העולם נמצא כל הזמן בתנועה ועבר בין מיקומים רבים. בהתאם לכך, כוח העבודה "הנייד" של היום משיב על הודעות דוא"ל במהלך ארוחת הערב, כותב דו"חות בזמן טיסות, ומשתתף בשיחות ועידה תוך נסיעה במכונית.
מספר הולך וגדל של עובדים מעדיפים שעות גמישות על פני עבודה של 09:00-17:00. למעשה, מחקר שנערך לאחרונה בחברת פורצ'ן 500 מצא, כי עובדים שזוכים לשעות גמישות הם מאושרים יותר ופחות נוטים ללחצים פסיכולוגיים, מאשר עמיתיהם העובדים בלוח זמנים מסורתי יותר. עם זאת, קיים חשש בעניין: מדיניות גמישה יכולה ליצור אתגרים משפטיים עבור מנהלי משאבי אנוש. זו הסיבה שמחלקות משאבי אנוש חכמות מפתחות מדיניות אפקטיבית ומשלבות אותה עם האמצעים הטכנולוגיים, כך הן טוות מבלול חוקי ובטוח לארגונים ניידים ופרודוקטיביים יותר.
עובדים מהרכב עלולים להוות סיכון משפטי
רובנו כבר בודקים את האימליים שלנו מהרכב ועונים על טקסטים הקשורים לעבודה ועובדים רבים גם מצטרפים לשיחות ועידה מן המכוניות שלהם. באופן אידיאלי, עובדים משתמשים בקול ולא בידיים ונמנעים מהודעות טקסט בזמן נהיגה, אבל אפילו מכשירים שמאפשרים שימוש ללא ידיים יכולים לגרום להסחת דעת קוגניטיבית, חוסר יכולת להתמקד, ואם אחד העובדים שלך מעורב בתאונה תוך התמקדות בעבודה – אפילו אם ביצע שיחה בדיבורית – הארגון שלך עשוי להיות אחראי. צורה זו של נהיגה מוסחת תהיה כנראה נפוצה אף יותר, כאשר יצרני הרכב יתחילו לצייד את הרכבים במערכות ווידאו ומערכות שמפעילות באופן אוטומטי קול וסרטונים שנשלחים בדוא"ל כדי להיות פרודוקטיביים. מחלקת משאבי אנוש בארגון צריכה לנסח ולאכוף מדיניות קפדנית האוסרת על העובדים להשתמש בסמארטפונים ובעזרים ניידים בזמן הנהיגה.
רשתות סלולריות יוצרות איומים פוטנציאליים באבטחה
מספר הולך וגדל של ארגונים, במיוחד אלה הכפופים לתקנות פדרליות, אוסרים על עובדיהם להשתמש ברשתות ציבוריות כדי לגשת למידע מוגן. אבל אנשים נוטים לשכוח או להתעצל ואז נוצרות בעיות אבטחה לא דיגיטלית. כשמישהו עובד בפומבי – הרחק מהמשרד המאובטח, סכנות פריצה למידע נמצאות בכל מקום, לא רק בסביבה הדיגיטלית. זר יכול היה לראות מידע סודי על ידי התבוננות מעבר לכתפו של עובד בטיסה עמוסה, ומתחרה יכול לצותת לשיחת ועידה בלובי של מלון.
עובדים שמטיילים או עובדים מחוץ למשרד, צריכים להיות מצוידים באינטרנט מוגן בסיסמה, וכלים כגון מסנני פרטיות המונעים מאחרים להציץ במחשב הנייד, בטאבלט או במסך הטלפון החכם. בנוסף, אכיפת מדיניות חזקה וחינוך העובדים לגבי תפקידם בשמירה על האבטחה, יכולים לסייע בהגנה מפני איומים אלו.
מדיניות BYOD עלולה לגרום לבעיות תאימות
מדיניות BYOD (The Bring Your Own Device) שמאפשרת להביא ולהשתמש בהתקן הפרטי שלך בעבודה (טאבלט, מחשב נייד, מכשיר סלולרי), יכולה לחסוך לחברות כסף על רכישת ותפעול התקנים ולהציע נוחות לעובדים. עם זאת, חשוב מאוד שמחלקות משאבי אנוש ומחלקות ה- IT יפעלו יחד כדי לפתח מדיניות ונהלים של BYOD, אשר עוקבים אחר תוכנות ומכשירים הנמצאים בשימוש ומתאימים להם תוכנות אנטי וירוס ותוכנות אבטחה. חשוב גם לקבוע הנחיות לשימוש ברשת ולגישה לנתונים רגישים. כמו כן, עליך לוודא שכל המכשירים המשמשים לעבודה מצוידים בטכנולוגיית נעילה (באמצעות סיסמה, קוד PIN או טביעת אצבע) ויכולת לעקוב מרחוק, להשבית ולמחוק תוכן ממכשיר שאבד או נגנב, במיוחד אם החברה שלך עוסקת בנתונים סודיים ופיננסיים.
