ישיבות הן עניין מוזר. נראה שכולם שונאים אותן אבל הן ממלאות את היומנים של כולנו. אנחנו כל הזמן מזמנים או מזומנים לפגישות. הסיבות לכך, כותבת ג'ן האבלי לוקוואלדט מאתר PayScale כוללות בין היתר מטרות שונות של העובדים וההנהלה, טכניקות תקשורת בלתי יעילות וגם אגו (במלים אחרות: בוסים שאוהבים להראות ולדבר על עצמם). להאבלי לוקוואלדט יש כמה דרכים לגרום לישיבות להיות קצרות יותר.
1. בלי גאדג'טים. נצלו את ההתמכרות של כולם למכשירים הניידים והכריזו שהפגישה תתקיים בלעדיהם. אתם תראו איך כל המשתתפים, מהבוס ועד אחרון המתמחים, ירצו לצאת ממנה כמה שיותר מהר כדי להתנחם מחדש בחיקו של המכשיר שלהם. כמעט מיותר לציין שבלי הגאדג'טים, אנשים יהיו נוכחים בפגישה לא רק בגופם אלא גם עם המוח והקשב שלהם. כך הם יהיו יעילים יותר בפרק זמן קצר יותר.
2. תעמידו את כולם. כולם יודעים שישיבה ממושכת פוגעת בבריאות. אבל האם עמידה טובה לתפוקה? חוקרים באוניברסיטת וושינגטון אומרים שכן. "מרחב עבודה שמעודד אנשים לעמוד יוביל ליותר שיתוף וליותר פלט יצירתי," אמר החוקר אנדרו נייט לאתר Reuters Health. נייט והצוות שלו מצאו שסטודנטים שעבדו על פרויקט קבוצתי בעמידה היו "יותר מעורבים ופחות טריטוריאליים." הפגישות כמובן הסתיימו מהר יותר.
3. קבעו את הפגישה שלכם לפני פגישה חשובה. הדרך הטובה ביותר להבטיח שהישיבה שלכם לא תגלוש מעבר לזמן שהוקצה לה ביומן היא לתזמן אותה ממש לפני ישיבה אחרת שלא ניתן לדחות אותה. תקבלו נקודות בונוס אם הפגישה הבאה כוללת את ההנהלה הבכירה או מישהו אחר שאתם לא רוצים להרגיז.
4. השתמשו בשעון עצר. זה אולי נשמע מעצבן, אבל אם זה עובד בשביל גוגל, זה יכול לעבוד גם בשבילכם. בפגישות בגוגל יש כמה תצוגות דיגיטליות שמוקרנות על קירות החדר: המצגת, לוח הזמנים וגם שעון עצר מתקתק.
5. קבעו מרווחי זמן קצרים יותר ביומן. אם אתם רוצים להזניק את התפוקה של הישיבות שלכם, אחת השיטות הטובות ביותר היא לקצר אותן, כותב גרג' רו באתר הניהול Time Management Ninja. הוא אומר שבהתחלה העצה הזאת נשמעת מנוגדת להיגיון, אבל מרגע שאנשים יבינו שהפגישות נועדו לקבלת החלטות ולא לבזבוז זמן, אתם תידהמו מכמות התפוקה שהצוות ידחוס לתוך 30 דקות.
אחד היתרונות החשובים של הפגישות הקצרות הוא שקל יותר למקד אותן בכמה נושאים מוגדרים היטב, מה שמגדיל את הסיכוי לכך שאנשים לא ילכו לאיבוד. כאשר אתם מצמצמים את ההזדמנויות ללכת לאיבוד, אתם יכולים להפיק את המרב מהזמן היקר של כולם. היתרון החשוב ביותר של ישיבות קצרות הוא שהן משאירות יותר זמן ליישם את כל מה שהוחלט עליו בישיבה.
