מיכל גלבוע, מנהלת התקשורת הארגונית של אוניברסיטת בן-גוריון בנגב, היא יו"ר מושב תקשורת פנים ארגונית ומרכיבי ההשפעה של משאבי אנוש בארגון, בכנס משאבי אנוש 2016 שיתקיים ב- 31 במרץ.
כיצד תקשורת פנים ארגונית תורמת להצלחת הארגון?
מיכל גלבוע מסבירה: "תקשורת בתוך הארגון מתנהלת מעצמה, בין אם נרצה ובין אם לא. התקשורת מתרחשת במסדרונות ובחדרים, בפינות הקפה ובמגרשי החנייה – היא תמיד שם. ארגון מכיל שיודע לנהל את התקשורת נכון, יכול לנתב את ניהול התקשורת להצלחה שלו. ארגון שלא מנהל את התקשורת, כך שאנשים ניזונים מחלקי עובדות, מחוסר אמיתות ומשמועות מבלי שלארגון תהיה שליטה על כך, גורם לאותם אנשים להסיק מסקנות וכתוצאה מכך להחליט החלטות שאינן תמיד נכונות או רלוונטיות למציאות ואז הבסיס אינו יציב. כאשר הארגון מנהל נכונה את התקשורת והמסרים, ומתרגם את הערכים של הארגון דרך התקשורת הארגונית, הוא זה שמעביר את המסרים הנכונים ומייצב את הארגון כולו.
מהו למעשה תחום התקשורת הארגונית?
"תחום התקשורת הארגונית התפתח בחמש עשרה שנה האחרונות מאז שהארגונים גדלו. כיום כמעט לכל ארגון המחזיק בלמעלה מ- 1000 עובדים, יש פונקציה של תקשורת פנים ארגונית, שהיא בעצם הצלע השלישית מבין שלוש צלעות המשולש: דוברות וקשרי חוץ (אשר פונים למעצבי דעת קהל, עיתונאים, משפיעים וכו') שיווק (אשר פונה ללקוחות קיימים, לקוחות פוטנציאלים וכו'), והתקשורת הפנים ארגונית – שהקהל שלה כולל את כל עובדי הארגון. אם אתה שוכח או ממעיט בערכה של הפונקציה הזו, הארגון נפגע לאורך זמן וגם שתי צלעות המשולש האחרות מתחילות להיחלש".
כיצד מנהלים את התקשורת הפנים ארגונית?
"את המידע והמסרים שהארגון רוצה להטמיע, מעבירים מנהלי התקשורת הפנים-ארגונית, והכל תלוי בתשתיות שהם בונים בארגון. התקשורת המקוונת כוללת ניוזלטרים, מיילים, לוחות מודעות דיגיטאליים, מסכים מדברים, רשתות חברתיות, אתר אינטרנטי חי, דינאמי ורלוונטי ובמקביל תקשורת פרונטאלית, פנים-אל-פנים הכוללת כנסים תקופתיים, מפגשי 'שולחן עגול' מסוגים שונים ועם דרגי ניהול שונים, פורומים, קבוצות מיקוד, צוותי חשיבה, מפגשי מנהלים, פרוייקטים אירגוניים מסוגים שונים ועוד.
הכל צריך להיות נגיש ושקוף וממותג טוב כך שכל אחד מאלפי העובדים בארגון ירצה להיות שותף, להרגיש את תחושת האיכפתיות משולבת עם מעט סקרנות, וצריך לזכור שהמטרה היא – לייצר ענין בכל עידכון שנשלח לעובדים. למרבה הפלא – אפילו סקפטיות וציניות יכולים לקדם תהליכים – אם לוקחים אותם בעוצמה הנכונה ויודעים איך לטפל בהם. כל תהליך וכל מסר צריך להנגיש לעובדים עם הרבה כבוד, עם יכולת הקשבה והסתכלות קדימה, ואת המסרים יש להעביר בצורה הברורה ביותר ובגובה העיניים".
באוניברסיטה, תחום התקשורת הארגונית הוא חדש יחסית למרות שאוניברסיטת בן-גוריון בנגב נוסדה לפני 47 שנה ומעסיקה כ – 6000 חברי סגל. הנהלת האוניברסיטה הבינה, לפני כ – 3 שנים, שיש לתת מענה מקצועי ורציני לעניין הזה ובכך השוותה עצמה לאירגונים גדולים, גלובאליים ומתקדמים.
הדוגמאות, מתהליכי התקשורת הארגונית באוניברסיטה, הן רבות ומגוונות. נציין כאן את מפגשי ה'דיאלוג' – במסגרתו הנהלת משאבי אנוש מגיעה לכל יחידה אירגונית למפגש בן שעתיים אשר כולל סוגיות, נושאים ואתגרים בתחום משאבי אנוש והשפעתו על חברי הסגל באותה יחידה.
"קפה אצל רבקה" – הוא דוגמה למפגשים תקופתיים בלשכתה של נשיאת האוניברסיטה, הפרופ' רבקה כרמי, אליהם מוזמנים, חברי סגל מתחומים שונים, פקולטות שונות, מקצועות שונים לדיון פתוח, ללא מצגות, דפים ותרשימים – רק שיחה פתוחה על הנושאים המעסיקים אותם. בדרך זו הם גם חווים את תהליך הניהול, כולל התלבטויות ומחשבות, של מערכת גדולה כל-כך מזווית הראייה של הנשיאה.
"יש לי הברקה" – הינו פרויקט הנמצא בראשית תהליך ההטמעה שלו, ובו כל עובד יכול להציע רעיונות שיכולים לשפר את יעילות הארגון ולחסוך לו כסף, רעיונות שאינם בהכרח קשורים לתפקיד העובד או למחלקה שלו. בפלטפורמה הזו העובד יכול להביא הצעה מנומקת ואנחנו מעבירים את ההצעות הטובות למומחה התוכן באוניברסיטה, שנותן את חוות הדעת שלו. כדי להניע את העובדים להשתתף בפרויקט הזה, במידה והרעיון מתקבל ומיושם בפועל, גם המחלקה שמאמצת את הרעיון מתוגמלת וגם העובד שהעלה אותו. בכך אנו מעודדים מסר של אכפתיות ושייכות."
"כל הרוצה להחכים – ידרים" (ציטוט של דוד בן-גוריון מיום הקמת האוניברסיטה) הוא פרוייקט נוסף של התקשורת הארגונית המזמין את המנהלים בקמפוס, לעשות עצירה קטנה ולקחת את חברי הסגל שלהם לביקור באחד מתוך כ – 45 אתרים הנמצאים בתוך הקמפוס, ממש 'מתחת לאף' אך למי יש זמן??? (חדרי מעבדות, מוקד ביטחון, הספרייה, מיזמים של מעורבות חברתית, גינת זיכרון, מעבדות מחקר, פרוייקטים הנדסיים, רפואיים וכו'). כל מנהל מוזמן לעשות זאת אחת לשנה בסך הכל, אך כבר עכשיו אני רואה מנהלים שחוו זאת פעם אחת ומיד מנסים לתאם ביקור באתר נוסף. התקשורת הארגונית במקרה זה, מאפשרת ליחידות אירגוניות להכיר יותר מקרוב יחידות ארגוניות אחרות ולשפר את ערוצי התקשורת ביניהם סביב תהליכים מקצועיים והכרות עם עולמות התוכן של האתר בו הם מבקרים.
"רגע לפני הסופ'ש" – הוא פרוייקט שמיכל אוהבת במיוחד…. "האוניברסיטה היא ארגון גדול ומלא בעשייה אקדמית, מחקרית, חינוכית ותפעולית. כל אחד מחברי הסגל מאד בקיא בעניינים שלו, במשימות שלו ובעשייה שלו אך היכולת 'לדעת הכל' היא ממש קטנה ואפילו בלתי אפשרית.
יחד עם זאת, כל אחד מחברי הסגל באוניברסיטה הוא שגריר שלה. על מנת לתת לו 'כלים' להיות 'השגריר המצוין ביותר', פיתחנו, בשיתוף עם מחלקת הדוברות, את 'רגע לפני הסופ'ש' – אחת לשבוע, בימי חמישי, בשעות הצהריים, מתפרסם ניוזלטר קצר וממוקד הנקרא 'רגע לפני הסופ'ש', ובו יש הצצה קטנה לכמה נושאים שאירעו השבוע בקמפוס וכדאי לך לדעת עליהם. כך אתה יכול לקרוא בקלילות רבה ולספר לבני המשפחה, חברים, מכרים, והכי חשוב – לסטודנטים חדשים או כאלה המתלבטים האם לבוא ללמוד אצלנו". "… אני רואה את התפקיד שלי, מחובר למטרות הארגון, ברגע שחברי הסגל מרגישים שיש להם כלים לדבר, להסביר, לייצג, לשגרר את העשייה האוניברסיטאית אני בטוחה שניתן להגדיל את כמות הסטודנטים הנכנסים בשערי הקמפוס מידי יום".
אילו סוגי מסרים מעבירה התקשורת הפנים ארגונית?
"המסרים יכולים להיות להשתנות ע"פ המצב העיסקי והאירגוני של החברה ונתונים בידי ההנהלה. אבל מה שתמיד חשוב עבור מנהלי התקשורת האירגונית – לדאוג לחבר כל מסר לערכי החברה ולעקרונות העבודה שלה. החל מיחסי עבודה, שותפות, חסכון, התייעלות ועד למסרים המעוררים אכפתיות, שייכות, גאווה וכמובן עידכונים שוטפים, שינויים ארגוניים ועוד. אם זה ארגון גדול קורים בו המון דברים ולהנהלה מתקדמת חשוב שהעובדים יכירו את הדברים וידעו עליהם. תקשורת טובה מייצרת יחסי אמון בין ההנהלה לעובדים וכלל החברה. אבל את האמון יש לבנות בצעדים קטנים ומדורגים, בצורות שונות, מזוויות שונות – ולא באירוע חד פעמי עם זיקוקים וקייטרינג מעולה".
מיכל גלבוע, היא מנהלת התקשורת הארגונית של אוניברסיטת בן-גוריון בנגב, למיכל ניסיון עשיר בתחום משאבי האנוש בכלל ובתחום התקשורת הארגונית, הרווחה והאחריות החברתית בפרט, ובעבר שימשה בתפקידים הבאים: מנהלת התקשורת הארגונית ואחריות חברתית ב – Better Place, סמנכ"ל משאבי אנוש ב'אייס אוטו-דיפו', מנהלת הרווחה ואחריות חברתית ב'קומברס' , מנהלת משאבי אנוש ב'אמדוקס', ומנהלת משאבי אנוש ב'סלקום', שם גם היתה חלק מצוות הקמת החברה. למיכל תואר שני בלימודי עבודה מאוניברסיטת תל אביב.
