כיצד לנהל ישיבת צוות מוצלחת?

להלן מספר דרכים להפוך את ישיבות הצוות למעניינות ופרודוקטיביות:

הפוך את מטרת הפגישה לברורה

מפגש צוות חייב להיות תכליתי ומוגדר. לכן, עוד בטרם אתה שולח הזמנה לחברי הצוות שלך, שאל את עצמך: מה אני מנסה להשיג בפגישה? האם אני רוצה לספר להם על שינוי בניהול או באסטרטגיה? האם אני רוצה לשמוע מהם לגביי שמועות שעלו בחברה? האם הפגישה נועדה על מנת להגיע להחלטה בעניין מסוים? חשוב לקבוע ראשית את מטרת הפגישה ולהגדיר אותה מראש כבר בהזמנה למשתתפים. ככל שפגישה תהיה מעורפלת יותר, כך היא תימרח ותהיה חסרת משמעות.

מי צריך להיות נוכח?

דבר נוסף שעליך להחליט מראש הוא, מי אמור להיות נוכח בפגישה. אולי ישנם אנשים שלא באמת חייבים להיות שם? אנשים שאינם בעלי החלטות או הקשר לתכלית הפגישה. וותר ככל האפשר על שילוב עובדים בפגישות שאינן נוגעות להם, כך תימנע מבזבוז זמנם ופגיעה שלא לצורך בעבודתם השוטפת.

היצמד ללוח זמנים

קבע את מועד תחילת וסיום הפגישה מראש, והיצמד ללוח הזמנים ככל האפשר. כך המשתתפים בפגישה ידעו לארגן את סדר היום שלהם בהתאם לפגישה, ולא יאלצו לוותר על עבודה חשובה כיוון שהפגישה נמתחת. בנוסף, ככל שתיצמדו ללוח הזמנים, כך הפגישה תהיה פרודוקטיבית יותר.

תן לאנשים לדבר

כדי שהפגישה תהיה מעניינת ואפקטיבית עבור כל המשתתפים בה, תנו לכולם לדבר ולהשתתף בשיח. אם אתם מבחינים כי אדם אחד משתלט על השיחה ואינו מפסיק לדבר, ואף מונע מאחרים להשתתף ולהביע את עמדותיהם, נסו לרסן אותו ואפשרו לכולם להשתתף כך הם יחושו שהפגישה היתה רלוונטית עבורם והם לא בזבזו את זמנם.

התחל את הפגישה בזמן

נסו להתחיל את הפגישה בזמן. אל תאחרו לפגישה ואל תמתינו למאחרים. עליכם לכבד את זמנם של אלו שהגיעו במועד ולא עיכבו אתכם. הקפידו לערוך פגישות שלא יארכו יותר משעה. לאחר יותר משעה של פגישה מרובת משתתפים, אנשים פחות יעילים בתרומתם לנושא.

הימנעו מאביזרים טכנולוגיים

נסו לייצר מדיניות של פגישות ללא מכשירי טלפון ומחשבים ניידים במהלך הפגישה. כך תחסמו את האפשרות של אנשים לגלוש באינטרנט או להתכתב בהודעות טקסט, ולמקד אותם בנושאי השיחה בפגישה. חשוב לתחום את הפגישות לשעה ולא יותר, כאמור, על מנת שהם ישארו ממוקדים.

תיעוד

את הנושאים שעלו בפגישה וכל מה שדובר שם יש לרשום ולתעד, ולאחר מכן לשלוח במייל לכל המשתתפים בפגישה. פגישה יעילה ככל שתהיה, לא תהיה פרודוקטיבית אם תכניה לא ירשמו ויקראו שנית בהמשך. בדרך כלל לא זוכרים את כל מה שעלה במהלך הפגישה וחבל לפספס דברים חשובים. לכן רצוי שמישהו מהנוכחים ירשום או יקליט את השיחה וישלח את התקציר לאחר מכן לכל הנוכחים.