תקופת הקיץ ולעתים גם תקופות אחרות, נחשבות במקומות עבודה מסוימים לתקופות חלשות. במקומות אחרים התקופה יכולה להימשך יום אחד. הטלפונים שקטים, מדי פעם נכנסת שיחה כדי להזכיר לנו שהם פועלים ושבכל זאת זה מקום עבודה…
יש הרבה דרכים להניע עובדים, אך תקופות חלשות הן הזדמנות טובה לעשות את זה. ראשית, במיוחד כשמדובר ביום אחד או יומיים חלשים, לא כדאי לעשות משהו בעניין. באופן כללי, כל עובד זקוק לאוויר לנשימה במסגרת העבודה, אז הניחו לו ליהנות מהשקט הזמני. הוא יעריך את זה, ובעיקר יזכור את זה בתקופות הלחוצות והשגרתיות.
כמובן בשילוב המנוחה, זה הזמן להנחות את העובדים מה לעשות בתקופה הנינוחה. ארגון סביבת העבודה ועשיית סדר במטלות ובמשימות, סגירת מטלות שנשכחו, תיעוד העשייה ושיפור הנגישות למידע שנאסף תביא להקלה בתקופות העומס, מה שיגרור בהכרח להנעת העובדים ועלייה במוטיבציה.
הנה מספר רעיונות אפשריים:
- ראו אם יש אפשרות לסייע לעובדים אחרים עמוסים, או למחלקות אחרות. בעתיד כשהמחלקה שלכם תהיה עמוסה ובצרות מבחינת מצבת כוח האדם, תוכלו לקבל מהצד השני עזרה, שלאחר היוזמה מצדכם – פשוט לא יוכלו לסרב לכם.
- סידור ניירת. ניירת תמיד מצטברת. אם לא תראו אותם על השולחן של העובד, תראו אותה במגרות. תמידי יהיו עובדים פחות מסודרים, וזה הזמן לבקש מהם לעשות סדר.
- ערכו שיחות. השיחה יכולה להיות קבוצתית ויכולה להיות אישית עם כל עובד. בקשו מהעובדים להעלות על הכתב נושאים לשיחה, הצעות ייעול או פשוט דברים שמציקים להם במהלך היום ויום ואין זמן לדבר עליהם. שיחות אישיות או קבוצתיות הן דרך פופולארית ויעילה להנעת עובדים, ויש מנהלים רבים שאינם מקפידים לערוך אותן בתדירות קצובה מפאת חוסר זמן. תקופה חלשה היא הזדמנות טובה לריענון.
- חשבו עם העובדים על פעילות חברתית בתוך המשרד.
- ארגון לוח השעם. כמה פעמים ראיתם על לוח השעם שלכם ושל העובדים שלכם פתקים לא רלוונטיים? לחילופין, מידע חשוב שצריך להיות זמין תוך שניות, אינו מונח במקום נגיש. זה הזמן לתלות אותו על לוח השעם.
- ארגון מחדש של רשימת הטלפונים. כי אלי כהן לא עובד בחברה כבר שנים, רותי לוי כבר שנה לא בתפקיד שבו היא רשומה, ומחלקת הרכש כבר מזמן לא יושבת בתל אביב.
- פרויקט מחשוב נתונים. טבלאות, רשימות, נהלים – בטוח שיש הרבה מהם שרשומים במחברת במקרה הטוב, או על פתק מתנפנף ברוח במקרה הרע. זה בדיוק הזמן להתקדם ולמחשב את המידע החשוב הזה.
- שיווק. זה הזמן לסבב טלפונים ללקוחות/ עובדים. הנה הזדמנות לשיחה תקופתית עם לקוחות חשובים/ מרכזיים, או כאלה שפחות יוצא לשוחח עמם ביום יום, ולשמוע מה שלומם. זה גם יכול להיות הזמן לרעיונות יצירתיים אחרים.
- תיעוד פעולות/ מהלכים/ הוראות/ מקרים חריגים. תיעוד הוא נושא חשוב במהלך היום יום. עובדים ישראלים נחשבים לחלשים בו באופן יחסי למדינות אחרות. כדאי לשבת עם העובדים על האירועים בחודשים האחרונים ולוודא שכל החריגים מתועדים, כדי שעובדים חדשים ואחרים יוכלו ללמוד מהם. יש מעט יותר זמן מת לעובדים – זה הזמן הטוב ביותר לבצע הדרכות ולהקנות ידע. בעולם משתנה תמיד חשוב לשמור על היתרון היחסי שלנו על מול השוק, עובדים מקצועיים יעניקו לנו את היתרון הזה ואין דרך טובה יותר לניצול תקופות חלשות מאשר ביצוע הדרכות, בתוך הארגון ומחוצה לו.
הדרכות לא רק משפרות את היעילות והאפקטיביות של הארגון לזמנים הלחוצים יותר אלא גם נחשבות כסוג של הטבה אצל מרבית העובדים. יותר מכך, הדרכות פנים ארגוניות (בהן עובד אחד חונך/מלמד עובד אחר [או מספר עובדים]) לא רק משפרת את המקצועיות של כל הנוגעים בדבר, אלא גם נעשת כמעט ללא עלות מצד הארגון.
לסיכום, תקופות חלשות הן הזדמנות טובה להתרעננות והנעת עובדים. חשוב לתת לעובדים ליהנות ממנה, ולא לבקש מהם לעשות ספונג'ה במשרד. מצד שני, ובעיקר כשמדובר בתקופה ארוכה, מומלץ לנצל את ההזדמנות ולעשות את כל הדברים שלא מספיקים לעשות בשגרה הלחוצה. ואז גם עצם עשייתם תתרום להנעת העובדים.
