ב-1 בינואר 2016 יצאה לדרך המהפכה בתחום המוצרים הפנסיונים, שתביא איתה מהפך מקצה לקצה בחייהם של מעסיקים, יצרני גמל ועובדים כאחד. המהפך לא יפסח גם על ועדי עובדים, יועצי וסוכני ביטוח, וחברות השכר. בחזית המהפכה ניצבים מנהלי משאבי האנוש וחשבי השכר שמעתה יצטרכו לנהל את ההפקדות הפנסיוניות של העובדים בשיטות שלא הכירו עד כה.
"האתגר הגדול ביותר שמעסיקים יצטרכו להתמודד איתו יהיו קרנות הפנסיה וביטוחי המנהלים", אומר מלכיאל רחמים, משווק פנסיוני, בשיחה עם HRus. "גם בקופות הגמל ובקרנות ההשתלמות יהיו שינויים אבל האתגר הגדול והשינוי המהותי ביותר טמון, כאמור, בביטוחי מנהלים וקרנות הפנסיה החדשות".
מהו מוקד השינוי מנקודת הראות של משאבי האנוש?
"השינוי הגדול וכנראה גם החשוב ביותר עבור מנהלי משאבי אנוש וחשבי השכר הוא שהשיטה לפיה המעסיק נהג לייצר לפי הבנתו את הקובץ שעליו הוא נהג לדווח על נתוני העובדים שלו, נאלצת לפנות את מקומה לשיטה החדשה. החל ב-1 בינואר 2016 מעסיק המעסיק עשרה עובדים או יותר, לא יוכל עוד לבקש מחברות השכר לבנות קובץ המותאם להעדפותיו כדי לדווח על נתוני העובדים שלו. (עבור מעסיקים המעסיקים פחות מעשרה עובדים, יחולו התקנות החדשות החל ב-1 בינואר 2017).
"כלומר, המצב בו מעסיקים דיווחו בדרך שהם רצו ובחרו, הגיע לסיומו. החל ב-1 בינואר הקרוב, בכל תוכנית שהמעסיק מדווח, בין אם זה קרן פנסיה, קופת גמל, קרן השתלמות או ביטוח מנהלים, יהיה עליו לדווח על פי קובץ אחיד. אין יותר קבצים בבנייה עצמית. מעתה נקבע מבנה קובץ אחיד וכולם חייבים לעבוד ולשדר על פיו. האחידות הזאת מקלה מאד על הבקרה, על איכות קליטת הנתונים ועל מהירות קליטת הנתונים. הכול מדווח על פי אותם כללים".
אחידות הדיווח מתבטאת לא רק במה שרשום בטופס הדיווח אלא גם במדיה שדרכה מתבצע הדיווח. לדברי מלכיאל, "החל ב-1 בינואר, אין יותר העברת נתונים על ניירת, על דיסקים או בדואר אלקטרוני. מעתה הכול עובר ב'כספות אלקטרוניות' (קבצים אלקטרונים). והכול חסוי, תוך הקפדה על צנעת הפרט.
"המשמעות היא, שכל קובץ שיוצא מהמעסיק, חייב לעבור בתווך מקובל: או דרך המסלקה הפנסיונית אל ארבעת יצרני הגמל (פנסיה, ביטוח מנהלים, קופת גמל, וקרן השתלמות) או שחברת השכר תשדר באמצעות הכספות האלקטרוניות אל יצרני הגמל. כלומר, לא חייבים לשדר דרך המסלקה אבל כן חייבים לשדר בסליקה מקוונת באמצעות תווך שיודע לבצע זאת על פי התקנות החדשות". מלכיאל מדגיש, כי "אחד המרכיבים המהותיים במערכת החדשה הוא קבלת היזון חוזר בתוך שלוש שעות מרגע השידור, לגבי השאלה האם הקובץ תקין או לא".
במה זה שונה ממה שהיה עד כה ומה יהיה היקף התיקונים שידרשו?
"בעבר, אם לא הצליחו לקלוט את הטופס נהגו להניח אותו בצד ולדחות את הדיווח. הטופס המתין שבוע, שבועיים, חודש וכד'. כעת אין יותר אופציה כזאת. בתוך שלוש שעות מנהל משאבי האנוש וחשב השכר יודע אם הקובץ תקין או לא. ואם הוא לא תקין, המערכת אומרת לו מה לא תקין והוא חייב לתקן בתוך שלושה ימי עסקים".
בנוגע להיקף התיקונים שיידרשו אומר מלכיאל, כי "אני מעריך שבין ה-1 ל-15 בפברואר השמיים יפלו על ראשי הרוב המוחלט של המעסיקים שיש להם עשרה עובדים או יותר. מבחינה סטטיסטית, אני מאמין שכ-20% מהדיווחים למוצרי הפנסיונים כיום אינם תקינים. מדובר על טעויות כמו למשל תאריכי לידה של העובד, מין העובד ועוד. שגיאה נוספת צפויה להתקבל בנוגע לסכומים. המעסיקים לא תמיד מדווחים מהו גובה המשכורת שממנה מפרישים ליצרן הגמל. מעסיקים רבים מדווחים איזה סכום שהם רוצים. וגם החלוקה לאחוזים לא תמיד מתאימה לחלוקה שאמורה להיות בין תגמולים, פיצויים ואבדן כושר עבודה".
מה יקרה אם המעסיק לא יגיב בזמן להתראת השגיאה?
"אם מעסיק לא יגיב להתראת השגיאה ולא יתקן, המערכת תמתין מספר ימים ולאחר מכן תשלח הודעה למשרד האוצר על כך שהמעסיק אינו מגיב. האוצר יכול לשלוח התראות למעסיק ולנקוט נגדו בעיצומים כספיים".
כעת נותר למנהלי משאבי אנוש ומנהלי שכר רק לענות לשאלה: האם אתם מוכנים לשידור הדוח במתכונתו החדשה?
