האם גם אתם מכירים את העובדים שנמצאים שעות ארוכות במשרד גם ללא צורך, עורכים טלפונים לקרובים, עושים סידורים, יוצאים לאינספור פגישות ומבזבזים המון זמן ליד מכונת הקפה? אחת הסיבות לתופעה הנפוצה הזו, הנה שבארגונים רבים עדיין מעריכים עובדים על ידי מספר שעות העבודה שהם מבלים בעבודה. לא בכדי עובדים שרוצים להרשים בשבועות הראשונים בעבודתם, מבלים שעות נוספות ומשתדלים לצאת אחרי כולם.
יתרה מכך, "הוא עובד מצוין – הראשון שמגיע בבוקר והאחרון שעוזב בערב!", זהו משפט שניתן לשמוע מנהלים רבים אומרים כשהם רוצים להעיד על מסירותו הרבה של עובד מסוים למקום העבודה. למרבה הצער הגישה הזאת עדיין רווחת ועובדים מוערכים על פי מספר השעות שהן שוהים במקום העבודה. עם זאת, תפוקה כפונקציה ישירה של זמן נכונה אם מדובר בעובדי פס ייצור או מרכז שירות לקוחות, אבל לא אם המשרה מצריכה חשיבה, רעיונות, חדשנות וידע.
מחקר משנת 2010 שפורסם בכתב העת Human Relations, מלמד שמנהלים נוטים למדוד עובדים בזמן ולא בביצועים. החוקרים ביצעו רעיונות עומק עם 39 מנכ"לים וגילו שהם ראו בעובדים שנמצאים שעות רבות יותר במשרד עובדים מסורים, חרוצים ואחראים יותר. רוברט ס. פוזן, מרצה בכיר בבית הספר למנהל עסקים באוניברסיטת הרווארד, מסביר לאתר ROWE (סביבת עבודה של תוצאות בלבד- Results Only Work Environment) מדוע התפיסה הזו שגויה.
התשלום לפי שעה ושבוע עבודה קלאסי בן 45 שעות הרגילו אותנו למדוד את העבודה לפי שעות הנוכחות שלנו. אך עם זאת, חלף זמנה של התפיסה הזו כאשר מדובר בעבודתם של אנשי מקצוע כמו עורכי דין, יועצים, אנליסטים ואחרים, אשר הערך של עבודתם קשור לידע שברשותם ולא לזמן. כאשר מנהלים מעריכים את עובדיהם על פי שעות נוכחות במשרד, הם למעשה מכשילים את פיתוחם של הרגלי עבודה פרודוקטיביים. התמקדות בשעות במקום בתוצאות שמושגות מונעת ממנהלים לענות על השאלה החשובה מכל: "האם אנו מנצלים את הזמן בדרך הטובה ביותר?" כתוצאה מכך, אנשי מקצוע מנצלים את הזמן באופן בלתי יעיל לעתים קרובות.
פגישות עבודה הן דוגמה מצוינת לכך. רק מעטים חושבים שהשתתפות בפגישות היא הדרך הטובה ביותר לנצל את הזמן וסקרים מראים שחלק ניכר מזמן הפגישות נתפס כבזבוז: מידע שמועבר חוזר על עצמו והדיון גולש לכיוונים לא רלוונטיים. אף על פי כן, פגישות כוללות הרבה אנשים, נמשכות זמן רב ואינן ממוקדות מספיק. אחת התשובות בראיון במחקר שהוזכר לעיל מדגימה זאת: "הבחור הזה, הוא נמצא בחדר בכל הפגישות. הרבה פעמים הוא לא אומר כלום, אבל הוא מגיע בזמן ואנשים מבחינים בכך. הוא בהחלט נתפס כאדם חרוץ וככזה שאפשר לסמוך עליו". עובד כזה זוכה לשבחים תודות לנוכחותו בפגישות, כשלמעשה אינו תורם בהן דבר ולא ברור מה הוא עצמו מפיק מהן.
העובד והמזגן עובדים שעות נוספות. אבל למה?
אנשים מקצוע רבים מנצלים את הזמן באופן בלתי יעיל כי בחברות "השעתיות" שבהן הם עובדים אין תרבות שדוחפת אותם לחשוב במרץ על הדברים המשמעותיים באמת. לעתים הדבר מביא לכך שהעובד יעסוק בליטוש אין סופי של משימה אחת, למשל מצגת, במקום לעסוק בדברים אחרים חשובים יותר.
החלק הגרוע ביותר הוא שאם מודדים תפוקה בשעות, כנגזרת מכך, הדרך היחידה להתקדם היא להימצא שעות רבות יותר במשרד. כך אנשים מוצאים את עצמם מבלים 50 שעות בשבוע בעבודה, ישנים מעט, בקושי רואים את המשפחה וגורמים להוצאות גבוהות למעסיק, ולו על התאורה, מכונת הקפה והמיזוג שפועלים שעות נוספות.
אז מה עושים? הצעד הראשון הוא להגדיר מה חשוב ומה חשוב פחות. לצד זאת, לפוזן יש עוד כמה טיפים שכדאי להנחיל לעובדים:
- היעדרו מפגישות עד כמה שאפשר. אם סיבת הפגישה אינה ברורה ואינכם בטוחים מה תפקידכם בה, פשוט שאלו. אם התשובה שתקבלו לא תהיה ברורה, זה סימן שמדובר בפגישה שהיא בזבוז זמן.
- אל תחששו להשתמש במקש delete כשאתם עוברים על תיבת הדוא"ל שלכם. ודאו שאתם מתמקדים במה שעוזר לכם ולצוותים שאיתם אתם עובדים להגיע ליעדים.
- אם אינכם יכולים להשיב "לא" לבקשה מסוימת, מלאו את המשימה והמשיכו הלאה. המשיכו לסלק הצידה בזבוז זמן בכל פעם שאתם יכולים לעשות זאת – וללא רחמים.
השינוי תלוי כמובן בעיקר במנהלים ובצורת החשיבה שלהם. האם עובד מתוגמל על כך שהגיע למשרד ביום שישי כי לא הספיק להשלים את משימותיו במהלך שבוע העבודה? האם עובד שכן הספיק להשלים משימות דומות באותו זמן תוגמל פחות? האם העובדים מתמרמרים בגלל חבריהם שעוזבים את העבודה מוקדם יותר ללא קשר להספקים? אלה שאלות שצריך לשאול. המעבר למתכונת של מדידת ביצועים במקום שעות הגיונית, חסכונית וטובה לכולם – חוץ מלאלה שבאים למשרד כדי לשתות קפה ולעדכן סטטוסים בפרופיל הפייסבוק האישי שלהם.
