טיפים להטמעת מערכות

הטמעת מערכת חדשה בארגון הינו פרויקט חדש ומורכב הטומן בחובו לא מעט הפתעות שעשויים לחבל בהצלחת הפרויקט.
להלן מספר המלצות וטיפים שכדאי לקחת בחשבון לפני תחילת הפרויקט ובמהלכו:

• הגדרת מטרות הפרויקט: מה אנו מבקשים להשיג בהכנסת המערכת החדשה? ככל שהמטרות יהיו יותר מדויקות כך נגדיל את סיכויי הצלחת הפרויקט. אם יש צורך כדאי להשתמש גם בתתי הגדרות.

• זיהוי הפערים: עלינו לזהות מה הם הפערים הקיימים היום שעליהם נרצה לגשר.

• זיהוי המכשולים: חשוב לזהות מכשולים עתידיים אשר יקשו על מימוש הפרויקט. מכשולים אלה יכולים להיות גורמים מסוימים בארגון, תשתיות, לקוחות קצה, עלויות וכד'.

• מציאת פתרונות / חלופות: עלינו לחשוב על החלופות ו/או הפתרונות לפערים ולמכשולים הקיימים.

• הקמת צוות פעולה: חשוב להרכיב צוות פעולה, אשר יכלול נציגים של לקוחות הקצה ושל המחלקות האחראיות למערכת (כגון מחלקת ה-IT [מחשוב]). צוות זה יכול לכלול עובדים, מנהלים
לקוחות.
חלק מחברי הצוות ייקחו חלק בהטמעת המערכת, חלק אחר ישמש כViewers, נציגים אשר חווים דעה בלבד, סוג של יועצים וחלק מחברי הצוות ישמשו כ- Champions או Super Users , נציגים מחלקתיים אשר יעזרו בהטמעת המערכת וישמשו כמומחים למערכת.

• חלוקת תפקידים: חשוב להגדיר Leader לפרויקט ולחלק את העבודה בין חברי הצוות האקטיביים. חשוב לבנות לוח זמניים הגיוני ולבדוק שאנו עומדים בו.

• "אצבע על הדופק": בכל שלב בפרויקט עלינו לבדוק  כי הצעדים והמהלכים בהם אנו נוקטים תואמים למטרות שהגדרנו בתחילת הפרויקט. סטייה ממטרות אילו מצריכה "חזרה למקורות" או חשיבה מחודשת לשינויים ובחינה מחדש של שאר הסעיפים לעיל.

• בחירת ספקים: כאשר ניגשים לבחירת הספק חשוב:
1. להגדיר לספק את מטרות הפרויקט ולבקש ממנו הצעה למימושן.
2. חשוב לבדוק עד כמה המערכת המוצעת הינה User Friendly.
3. חשוב לבדוק את מהירות המערכת וקצב העבודה בה.
4. לבדוק עד כמה ה"שיטוט" בה אינטואיטיבי.
5. מהוא ההיקף של שירות הלקוחות המוצע לנו (24/7, רק בשעות מסוימות, כמה נציגים פנויים לתת מענה, תוך כמה זמן מתחייב הספק לפתור כל תקלה? וכו').
6. בחינת עלויות הפרויקט (חשוב לקבל פירוט אשר יכלול את כל הגורמים אשר יכללו בשירות, הוספת משתמשים חדשים למערכת, תחזוקה שוטפת, חידוש רישיונות, הוספת פיצ'רים וכו). רצוי להיעזר בנציג מחלקת ה- IT בהבנת סעיפים אילו.
7. ממליצים – בקשו מהספק שמות של חברות איתן הוא עובד ונהלו איתם שיחה מעמיקה אשר תכלול שאלות כגון: כמה זמן אתה עובד איתו? כמה זמן לוקח לו לתקן תקלה? האם יש תקלות רבות? באם תצטרך להטמיע מערכת נוספת, האם תבחר באותו ספק? ועוד.
8. אחד הדברים הכי חשובים במערכת הינה היותה כלי עבודה שימושי. כדי למנוע את סיוטו של כל ארגון שהוא: "לעבוד בשביל המערכת", חשוב להבין ולקבל הדגמה להכנסת הנתונים למערכת והפקת דוחות (שימו לב לרמת המורכבות ולזמן שלוקח לעשות זאת).

• שיווק: שיווק המערכת החדשה הינו חלק חשוב מאד להצלחתו של הפרויקט ולכן כדאי להשקיע בו מחשבה בכל הנוגע לאיזו שפה שיווקית כדאי לבחור, מה "ידבר" אל הלקוחות שלנו ועוד.
אל תשתמשו בהבטחות גדולות ובשיווק כוזב, יש לכם לקוחות חכמים שיגיעו לאמת מהר מאד .

• הדרכות: כדי להטמיע את המערכת צריך לתכנן את ההדרכות.
1. פרזנטציות – חשוב להכין פרזנטציה קצרה ככל שאפשר, שאינה עמוסה בטקסטים ארוכים "סקסית" ככל האפשר, המשלבת הרבה תמונות, חוש הומור ואלמנט "אלון גל" לסיום. אלמנט זה מגיע כחפץ או הדגמה חזותית בסיום הממחיש את מהות המערכת.

2. כדאי לתכן מראש מספר מועדים להדרכה כדי לעלות את מספר המשתתפים. באם קיימת הטרוגניות בין סוגי המשתמשים, כדאי ליצור סוגי הדרכה שונות, כגון הדרכה למנהלים / עובדים / Champions וכו'.

3. יש לשריין זמן לתרגול המערכת בזמן ההדרכה, באם מדובר במערכת מורכבת לשימוש.

4. באם מדובר במערכת הכוללת נתונים שונים של לקוחות קצה, ניתן לערוך תחרות נושאת פרסים בין המחלקות, כדי להשיקה בהצלחה ולהפכה לעדכנית ושימושית.

• חשוב לזכור להגיד תודה: לאורך הפרויקט ובסיומו, חשוב להוקיר את האנשים העיקריים שלקחו חלק במימוש והצלחת הפרויקט. יש דרכים רבות לעשות זאת, כל חברה והתקציבים שלה.

*מאת: דנה ברזילי