עבור מגייסים, יום גיוסים הוא יום של ג'אגלינג בין מחפשי עבודה, מועמדים, מנהלי גיוס, דואר אלקטרוני, מסכי טלפון, פגישות, שאילתות ודוחות. ניהול זמן יעיל הוא מיומנות קריטית כדי להישאר מעל המים.
גיוס כישרון מצריך הסתערות על עשרות דברים חשובים המתחרים על תשומת הלב שלך. רבים מהמגייסים חשים באופוריה של ממש ובהתלהבות שיא בימים עמוסים אלו, כל כך הרבה חלקים נעים במקביל לצד פרויקטים מתמשכים, וההפתעות שצצות בדרך המצריכות התמרון הטקטי ושמירה על הקצב.
אך העומס הזה יכול להקשות על המעקב אחר התהליך, דבר שעשוי לגרום לאנשי הגיוס להיות במצב תמידי של אי השלמת משימות.
ניהול זמן נכון ייקבע אם המגייס הוא יעיל או שלא. מגייס צריך לזוז מהר והוא לא תמיד מאורגן, ולכן חשוב לבנות שלבים אוטומטיים לתוך התהליך.
ניהול זמן אינו חייב לדרוש תחזוקה מורכבת או גבוהה. במקום זאת, השיטות צריכות להשלים את פעולות המוח של המגייסים ולעבוד יחד איתם. יש כיום אינספור פלטפורמות ארגוניות, אפליקציות ומערכות לתכנון וניהול משימות, שיעזרו למגייסים מאוד לנהל את הזמן.
חשוב לבצע רישום ומעקב על מה שאתם רוצים להשיג. זוהי טקטיקה ארגונית בסיסית, אם אתה מעדיף לכתוב את זה בכתב יד או באמצעות רישום דיגיטלי, העיקר שזה יהיה רשום ולנגד עיניך.
ישנם אנשים שעצם הפעולה של כתיבת מטרות העבודה שלהם בעט, מסייעת להם להישאר ממוקדים. ישנם כאלו שמחזיקים פנקס ליד המקלדת, ואחרים שכותבים ביומן של גוגל או בתוכנות אחרות. העיקר שהכל יהיה רשום ומסודר ונתון למעקב.
ברגע שאתם מסיימים את המשימה, אפשר להחליק את הרשימה. אם זה משהו רלוונטי שמצריך התראה, אפשר ליצור התראות ביומן גוגל.
גם Microsoft OneNote היא תוכנה טובה למעקב אחר משימות. אפשר לשמור את כל ההערות על גבי הפלטפורמה, והיא ניתנת לשיתוף בקלות גם עם אחרים בצוות. אין הגבלה על כמה מידע ניתן לקטלג בה, וקל לגשת אליה ולמשוך מידע.
חשוב לבחור כלי שנוח לכם איתו ושאתם מרגישים בטוחים לעקוב אחר המשימות היומיות באמצעותו. כדאי להימנע מתוכנות שנמצאות באופן בלעדי על שולחן העבודה במחשב ואינן מסונכרנות בין מכשירים.
הקצו זמן מוגדר לביצוע המטלות, גם אם מדובר במטלות שאפשר לפזר לאורך שעות היום. ככל שתקציבו להן זמן מוגדר ותחום, כך תעמדו בזמנים טוב יותר ותסיימו אותן במועד.
קחו זמן רזרבי לאחר פגישות עבודה או שיחות וועידה וראיונות, כדי לארגן לעצמך את המידע מהפגישה, לכתוב אותו ולשמור.
סדר עדיפויות של משימות. הקפידו לעשות סדר עדיפויות בין המשימות. זה לא יהיה חכם "לבזבז" יום שלם על תיקון מחשב שהטכנאי יכול לבצע עבורכם, כאשר עליכם לעבור על עשרות קורות חיים שקיבלתם. אם אתם מרגישים צורך לנסות לתקן את המחשב בעצמכם, השאירו זאת לסוף היום ובינתיים עבדו על מחשב אחר. סדר העדיפויות של המשימות צריך להיעשות בחכמה ובהתאם למידת הדחיפות והחשיבות שלהן.
