כיצד בוחרים תוכנה לניהול כישרונות?

יש כיום מבחר עצום של חברות המפתחות פתרונות טכנולוגיים ייעודיים לניהול כישרונות בארגון Talent Management (ראה גם: תוכנות משאבי אנוש). חלקן מציעות פתרונות stand alone לפונקציה זו בלבד וחלקן מציעות את האפליקציה לניהול כישרונות כחלק מתוכנה אינטגרטיבית לניהול משאבי אנוש בארגון (גיוס עובדים, שכר, נוכחות עובדים ועוד).

בין הספקים הרבים שפועלים כיום בשוק ניתן לראות חברות מקומיות לצד חברות בינלאומיות, חברות קטנות לצד תאגידי ענק, חברות ותיקות לצד חברות חדשות העושות את צעדיהן הראשונים בתחום.

אז כיצד בוחרים, מתוך ההיצע האדיר, את התוכנה הנכונה לניהול הכישרונות בארגון?

מאט אלנסון, מנהל מכירות בחברת HiringBoss – תוכנה מבוססת ענן לפתרונות טכנולוגיים לניהול משאבי אנוש, נותן טיפים לאיתור התוכנה הנכונה ביותר לארגון בור ניהול כישרונות.

הגדירו צרכים ברורים ואתגרים קיימים: בשיחות עם הספקים השונים המציגים לכם את הפונקציות והיכולות הבלעדיים של התוכנה שהם מציעים, הקפידו להתחיל את השיח בהצגת הצרכים הפונקציונליים שלכם מהמערכת. הגדירו את המטריקה המשמשת אתכם כיום לאיתור, הערכה, פיתוח ושימור כישרונות. חשוב לציין בפני הספקים האם התוכנה אמורה להסתנכרן עם מערכות טכנולוגיות אחרות בארגון ואם כן, עם אלו מערכות.

הגדירו את המטרות העיקריות של הארגון הנכנס לתהליך מחשוב. האם המטרה העיקרית היא לצמצם עלויות? לקצר זמנים? להגיע לרזולוציות גבוהות יותר של הערכת עובדים? להעלות את איכות הגיוסים כדי להקטין את אחוזי הנטישה? התשובה איננה מובנת מאליה. לכל ארגון יש מטרות ראשיות שונות בבואו להטמיע מערכות לניהול כישרונות.

חשבו כבר היום על הצרכים העתידיים: כאשר אתם בוחנים תוכנות לניהול ההון האנושי בארגון, חשוב להתייחס לצרכים קיימים אך חשוב יותר לחשוב על צרכים עתידיים. היות שאיש אינו יודע לחזות את המחר, חשוב שלארגון יהיו כמה שיותר אופציות לבצע שינויים והתאמות במערכות כך שאלו ישרתו אותו גם בעתיד. על כן, חשוב מאוד לוודא שהמערכת גמישה דיה ומאפשרת לכם לבצע שינויים והתאמות באופן שוטף וללא מאמצים ניכרים.

אל תתחייבו: ביעדן של מחשוב ענן cloud computing, כאשר יש לכם את האפשרות לבחור לנהל את ההון האנושי במודל של תוכנה כשירות  Software As A Service, אין שום סיבה שתיכנסו להתחייבות ארוכת טווח. ארגון, ובוודאי שלא ארגון קטן, בינוני או חדש, אינו צריך להשקיע משאבים אדירים ברכישת תוכנה (בפרויקט של רכישת רישיונות, התקנה, הטמעה, השקעה בחומרה וכיו"ב), כשעומדת בפניו האופציה ליהנות משירותי תוכנה כשירות (על שירותים אלה ניתן לשלם על בסיס חודשי, בתעריף של 1-3 דולר בממוצע לכל עובד המנוהל במערכת). כפי שצוין קודם, אין לדעת מה יניב המחר ולכן הארגון חייב לשמור לעצמו את האופציה להתארגן מחדש, לבצע שינויים מבניים ברי משמעות (להגדיל את מחלקת כוח אדם, לרשת את החברה, להפוך לחברה גלובאלית, לשנות מדיניות שכר, לשנות מודל העסקה למיקור חוץ או מיקור המוני ועוד).

הארגון צריך לשמור לעצמו את היכולת לקבל החלטות ולבצע שינויים בעתיד הרחוק ואף בעתיד הקרוב, לכן חשוב שלא להתקשר עם ספק בהסכם ארוך טווח (גם אם מודל זה טומן בחובו הטבה כספית הנראית לכאורה משתלמת).

תמיכה מקומית: תמיכה היא חלק אינטגרלי בהגשמת המטרות העסקיות של הארגון, תוך עמידה ביעדים. עובדים זקוקים לתמיכה של החברה הן בשלבי ההטמעה והן בשלבי התפעול, היות שהארגון מתמודד עם שינויים חדשות לבקרים והיות שיש תחלופת כוח אדם היוצרת בריחת ידע ארגוני.

לא משנה אם החברה המפתחת את התוכנה ומשווקת אותה ממוקמת בחו"ל, חשוב לוודא שזו יכולה להעמיד לרשותכם צוות תמיכה מקומי, דובר השפה המדוברת בארגון, העובד כאמור בשעות עבודה חופפות לשעות העבודה הנהוגות בארגון. זו הדרך היחידה להבטיח שהעובדים יקבלו מענה מקצועי ברור ומידי לכל צורך שיתעורר.

כמו כן, חשוב לבחור תוכנה התומכת בשפה המדוברת במדינת האם של החברה, כדי לאפשר לחברה להרחיב את מצבת כוח האדם באופן מסיבי מבלי להגביל אותה לגיוס עובדים דוברי השפה עליה מבוססת התוכנה. זכרו, התוכנה צריכה להתאים לעובדים בארגון הארגון לא צריך להתאים את העובדים לתוכנה.

אל תתרשמו מהכמות אלא מהאיכות: ישנן חברות המציעות אפליקציות מרובות וחדשניות עם טייטלים מפוארים. אל תתנו למספרים לבלבל אתכם. תוכנה שיש לה אופציות ופונקציות מרובות היא לאו דווקא תוכנה טובה יותר והיא לאו דווקא התוכנה המתאימה ביותר עבורכם. יתכן שדווקא תוכנה המציעה מגוון רחב של פונקציות תהיה קשה להטמעה ולתפעול בארגון שלכם ולאו דווקא תענה לצרכים הפונקציונאליים הבסיסיים ביותר שהגדרתם מראש. המבחן האמיתי הוא לא הכמות אלא האיכות.

ואיך בודקים איכות? דרך ניסוי ותהיה. תדרשו מהספקים לאפשר לנציגי החברה להתנסות בתוכנות השונות כדי להתרשם מהפרמטרים הבאים: יכולות פונקציונאליים, user friendly, חיסכון במשאבים, זמן הטמעה, יכולת עבודה עצמית ולימוד עצמי ועוד. ככל שיותר עובדים יתנסו ביותר תוכנות לדוגמה, כך יהיה להם קל יותר להעריך את החוזקות והחולשות של כל אחת, בדרך לבחירת התוכנה הטובה ביותר עבור הארגון.

האם בכלל צריך תוכנה לניהול כישרונות בארגון?

אך לפני שקופצים קדימה, צריך לענות על השאלה הבסיסית: האם הארגון בכלל צריך תוכנה לניהול כישרונות?

על תשובה זו ענו בהרחבה תמר בראל, מחברת סינריון מערכות ונטע רביד גולן, מחברת לוטם, בהרצאתם בכנס אסטרטגיות משאבי אנוש 2012.

לסיקור ההרצאה על שימוש בתוכנת ניהול כישרונות מכנס אסטרטגיית משאבי אנוש – לחץ כאן!