תכנון יומי משפר את העבודה

העובדים מצפים לעיתים קרובות לבצע עבודה ברמה גבוהה תוך איזון עומס העבודה הגדל וההפרעות במשרד. כתוצאה מכך, עובדים רבים מחפשים אחר שיטות עבודה מומלצות שיאפשרו להם להשיג את יעדי הביצועים שלהם.

אסטרטגיה אחת משותפת שעובדים משתמשים בה היא תכנון מראש של יום העבודה שלהם כדי להבטיח שהם יעבדו ביעילות להשלמת המשימות היומיומיות שלהם. למרות שמדובר בפרקטיקה ידועה ונפוצה בקרב אנשי מקצוע, מחקר קטן התמקד בשאלה: כיצד תכנון יומי משפיע על ביצועי העובדים.

שני סוגי תכנון יומי

במחקר זה, החוקרים (Parke et al., 2018) התמקדו בשני סוגים שונים של תכנון יומיומי: תכנון זמן ותכנון מותנה. החוקרים הגדירו את ניהול "תכנון הזמן" כיצירת רשימות של משימות, מתן עדיפות למשימות וקביעת האופן והזמן לביצוען. את "התכנון המותנה" החוקרים הגדירו כעובדים המתכננים את יום העבודה שלהם תוך התכוננות להפרעות אפשריות.

כדי לבצע את המחקר, החוקרים גייסו עובדים במשרה מלאה מתוך מגוון רחב של הקשרים ארגוניים שישתתפו במחקר של שבועיים. לכל המשתתפים במחקר נשלח סקר מדי בוקר אותו הם מילאו, והחוקרים באמצעותו למדו את הגישה שלהם לתכנון היומי. בשעות הערב מדי יום הם מלאו סקר נוסף, כדי לקבוע את הביצועים שלהם בפועל במשך היום. ממצאי המחקר העלו כי תכנון ניהול זמן היא גישה יעילה לתכנון היומי כאשר ההפרעות היו פחות שכיחות. לחילופין, התכנון המותנה הוכח כגישה יעילה יותר בתכנון ביומיומי גם כאשר ההפרעות היו תכופות יותר.

השלכות המחקר לארגון

תוצאות אלו מראות כי שתי גישות שונות לתכנון יומיומי יכולות לשפר את תכנון ניהול זמן העבודה של העובד והתכנון המותנה שלו. המחברים מציעים כי העובדים יעדיפו לעסוק בתכנון מותנה. אסטרטגיה זו יכולה להוסיף את היתרונות הניתנים על ידי תכנון ניהול המשימות, ועדיין לאפשר לעובדים לשמור על מעורבות גבוהה וביצועים במהלך ימים עם הפרעות רבות.

כיצד לבצע תכנון יומיומי?

קביעת משימות ספציפיות

עברו על כל המשימות הנדרשות לאורך כל היום. אל תדאגו לארגון בשלב זה, אלא חשבו על כל מה שקורה במהלך היום מהכניסה בדלת המשרד, ועד לכסא המשרדי. אם הטלפון צריך להיות מופעל מתוך שירות קול, כללו גם בדיקת הודעות. חשבו על תיוק, חזרה ללקוחות וכל המשימות שעולות באופן קבוע. רשמו את כל המשימות כבסיס לתוכנית הפעילות היומיומית.

סדר עדיפויות של משימות

קבצו משימות ביחד. ייתכן שיש משימות שצריך לעשות ברצף מסוים או ביחד. לדוגמה, ייתכן שקיימת סדרה של פעולות הנדרשות בפתיחת המשרד מפתיחת הדלת, נטרול האזעקה, העברת דואר קולי, בדיקת הודעות והכנת כוס הקפה הראשונה של הבוקר. כל אלו יכולות להיחשב כמשימה אחת שעושים אותה ברצף.

ברגע שיש לך את רשימות המשימות מסודרות, תוכל לייצר עדיפות למשימות לפי לוח זמנים. קריאת ספק לגבי שינויים במלאי, עשויה שלא להיות בראש סדר העדיפויות דבר ראשון בבוקר.

הגדרת לוחות זמנים

יש כמה משימות מקובצות שצריכות להיעשות בזמנים ספציפיים של היום. לדוגמה, משימות פתיחה וסגירה אינן יכולות להיעשות באמצע היום. עם זאת, למשימות אחרות יש גמישות בזמנים. פצלו את היום לתוך חלקים כדי להקים שגרת עבודה. לדוגמה, השעה הראשונה של היום יכולה להיות מוקדשת להחזרת הודעות מהודעות קוליות ודואר אלקטרוני. את השעה הבאה ניתן להקדיש למשימות הקשורות במכירות בשעות הבאות, לפני ארוחת הצהריים השמורה לפגישות לקוחות.

חשוב על הזמן הטוב ביותר לביצוע פעילויות. לדוגמה, אם אתה צריך יותר אנרגיה כדי לכתוב הצעות, זה יכול להיות טוב יותר למקם את המשימה מוקדם יותר ולהשאיר משימות מונוטוניות פשוטות לשעה מאוחרת יותר ביום, כאשר האנרגיה שלך הא נמוכה יותר. קבע לוחות זמנים מציאותיים לביצוע משימות.