ניהול פרויקטים אג'ילי
משמעות המילה Agile היא זריזות וגמישות וכשמדובר בארגון הכוונה ליכולתו של הארגון להגמיש ולהתאים את עצמו היטב לסביבה משתנה.
גם תחום ניהול הפרויקטים, לרב פרויקטים טכנולוגיים אך גם סוגים אחרים של פרויקטים, מתחיל לאמץ את מתודולוגיית 'ניהול הפרויקט הזריז' כדי לשפר את הפצתם המוצלחת של תוצרי הפרויקט ולהיות פנויים לקבלת פרויקטים חדשים.
בתחום ניהול הפרויקטים, מונח ה- Agile מבטא קבוצה של שיטות המבוססות על פיתוח אִיטֶרָטִיבִי, (לוּלְאָתִי – מורכב מסדרה רציפה של ביצועים חוזרים ונשנים של אותה פעולה) מצטבר, שבו דרישות ופתרונות מתפתחים באמצעות שיתוף פעולה בין אנשים וצוותים.
כיצד ליישם ניהול פרויקטים אג'ילי בארגון?
הקמת מבנה תקשורתי
סיכונים, סוגיות, ואפשרויות של מכשולים, מתקיימים בכל מצב בו מתבצע שינוי בניהול. כל אלו מוכרחים להיות במעקב ותחת שליטה, כאשר הרזולוציה הגבוהה צריכה להתמקד בבעלי עניין ובלקוחות הארגון וכן במנהלים ובעובדים. שיתוף פעולה ותקשורת פתוחה הם עקרונות מהותיים בניהול פרויקטים אג'ילי ובמיוחד בעת הטמעתו של ניהול זה, כאשר מערכת הניהול משתנה. על מנת להפחית סיכונים ולהקטין דרמות ככל האפשר, יש לעקוב היטב אחר שביעות רצונם של הלקוחות, בעלי העניין וצוות העובדים בארגון, במהלך המעבר לשיטת ניהול הפרויקטים האג'ילית. – יש להקפיד על נהלים ברורים לקביעת סדרי עדיפויות בפרויקטים, ולספק פתרונות לכל בעיה שעשויה לצוץ. אחד הדרכים הטובות ביותר לבצע זאת היא ליישם מבנה תקשורת שכולל נקודות מגע בין כל קבוצות בעלי העניין, הלקוחות, המנהלים והעובדים.
הגדרת הספרינטים
ניהול פרויקטים אג'ילי הוא תהליך מובנה ויסודי, שכדי לייעל אותו יש "לפרק" את המשימות לתוך חזרות (ספרינטים). ראשית עליכם להגדיר את ימי הספרינטים שלכם, האם המשימות יושלמו תוך 7, 14 או 30 ימים לדוגמה. בתוך כל ספרינט יתבצעו המשימות עליהן הוחלט מראש, מה שיאפשר לצוות שלכם לקדם אותן במהירות וללא עיכובים. לכל משימה יש דד-ליין מוגדר שאין לעבור אותו, ולאחר שהדד-ליין נחתם עוברים למשימה הבאה.
פגישות סטנד-אפ
פרויקטים אג'ילים מאופיינים בקצב מהיר וגבוה, שעל מנת לחדד את חיוניותו יש להטמיע את המודל באמצעיים פיזיים. מנהל פרויקט אג'ילי מקיים מידיי יום או לפחות אחת ליומיים פגישה עם חברי הצוות שלו, כשהפגישות נעשות בעמידה בלבד. כל חבר צוות מקבל הזדמנות לדון במה שעשה אתמול או ביומיים האחרונים, על מה הוא עובד היום ומה המשימות שלו למחר. הרעיון בפגישות סטנד-אפ (בעמידה) הן שהקצב בהן מהיר והן קצרות וממוקדות. שכן אף אחד מהנוכחים לא מעוניין לעמוד ולדבר למשך שעות ארוכות.
עדכון שוטף
בין אם מדובר בבעלי עניין, לקוחות או חברי צוות, יש לוודא שכל הצדדים המושפעים מהפרויקט מתבשרים על מה קורה, מעודכנים בהתקדמות הפרויקט ומודעים להשפעה הישירה שלו תוצאותיו. תקשורת זורמת ועקבית היא כלי בלתי ניתן לוויתור בפרויקטים אג'יליים שקצב התקדמותם מהיר ומשתנה באופן תדיר. על כל הקשורים לפרויקט להיות מעודכנים ומעורבים בו בכל עת.
