ספר ניהול חדש, מסדרת ספרי ה-Bite Sized Book, אשר נקרא "קביעת סדר עדיפויות" רואה אור בימים אלו. הספר, שנכתב על ידי פול בורטון ושון מארי, בעלי רקע בייעוץ ופיתוח ארגוני, מבוסס על מודל מיפוי צרכים והצבת סדר עדיפויות כפי שנקבע בתקופת מלחמת האזרחים. זה המודל ששימש את חייל הרפואה במושבות.
באמצעות המודל הזה החיילים פעלו בשטח בצורה אחידה לזיהוי המקרים הדחופים ביותר כדי שיוכלו לטפל בהם מידית. החייל שהגיע לשדה קרב ונתקל במצבים קטסטרופליים למד לעשות הערכת מצב מידית, לנתח את המצב תוך שהוא ער לכלל הפרטים, לרכז את כל המידע ולסדר אותו בצורה פרמטרית – בפירמידת סדר עדיפויות – כאשר המקרה הדחוף ביותר נמצא בראש הפירמידה והמקרה הכי פחות דחוף נמצא בתחתית. זה נשמע פשוט והגיוני אז מדוע לא מאמצים את המודל הזה בתחומים אחרים בחיים ובשוק העבודה בפרט?
בורטון ומארי טוענים בספרם החדש כי בשוק העבודה המודרני אנשים עובדים בצורת 'פינג-פונג'. הם מתזזים בין פגישות, משימות, טלפונים, מיילים. בסוף היום הם מותשים כי הם עשו כל כך הרבה… הם משקיעים אנרגיה ובאמת משתדלים אבל התוצאה היא – פעילות מרובה ואפקטיביות נמוכה, או כפי שמכנים את זה פול-גז-על-ניוטרל.
מטרת הספר הינה להסביר את המודל של מיפוי צרכים וקביעת סדר עדיפויות, תוך הצגת היתרונות שלו, לא רק במצב מלחמה אלא גם במצב של שלום ובפרט בעולם העסקי, כשהם למעשה מציעים למנהלים במשק לאמץ את המודל הזה כמודל אב כך שכל משימה, כל פגישה, כל שיחת טלפון או מייל – למעשה כל דבר שהמנהל עושים במהלך יום העבודה הוא נגזרת של מיפוי (נכון) של סדר העדיפויות. '
'קביעת סדר עדיפויות' משמש את הארגון לשתי מטרות עיקריות: ניהול נכון ואפקטיבי של זמן ומוכוונות אסטרטגיה. בעולם העסקים, המנהלים נדרשים לטפל במקרים דחופים שונים בתכלית מהמקרים הדחופים בהם טיפלו חיילי מלחמת האזרחים אבל בעוד הסיטואציות שונות בתכלית, המודל זהה. לחיילים כמו למנהלים יש סדר עדיפויות, שנקבע בהתאם למטרת הארגון. כאשר מרכיבים את פירמידת סדר העדיפויות, תוך הצבת נתונים משתנים (משימות, פגישות, טלפונים ועוד) כאשר אלו נמדדים ומקוטלגים לדרגות שונות של סדרי עדיפויות על פי אסטרטגיית הארגון – הרי שהעובדים, כמו החיילים בשטח, מרכזים את מרב המאמצים לקדם את מטרות הארגון.
ספר הניהול 'קביעת סדר עדיפויות' עוסק בארבעת נושאי הליבה של המודל והם:
– הסתגלות לציפיות הארגון ותרגום הציפיות הללו לפעילות היום יומית (לרוטינת עבודה)
– סירוב לעבוד על פי לוחות זמנים מעורפלים (לא להציב ולא להסכים לקבל דד-ליין במצב של חוסר ודאות)
– כל בקשה למשימה צריכה להיות מגובה בסיבה (לא מבצעים משימה מבלי לדעת מדוע ולא מטילים על עובדים משימה מבלי להציג את הסיבה)
– ללמוד להגיד את המילה לא! בסמכותיות, בדיוק כמו רופא צבאי בשדה קרב
מארי: "בוודאי שההחלטות שמתקבלות בארגון ביום יום אינן זהות להחלטות של חיים-או-מוות, אבל ניתן להפיק תועלת אדירה משימוש במודל זה של הצבת סדר עדיפויות כאילו היה מדובר בעניין של חיים-או-מוות. יש הבדל עצום בין פרודוקטיביות ואקטיביות לבין אפקטיביות. עבודה על פי המודל של מיפוי צרכים והצבת סדר עדיפויות תוביל מנהלים בארגון לעבודה אפקטיבית באופן חד משמעי"
