לכל חברה במשק יש אתר בית, לעתים אף אתר בית ואתרים תומכים, אתר דו לשוני או רב לשוני, מעוצב ומקודם במנועי החיפוש כדי למשוך תנועת לקוחות, משקיעים ופרטנריים פוטנציאליים בתחום.
אולם מה בנוגע לפורטל פנים ארגוני? אותו ממשק שמאפשר לעובדי החברה לנהל מערכת תקשורת חכמה ומתקדמת בינם ובין עצמם, ומסיע באופן ניכר בהליך גיוס העובדים בארגון? כצפוי, רוב הארגונים בארץ עדיין לא עברו לפורטל ארגוני ( או לפורטל ארגוני מתקדם) וזו החמצה לכל הדעות.
פורטל ארגוני מהווה פתרון מתקדם לניהול כלל הידע, המסמכים, חוזי העבודה וההסכמים, סיכומי פגישות ומזכרים ועוד. זהו בסיס הנתונים של החברה המיועד עבור עובדיה, כשהוא מחליף את כל המערכות הקיימות לניהול תקשורת פנים ארגונית (שליחת מיילים, העברת מסרים באמצעות הטלפון או באופן פרונטלי, שליחת מזכר לציבור העובדים ועוד). מערכת אחת מאפשרת לקשר בין עשרות, מאות ואלפי עובדים אשר לעתים יושבים בבניין אחד ולעתים מתפרסים על פני כמה סניפים נפרדים.
המטרה העיקרית היא ליעל תהליכי עבודה בארגון, לקדם אווירה של שיתוף במידע, בנתונים ובמסמכים (שהם משאבי החברה), וגיבוש סטנדרטים חדשים של עבודה, על פי נהלים וכלי עבודה אחידים.
הפורטל יכול לשמש כפתרון מתקדם לניהול מסמכים, אשר מותאם באופן מלא לתהליך העבודה הקיים בארגון. כל מסמך שקיים בארגון נסרק ונשמר תחת ספריות נוחות לתפעול, כך שהוא יהיה נגיש לכלל העובדים. הפורטל, המכיל בתוכו טמפלטים של כלל החוזים וההסכמים, מאפשר לציבור העובדים גישה למסמכים הדרושים להם, כשעד כה הם כלל לא ידעו שמסמך זה כבר קיים או לחילופין – איך לאתרו. שיתוף חוזים והסכמים חוסך לעובד זמן, מונע כפילויות ומסייע לארגון לשמור על סטנדרטיזציה, קרי על יישור קו בין כלל המחלקות.
פורטל ארגוני מסייע למעקב אחר החלטות ויוזמות שהתקיימו בישיבות וכן בהתאם, מאפשר מעקב אחר יישום מסקנות ומעקב ובקרה אחר פרויקטים בתהליך.
קיים אף מודל של פורטל ארגוני ייעודי לתחום של "מודיעין עסקי". זהו מאגר שניזון ממספר מקורות, מקטלג מידע ומעביר אותו בין מקבלי ההחלטות בארגון באופן מיידי. בנוסף על סינון, קליטה, קטלוג והפצת מידע, ניתן גם להפיק דוחות כמותיים ואיכותיים על פי המידע המקיף, המקצועי, שנצבר בפורטל.
פורטל ארגוני משמש כלי תומך למנהלי משאבי אנוש בארגונים גדולים. ניהול תהליכי הגיוס, הקליטה והעזיבה של העובד, עדכון שכר, העלאת שכר, תוספת בתנאים, קידום בדרגה וכל יתר המרכיבים מסתנכרנים באמצעות המערכת. האינטגרציה בין כלל מערכות החברה הופכת את תהליך המיון, הקליטה וההדרכה, הערכת העובד, שימור העובד, פיטורי העובד והפרשת העובד לגמלאות – לתהליך קצר יותר, יעיל יותר ובעיקר – מקצועי יותר.
