקבלים מידע על מצב העבודה בכת עת שירצו ויכולים לבצע ניטור מכל מקום. במילים אחרות, הם יכולים לבצע פונקציות רבות מבלי להיות במשרד. השימוש בתוכנה לניהול עבודה היא דרך טובה להתמודד עם צוותים שעובדים מהבית לצורך הקצאת עבודה, ניטור התקדמות ומעקב אחר פרודוקטיביות.
אם העובדים יכולים לעשות את אותם עבודות מהבית וזה עושה אותם פרודוקטיביים יותר, כל החברה מרוויחה. התוכנות מאפשרות מעקב וניהול משימות אלו של עובדים מרחוק.
שיתוף פעולה
שימוש בתוכנת ניהול המשימות יכול לשפר את שיתוף הפעולה, כאשר הוא מפשט ומבהיר את התהליך של המשתתפים. שיתוף הפעולה הוא יתרון כאשר מדובר בשיפור יעילות העבודה וניתן לבחור בתוכנה שתומכת בשיתופי פעולה במהלך העבודה. מידע על משימות, פונקציות, עבודות ותהליכים יכול להיות נגיש באופן מהיר ומקיף, כך שהוא הופך להיות קל יותר לזיהוי. כנ"ל לגבי האפיון והצרכים של המשתתפים כדי שיוכלו לעבוד יחד בצורה הטובה היותר.
