חברת Oracle כבר מזמן איננה רק חברת IT ומערכות מידע. החברה מאפשרת לארגונים, גדולים כקטנים, לשפר את התהליכים העסקיים הפנימיים והחיצוניים בארגון. בין כלל הפתרונות ניתן למצוא את קבוצת הפתרונות לעולם ה- HCM (ניהול המשאב האנושי – Human Capital Management).
אחת המערכות מחבילה זו היא מערכת ה-User Productivity Kit המספקת פתרונות לניהול ידע – למידה והדרכה, מתוך מענה לצורך ממשי גדל והולך של ארגונים לפתרונות ניהול תהליכי ידע והדרכה, אשר ישפרו את תהליך הלמידה ויחסכו עלויות לארגון.
לקראת הכנס חדשנות בטכנולוגיית HR, שוחחנו עם ארנון ברזילי, מנהל מכירות פתרונות עסקיים באורקל ישראל ומרצה בכנס, על חשיבות הטמעת תהליכים עסקיים כחלק מניהול ההון האנושי בארגון.
מהו האתגר אתו הארגונים מתמודדים כאשר הם באים לבחון את ה- UPK?
לאור הניסיון הרב שצברה אורקל בעולם, ולאור הניסיון הייחודי שלנו בישראל בעשרות לקוחות, אנו רואים מספר אתגרים בנושא הדרכה והטמעה של מערכות ותהליכים בארגונים:
- משתמשים שונים נדרשים לאמצעי הדרכה שונים.
- בארגונים שבהם יש פיזור גאוגרפי רב, תהליכי ההדרכה וההטמעה של תהליכים עסקיים ומערכות דורשים ריכוז מאורגן של משתמשים לטובת הדרכות, מה שלעתים אינו יעיל מספיק.
- תהליכי הטמעה גלובליים מחייבים יצירת אמצעי הדרכה בשפות שונות, דבר הצורך זמן ומשאבים רבים.
- מחקרים הראו שמשתמשים שוכחים כ-70% מהחומר הנלמד במהלך השבועיים הראשונים מיום עליית המערכת לאוויר – Go Live. תמיכה המשכית יוצרת לחץ כבד על מרכזי התמיכה – Help Desk.
- שינויים בתהליכים העסקיים ובמערכות מחייבים ביצוע שוטף של שינויים באמצעי התיעוד וההדרכה.
- נדרש להקים סביבה נפרדת במערכת המידע לשם ביצוע הדרכות ותרגול למשתמשים.
- ארגונים משקיעים זמן רב בבחינת כיצד התהליכים העסקיים באים לידי יישום בתפעול היומיומי והמערכות שבשימוש.
לדוגמא, בין עשרות לקוחותינו בארץ נמצאת אחת מהחברות הישראליות הפועלות בשוק הגלובלי. הם עובדים עם המערכת שלנו מזה מספר שנים בכדי ליישם שפת הדרכה ארגונית אחידה ברחבי העולם, וזאת בנוסף לחסכון כספי אדיר הנוצר מהחיסכון בהטסת מדריכים ברחבי העולם בכדי לתמוך באלפי משתמשים ברחבי הגלובוס.
מה מייחד את ה- UPK?
הרעיון מאוד פשוט – בלחיצת כפתור אחת המערכת מספקת מעל 10 תוצרים שונים – סרטי הדרכה, סימולציות, מצגות, מדריכים למשתמש ולמדריך, תסריטי בדיקות, אתר אינטרנט המשמש מרכז ידע, מבחנים עם יכולת מעקב ועוד. המטרה היא לייצר שפת הדרכה אחידה, כלומר לאפשר לעובדים לעבוד בשפת הדרכה אחידה עם המערכות בצורה פשוטה, זורמת וטבעית. במקרה שהעובד נתקע, המערכת "נחלצת לעזרתו" ומכווינה אותו עד סיום התהליך העסקי. ארגונים נעזרים במערכת בכדי לתת לעובדים את הבטחון לעבוד בתהליכים העסקיים כמו שצריך, וכל זאת עם חיוך. לאחר תקופה לא מבינים איך יכלו לעבוד בלי המערכת.
האם ה- UPK עובד רק על אורקל או גם על מערכות אחרות?
פתרון ה- UPK נרכש ע"י אורקל כחלק מאסטרטגיית הרכישות לפתרונות מובילים בתחומם שהחברה מובילה. ה- UPK עצמאי לחלוטין ומסייע בהדרכת מערכות מידע גלובליות סטנדרטיות כגון SAP ו- Microsoft, וכן כל מערכת מידע גלובלית או מקומית הפועלת בטכנולוגיה של HTML, JAVA ו- Windows.
כידוע, מערכות המידע משתנות מאוד מארגון לארגון, אך אורקל נותנת מענה לכל ארגון, גם כזה שיש בו מספר מערכות במקביל. היות ואנחנו מספקים פתרונות לתהליכים עסקיים, לפי צרכי הלקוח, המערכת משמשת גם לליווי תהליכים עסקיים שאינם נתמכים במערכות מידע, כגון מיומנויות רכות, אשר נתמכות במערכת במספר צורות אפשרויות.
מהי התועלות העסקיות המובטחת למשתמשים ב- UPK?
אפשר לציין כי אחד מלקוחותינו מעולם הטלקום משתמש במערכת באופן נרחב על מנת לקצר את משך ההכשרה של נציגי השרות שלו ולהעלות את רמת הידע שלהם בזמן קצר, תוך בקרה צמודה על התהליך, וזאת תוך מתן דגש לחווית המשתמש שלהם מההדרכה עצמה. בעולם הטלקום, בו קיימת תחלופה גבוהה של עובדים בעולם השרות, קיצור משך ההכשרה מביא ל- Time To Market TTM קצר יותר, דבר המשפיע באופן ישיר על השרות הניתן, העלאת שביעות רצון הלקוח אשר ממנה נגזרות מכירות נוספות. בצורה זו, משאבי אנוש וגוף ההדרכה הופכים להיות שותפים מרכזיים בתהליכים העסקיים של הארגון.
בכל ארגון בו קיימת תחלופה רבה של עובדים המערכת מביאה שיפור ,הלכה למעשה, בתוצר העיקרי הנדרש מההדרכה והוא – קיצור משך ההדרכה והעלאת רמת הידע, תוך תיעוד ובקרה צמודה של התהליך.
מאילו תועלות נוספות נהנים מנהלי משאבי אנוש והדרכה העושים שימוש ב- UPK?
מניסיוננו המצטבר באלפי ארגונים בהם נעשה שימוש ב- UPK, אנו רואים שלקוחותינו נהנו מהתועלות הבאות:
- חסכון של עד 70% ביצירת תיעוד לתהליכים עסקיים, תסריטי בדיקה, סימולציות, מדריכים למשתמש ועזרים לתמיכה On line, תוך שיפור ברמת התוצרים.
- תיעוד מרוכז ומניעת הצורך בהקמת בסיס נתונים ויישום נפרד במערכת המידע לצרכי לימוד ובחינה.
- שיוך אמצעי ההדרכה לסוגי תפקידים בארגון – Roll based content.
- הפחתת הלחץ על מרכז התמיכה הארגוני Help Desk ועל אנשי מפתח בארגון בשלבי התפעול השוטף, בעיקר בשאלות מסוג – "איך אני עושה X"?
- החזר השקעה מהיר (ROI)
מעבר לאלה, אני באופן אישי רואה בהעצמת מיומנות המשתמשים המפתח לשימוש יעיל במערכת, וכל זאת עם חיוך.
כמה מילים נוספות לקראת הכנס?
אורקל ישראל שמה לעצמה למטרה להרחיב את הפעילות בתחום משאבי האנוש. אנו פועלים זה שנים מול מנכ"לים, סמנכ"לי כספים ומחשוב, תפעול ומכירות, ויש לנו את כל היכולות והניסיון לענות (בהצלחה) על צרכי מחלקת משאבי האנוש.
אנו באורקל פועלים בשיטת "נאה דורש – נאה מקיים", כך שגם אנו בתוך אורקל משתמשים במערכות שאנו מציעים ללקוחותינו לשימוש פנימי של משאבי אנוש ושל העובדים. חבילת פתרונות ה- HCM (ניהול המשאב האנושי – Human Capital Management) היא המובילה בעולם לפי סקרי חברות הייעוץ, ואנו מזמינים את מנהלי משאבי האנוש לראות ולהתנסות בפתרונות אלו, ולקחת צעד קדימה את הארגון בו הם עובדים.
למידע נוסף על תוכנות וכלים חדשניים לניהול הון אנושי בארגון המודרני – הינך מוזמן/מוזמנת לכנס חדשנות בטכנולוגית HR שיתקיים ב-2 במאי במלון דיויד אינטרקונטיננטל בת"א.
