המעסיקים הגדולים במשק יודעים ששלבי הגיוס הם לא תהליך חד צדדי. נכון, החברה היא זו שבוחנת את המועמד, כל פרט ופרט, אבל מנגד, המועמד גם כן בודק את החברה ומשווה אותה לחברות אחרות והבחירה הסופית, אם לקבל את ההצעה או להמתין להצעות טובות יותר, היא בידי העובד ולכן – המעמד של הצעת העבודה הוא קריטי לתהליך.
מאמר זה עוסק בכלים ועצות להגשת הצעת עבודה בכתב אולם ראשית כל חשוב לציין כי הצעת עבודה רשמית איננה מחליפה הודעה שבעל-פה. יש להתקשר למועמד מיד לאחר שהתקבלה ההחלטה להעסיקו ולמסור לו את הבשורות וכן ליידע אותו שהצעת העבודה הרשמית נמצאת בדרך אליו בדקות אלו, בשעות הקרובות או בימים הקרובים (אם כי רצוי להעביר הצעת עבודה כמה שיותר מהר).
תבנית template: כל מגייס צריך שיהיה ברשותו מסמך רשמי ממותג המיועד להצעות עבודה. מומלץ (ואפילו מומלץ בחום) לבקש מעורך דין או יועץ משפטי לדיני עבודה לעבור על מבנה המסמך כדי לראות שאין בו טעויות של ממש. לדוגמה, חשוב להבהיר למועמד כי מסמך זה הוא איננו חוזה עבודה אלא הצעה מקדימה לחוזה כך שהמועמדים לא יוכלו לעשות במסמך זה שימוש משפטי בעתיד. המסמך חייב להיות ממותג (עם שם החברה, סמל מסחרי והמסרים הראשיים של החברה) כך שהמועמד, שעבר עד כה כמה ראיונות ואולי אף עשרות ראיונות בחברות שונות, ידע בדיוק עם מי הוא מתקשר.
מה צריך לכלול מסמך הצעת עבודה למועמד?
פרטים כלליים: הודעה על דבר קבלת המועמד לעבודה, תיאור התפקיד, מועד תחילת העבודה וכיו"ב.
תיאור מפורט של התפקיד: הגדרת משרה, היקף משרה, הגדרת סמכויות ותחומי אחריות, הגדרת כפיפות ישירה, רוטינה יומית, משימות, יעדים ומטרות.
תנאי שכר: כאן חשוב לציין לא רק את גובה השכר אלא באיזה תאריך ובאיזה אופן ישולם השכר בנוסף לפירוט הבונוסים, התמריצים ושאר ההטבות והתנאים הסוציאליים. היזהרו מהגדרות כלליות ומעורפלות (כמו 'תנאים טובים למתאימים', מתנות לחגים, הטבות ובונוסים מפליגים וכיו"ב). הקפידו לכתוב סכומים מדויקים הרלוונטיים לתפקיד כדי למנוע, עד כמה שניתן, אי הבנות שיובילו לחוסר תיאום ציפיות בעתיד.
התניה: יש להדגיש כי הצעת העבודה תקפה לזמן מוגבל (48 שעות לדוגמה) כך שהמועמד יבין שבאם הוא לא מחזיר תשובה חד משמעית עד למועד זה, החברה שומרת לעצמה את הזכות להציע את המשרה למועמד אחר וכן, שאם בעתיד יפנו אליו לתפקיד זה או תפקיד אחר בחברה, הצעת העבודה הספציפית הזו כבר לא תהיה רלוונטית.
סעיף ביטול: חשוב מאוד להבהיר למועמד כי החברה יכולה לבטל את ההתקשרות עמו באם יתקבל מידע נוסף אודות עברו המקצועי (מראיונות ממליצים ובדיקת רקע כללית ועד לבדיקת עבר פלילי וכיו"ב).
הקצאת איש קשר: יש להפנות את המועמד אל איש קשר מטעם החברה למידע נוסף, שאלות, העברת מסמכים ותיאום מעמד חתימת חוזה. בין אם זה רפרנט במחלקת משאבי אנוש, מנהל משאבי אנוש בעצמו או מנהל מקצועי, המועמד צריך לדעת שיש גורם בחברה שמטפל בו משלב זה ועד ליום כניסתו לתפקיד. חשוב לציין שם, תפקיד ופרטי התקשרות.
