תקשורת עם מועמדים
המגייסים עוסקים בעשרות מועמדים בו זמנית, בעוד שלכל מועמד יכולים להיות 2-3 ראיונות עבודה באותה תקופה ולפעמים יותר.
לעתים, מועמדים שלחו קורות חיים, שוחחו טלפונית, הגיעו להתראיין ונבחנו למספר מקומות עבודה, הם אבדו זמן יקר ושעות עבודה מהמשרה הנוכחית שלהם, ובכל זאת צריכים להמתין זמן ארוך עד לקבלת תשובה מכל מקומות העבודה להם התראיינו.
זה יכול להיות מאוד מתסכל, ופעמים רבות מועמדים מאבדים עניין תוך כדי ההמתנה, מתפשרים על מקום עבודה פחות "חלומי", או בוחרים להישאר בעבודתם הנוכחית ולחתום על הארכת החוזה, רק בשל זמן ההמתנה הממושך.
החוק מגבה את המועמדים הממתינים לתשובות לאחר ראיון עבודה, וקובע כי: "במסגרת סעיף 3א לחוק הודעה לעובד ולמועמד לעבודה (תנאי עבודה והליכי מיון וקבלה לעבודה), תשס"ב-2002, מעסיק ימסור למועמד לעבודה המשתתף בהליכי מיון לעבודה הודעה בכתב על (1) התקדמות הליכי המיון לעבודה; הודעה כאמור תימסר אחת לחודשיים לפחות מיום תחילת השתתפות המועמד בהליכי המיון; (2) אי-קבלתו לעבודה של המועמד; הודעה כאמור תימסר לא יאוחר מ-14 ימים מהיום שבו אדם אחר התקבל לעבודה שלגביה נערכו הליכי המיון.
את זמן ההמתנה לא ניתן לקצר בדרך כלל. על המגייסים לקבל החלטה מגובשת, לעתים מכמה וכמה גורמים יחד, וזאת לאחר ראיונות רבים וממושכים עם עשרות מועמדים. זה לוקח זמן ואכן את הזמן לא ניתן לקצר, מה שכן, ניתן לייעל את התקשורת עם המועמדים הממתינים במידה כזו, שתשאיר אותם להוטים לקבלת העבודה ותקל על המתנתם לתשובתכם.
ראשית כל יש להימנע מתשובות מעורפלות ומזלזלות למועמדים כגון: "כשהיו לי חדשות בשבילכם, אעדכן אתכם".
תמיד נסו להיכנס לנעליו של המועמד ולחשוב, איך הייתם חשים לו התראיינתם למקום עבודה והשקעתם בתהליך הראיון, תרמתם מזמנכם ונבחנתם שוב ושוב, ובסופו של דבר מדברים אליכם בזלזול, כאילו שעושים לכם טובה.
אף אחד לא צריך להרגיש כך. להפך – מועמדים צריכים לקבל את ההרגשה שאתם עושים הכל כדי לזרז את התהליך ולספק להם תשובות מהירות ככל האפשר.
המועמדים שלכם צריכים לשמוע מכם אם יש לך חדשות או לא. פתרון פשוט לשיפור התקשורת עם המועמד שלכם במהלך התקופה שלאחר הראיון, היא להגדיר תזכורות ממוחשבות ביומן הדיגיטלי או ביומן הכתוב, שיזכירו לכם ליצור קשר בכתב עם המועמד אחת לשבוע, ולעדכן אותו בתהליך.
יש להשתמש בדוא"ל, בהודעות טקסט, ובשיחות טלפון במידת הצורך, כדי לעדכן את המועמד בכל שלב בתהליך הגיוס. לדוגמה, כאשר סיימתם את דו"ח הראיון איתו והעברתם למנהל הצוות, או כאשר מנהלך הצוות קרא את הדיווח שלכם ואמור עם המועמד ראיון נוסף בזמן הקרוב.
ככל שהמועמד מוכשר יותר, כך הציפיות שלו מבחינת התשובות שלכם יהיו גבוהות יותר. הוא מצפה לתקשורת מידית ותכופה וכדי לשמור את המועמדים שלכם להוטים לתפקיד, הקפידו לעדכן אותם אחת לשבוע בתהליך הגיוס ולא לעבור את הזמנים הנקובים על פי החוק.
