להלן מספר טיפים להכנת פרזנטציה מוצלחת:
קשר עם הקהל
אחד הדברים החשובים ביותר בהעברת מצגת הוא יצירת קשר עם הקהל שלך. ביצירת קשר אין מדובר רק בקשר עין או דיבור ברור, הכוונה היא להעביר לקהל את התחושה שאתה איתם. כשאתה מדבר מול קהל עליך להביט בעיני האנשים ולהעביר את המבט מידיי פעם מאחד לשני. עליך לדבר אליהם בצורה נעימה ולא מונוטונית, וודאי שלא דידקטית. התחושה צריכה להיות כאילו שאתה עושה איתם שיחה, ולא מרצה להם. מחוות גוף כגון תנועות ידיים רלוונטיות להמחשה, עמידה יציבה וחיוך, מאוד משפיעות על קשב הקהל שלך.
דגש על צרכי הקהל
המצגת שלך צריכה להיות בנויה סביב צרכי קהל היעד שלך. אם לדוגמה אתה עורך מצגת לעובדים בנושא מיזוג עם חברה חדשה, אין טעם להעמיס במצגת נתונים על כל השוק ועל חברות נוספות הפועלות בתחום. נסה להיות מדויק ומכוון היטב לצרכי קהל היעד, ולא להעמיס נתונים. בזמן שאתה מעביר את המצגת, עליך להיות ער לתגובת הקהל ולהגיב להם חזרה.
Keep it simple
בהעברת מצגות מאוד חשוב לשמור על הפשטות ועל העברת המסר המרכזי, ולא להתפזר. כשאתה מתכנן את המצגת שלך עוד בטרם התחלת לעבוד עליה, שאל את עצמך מהו המסר העיקרי אותו אתה מעוניין להעביר באמצעותה. רשום לעצמך מספר נקודות מפתח עיקריות דרכן תוכל להעביר את המסר ולפשטו. מומחים ממליצים כי המסר המרכזי של המצגת לא יהיה באורך של למעלה מ 15 מילים. לאחר מכן בחן את המצגת שלך, ובמידה ואתה מבחין במידע שאינו רלוונטי בקשר ישיר למסר, הסר אותו משם.
התחלה
תחילת המצגת חיונית, כיוון שעליך לתפוס את תשומת ליבם של הנוכחים ולהחזיק אותם לכל אורך הפרזנטציה. בדרך כלל קהל נותן כמה דקות של "חסד", בטרם הם מחליטים לעצמם אם אתה משעמם אותם או לא. אלו אותן דקות בהן עליך לכבוש אותן. דרך טובה לבצע זאת נעשית באמצעות הומור, בדיחה שקשורה בקשר כלשהו למסר שלך, או סרטון וידאו משעשע שממחיש את הנושא בצורה עקיפה. גם לאורך המצגת חשוב שתהיינה תמונות משעשעות שיעוררו את הקהל.
סיפורים
מסר מרכזי מועבד על הצד הטוב ביותר באמצעות סיפורים תומכים. אם נחזור לדוגמת מצגת העוסקת במיזוג חברה, סיפור אישי שלך או סיפור מקרה בנוגע למיזוג חברה בעבר, שמסופר בצורה משעשעת, או מותחת, מאוד מסייע לעניין את הקהל ולרתום אותם להקשבה. בני אדם מתוכנתים להגיב לסיפורים, וסיפורים אף מאפשרים לנו לזכור פרטים בצורה מטאפורית.
שאלות
במהלך המצגת או בסופה, בקש מהמשתתפים לשאול שאלות. בדרך זו הם ירגישו שותפים לשיח ולא כמו סטודנטים שמקשיבים להרצאה. ככל שישאלו יותר ותשיב יותר, כך יהיה עניין ומשיכה לנאמר. תוכל להכין שאלות אפשריות עם תשובות מוכנות מראש, כך שלא תסתבך עם שאלות עליהן לא חשבת.
