טרנספורמציה להעלאת ממוצע איכות ההחלטות של הארגון – פרק א'

נכתב על ידי: דיויד סלומון, מומחה בניהול איכותי קבלת החלטות בחיי היום יום

טרנספורמציה ארגונית  לשיפור קבלת החלטות של הארגון ברמת הפעילות השוטפת:

קבלת החלטות היא המשתנה החזק ביותר המנבא את הצלחת הארגון. משלב הינקות של הארגון ועד בגרותו  (ראו מודל צמיחה והתחדשות של ארגונים פרופ אדיג'ס).

בעקבות ליווי של עשרות חברות מובילות במשק, מאות ארגונים בינוניים וקטנים, לרבות ליווי של עשרות מנכ"לים ומאות מנהלים, ניתן לציין, שהמצב העסקי, הכלכלי, והארגוני של כל ארגון משקף באופן ברור, ישיר וחד ערכי, את טיב ההחלטות שהוא יודע לקבל.

הפרק הראשון בטרילוגיית הכתבות שנביא כאן, עוסק בניהול שיפור איכות קבלת ההחלטות של הארגון. במסגרת זו נעסוק במרכיב: מרחב ואיכות תשומת הלב.

הקשר בין תשומת הלב לבין היקף קבלת החלטות

מנהלים ועובדים בארגון נוהגים לקבל החלטות לגבי נושאים שאליהם נתונה תשומת הלב שלהם. מנהל העוסק בייעול תהליך העבודה שבאחריותו, נוהג לקבל החלטות סביב פעילות זו. מנהל שתשומת ליבו נתונה לענייני קריירה, ייטה להיות מעורב בהחלטות סביב נושא זה.

מי שתשומת ליבו מתמקדת בצורתו החיצונית ובדרך שבה הוא נראה על ידי אחרים, ימצא עצמו שוהה יותר זמן בחנויות בגדים או אתרים העוסקים בבגדים, ויקבל יותר החלטות בנושא רכישת בגדים מאשר, לדוגמה, מי שתשומת ליבו מתמקדת בנושא אחר. העיקרון המנחה הוא, שאנשים, מנהלים וארגונים מעורבים בקבלת החלטות, בנושאים שבהם נמצאת תשומת הלב שלהם.

האתגר הארגוני במאה 21:   

אחד האיומים על רמת הפרודוקטיביות ועל ה-WELL BEING  בחיי העבודה במאה 21, נובע ממידת יכולתם של מובילי הארגון לסייע לעובדיהם להגביר את המרחב והעומק של תשומת הלב בפעילות שלשמה הם נמצאים בארגון.

זהו אתגר למנהלים, הנובע מהמתקפה האינטנסיבית של גירויים ורעשים סביבתיים המסיחים את תשומת הלב של העובד במהלך שעות עבודתו. הם תופסים תאוצה אקספוננציאלית, ומזהמים את כושרו של העובד לשמור על ריכוז אפקטיבי לאורך זמן במושא עיסוקו.

חלק ממתקפת הגירויים הינו גלוי והעובד מודע אליהם. ולכן הם נמצאים בשליטתו ובבחירתו. חלק אחר נמצא מתחת לראדר המודעות ולכן לא נתונים לבחירתו או שליטתו של העובד.

לכאורה.

בשני המקרים הסחות הדעת הללו פוגמות ברמה מהותית במרחב תשומת הלב של העובד, במספר ההחלטות שהוא מקבל בתחום עיסוקו, ומעל לכול באיכות ההחלטות הנגזרות מפיזור דעתו המוסחת. מאליו מובן, שגם הארגון עצמו יוצר גירויים חיצוניים התורמים אף הם להיקף הסחת דעתו של העובד.

מהם האתגרים הארגוניים של משאבי אנוש וצוות הניהול הבכיר בעשורים הקרובים

• הפחתה דרמטית של גורמי הרעש החיצוניים הפולשים לארגון ולתודעת העובד, כולל אלה המשודרים מהארגון, ו'גונבים' את תשומת ליבו של העובד.
• הענקת כלים להגברת ניהול אפקטיבי על תשומת הלב, המקדים את משך הזמן בו יכול העובד להישאר מרוכז.

ארגון, למרות היותו מותקף בגירויים חיצוניים\רעשים, שישכיל להעלות את כושרם של עובדיו לנהל את תשומת הלב שלהם, ויעלה את יכולתם להתרכז סביב משימותיהם לפרקי זמן ארוכים יותר, ייהנה מעובדים המקבלים יותר החלטות רלוונטיות לעיסוקם וברמת איכות גבוהה יותר.

תוצר נלווה לכך, יתבטא בעובדים מעורבים ומסופקים יותר, שכן, אין חלופה לחוויה של אוטונומיה אישית הנגזרת מההכרה שאתה מנהל את ההחלטות שבתחום עיסוקך.

האנלוגיה הטובה ביותר לארגונים בסביבה תחרותית בת ימינו הינה זירת מסחר אלקטרוני רווית אינטראקציות, הנאבקת על תשומת הלב והזמן של העובד.

ארגון כזירת מסחר אלקטרוני  

עולם הארגוניים של היום מתאפיין באין סוף רעשים חיצוניים המזמינים את העובד להיכנס לאינטראקציות (המהוות מפגש בן גירוי לתגובה) בטווחי זמן מתקצרים העונים לשם 'אזיקים אלקטרוניים'.

הם נאבקים על השגת תשומת הלב של העובד כדוגמת רשתות חברתיות, הודעות אימייל המשגרות אל העובד תכנים על פי בקשתו ועוד. הפרעות אלה מנהלות ומשפיעות עמוקות על תשומת הלב הפגיעה בלאו הכי של העובד, ובכך מפחיתות את כמות ואיכות ההחלטות המתקבלות יום יום ושעה שעה בארגון.

פגיעה במרחב תשומת הלב מפחיתה באופן לינארי את פרקי הזמן, עומק תשומת הלב, רמת הריכוז, והמיקוד, ובהתאמה גם את יכולות החשיבה, כושר עיבוד המידע, החשיבה היצירתית ולבסוף את איכות קבלת ההחלטות.

אחד המחירים הכבדים שהארגון משלם בתוספת ריבית גבוהה בגין הימצאות עובדיו בזירת מסחר זו, מתבטא בהשקעת משאבים יקרים בתיקון טעויות שהתקבלו, כנגזרת של הסחת דעת.

המצב הרצוי: להימצא באזור ה-ZONE ולקבל החלטות מיטביות

תחום ה-ZONE  הוא מונח המקובל בספורט תחרותי. זהו המקום בו הספורטאי נמצא במיטבו. זהו מצב בו הספורטאי פועל באופן טבעי וחסר מאמץ מנטלי, מגלה יכולות ריכוז, וכושר קריאת מהלכים קדימה. כל זאת תוך ניהול ו-ויסות מערכות הלחצים לטובת קבלת החלטות מיטבית להשגת מטרתו והצלחתו.

להיות ב-ZONE משמעו לא להרגיש מתח, חשש, פחד או כל רגש שלילי אחר. ההרגשה היחידה היא FLOW , זרימה אנרגטית גבוהה וחלקה. להיות ב ZONE הינה שאיפה אינהרנטית של כל ספורטאי תחרותי ברמה גבוהה. זהו מצב בו ספורטאים טוענים שהזמן עוצר מלכת. במצב של ZONE  רמת ההישגים, המוטיבציה והיכולות במיטבם. חוויה מעשירה ומעצימה כאחד.

תועלות הארגון באימון להרחבת תשומת הלב

כל רגע נוסף, שבו תשומת הלב של העובד ממוקד בעיקר, כך הארגון והוא מרוויחים. ברגע שתשומת הלב מנוהלת ברמה גבוהה יותר, הסיכוי לשפר את משך ואיכות הריכוז נכנסים לפעולה באופן טבעי ושניהם מהווים תנאי הכרחי לניהול איכות קבלת החלטות אופטימליות. רווח ארגוני ואישי משמעותי נוסף מתבטא, בכמות ההחלטות הפרו-אקטיביות שהעובד במצב ZONE מנהל-מקבל. כל אלה מחזקים את הביטחון העצמי במסוגלות ובכדאיות לקחת החלטות נוספות. התוצאה היא עובד עצמאי ויעיל יותר.

ידוע הוא שה'שכל' נמצא ברשתות שבמוח. ככל שתשומת הלב עולה, המוח נמצא במצב של חשיבה. כלומר, מצב של עיבוד מידע. ומכאן שמספר הרעיונות המועילים והיצירתיים עולה.

נקודה חשובה נוספת המתקבלת באמצעות הימצאות בתשומת לב וריכוז קשור לערנותו של העובד ויכולתו לזהות צמתי החלטה בעוד מועד בדומה לנהג מיומן ורגוע המזהה רמזור ממרחק. היכולת לראות מספר רב של צמתי החלטה שונים הינו תנאי הכרחי לקבלת החלטה פרו-אקטיבית חכמות. זאת, במובחן מעיוורון לצמתי החלטות, הנגרם מהסחת דעה שגורמת לנו לפספס רמזור העלול להוביל לתאונה קטלנית ולא הכרחית.

במצב בו הרבה מאוד עובדים בארגון נמצאים ברמת וכושר, תשומת הלב גוברת, ונוצר מצב של 'הדבקה' התופסת תאוצה סביבתית.  הארגון כולו מתמקד ומכוונן למטרה ברמת איכות קטיגורית שונה מזה של היום.

זהו האתגר הניהולי-ארגוני שאליו ראוי  צוות הניהול הבכיר בעידן המאה 21 לשאוף אליו.

לפרק השני בסדרה: טרנספורמציה להעלאת ממוצע איכות ההחלטות של הארגון – פרק ב'

לכתבות נוספות של דיויד סלומון: עידן בלימת המידע וההצלחה הארגונית