העובדים והמנהלים יכולים להיכנס לפורטל ולהתעדכן במינויים חדשים, אירועים מתוכננים וסיכום אירועים שנעשו, להתעדכן במשרות חדשות שנפתחות בחברה ולשתף עם חברים וללמוד על כל הנושאים אותם ההנהלה מעוניינת לשתף.
בין היתרונות שהפורטל מציג נמנים שקיפות, מעורבות ואמינות. המידע הנגיש לפורטל הוא מידע פנימי, שנועד לאפשר לעובדים ולמנהלים להיות מעודכנים במה שמתרחש בחברה בכל רגע נתון.
להלן מספר עקרונות ביצירת פורטל עובדים מוצלח:
אותנטיות
העיקרון הראשון שם דגש על אותנטיות. חברות לעיתים קרובות מרגישות לא נוח לשתף עם העובדים בשורות פחות נעימות, כגון חוזה אבוד, מיזוג שנכשל, או סיקור שלילי במדיה החברתית. החברות שואלות את עצמן האם השיתוף לא יוריד את מידת המוטיבציה של העובדים ויפגע בהם, התשובה היא שלא. פורטל שמשתף רק סיפורי הצלחה, אינו אותנטי, ועל מנת שהפורטל יהיה אותנטי ככל האפשר, כמעט כמו עיתון של ממש, עליו לתת ביטוי גם לחדשות טובות פחות.
כל ניסיון משמעותי שנכשל, כגון רכישת חברה, זכיה בלקוח חדש, מידע לגביי צמצומים בחברה וכן הלאה, צריך להיות משותף בפורטל. אנשים לא יכנסו לקרוא רק חדשות טובות. הם צמאים לדעת הכל, כל מה שקורה בחברה, על מנת שתיווצר אמינות ושקיפות.
קריאה לעומת שיתוף
פורטלים רבים מטמיעים טכנולוגיות שיעודדו את הקוראים לשיתוף הכתבות. אם מדובר בכפתורי שיתוף לפייסבוק וללינקדאין ולרשתות חברתיות נוספות, וכן לאימייל וכד'. לעיתים הלחץ לשתף גורע ממידת בריכוז בקריאת הכתבה. פורטלים ארגוניים מוצלחים נמנעים מכפתורי שיתוף ומבקשים מהעובדים פשוט להיכנס ולקרוא. מאחר ומדובר בפורטל פנים ארגוני, אין צורך לשתף את הכתבות והחדשות החוצה, רק כשמדובר בקטגורית משרות פנויות – שם אפשר להוסיף כפתור שיתוף. בכל שאר הכתבות בפורטל, אין צורך לעודד שיתופים.
תוכן
העולם שלנו מורכב מתוכן. הדגש על תוכן מושם כיום בכל חברה, ארגון ובית עסק – מהגדול ועד הקטן ביותר. בדיוק כפי שארגונים משקיעים בתוכן באתר האינטרנט שלהם וברשתות החברתיות, כך גם הפורטל צריך להיות מושקע מבחינת התוכן, ואפילו יותר. התוכן צריך להיכתב ע"י גורם מומחה מתחום הכתיבה, הוא צריך להיות קולח, קל לקריאה ונגיש. התוכן צריך להיות מעניין ומושך ומגובה בתמונות רלוונטיות. העדיפות צריכה להיות לסיפורים אישיים של עובדי חברה וכן לחדשות מעניינות שהתקבלו. איכות הניסוח חשובה ויוצרת עניין ואמינות. העריכה הלשונית צריכה להיות גבוהה ומוקפדת. יש להתייחס לפורטל העובדים כעיתון לכל דבר, מבחינת התוכן והניסוח.
עיצוב
עיצוב נכון של פורטל ושל אתר אינטרנט בכלל, הוא אחד הדברים החשובים ביותר בהצלחתו. ישנה חשיבות רבה לבחירת עיצוב הממשק, הלחצנים, הקישורים והעמודים בפורטל. גם עיצוב הנראות מבחינת הצבעים, גודל הפונטים, הכותרות, התמונות וכד', חשוב ביותר. בעת הקמת הפורטל יש לפנות למעצב אתרים מומחה, אם מבחוץ או מתוך החברה, על מנת שייתן את הקו שלו לפורטל, בהתאם לאופי החברה. פורטל שאינו מעוצב כראוי, אפרורי ומשעמם אם ממשק כבד ולא נעים, לא ימשוך אנשים להיכנס אליו, עד כמה שהכתבות בו יהיו מעניינות.
