המפתח להצלחתו של כל ארגון טמון בעובדים מוכשרים ובעלי מיומנויות שעברו את ההכשרות שמתאימות – לצכי הארגון – את הכישורים שהעובדים מגיעים איתם.
במקרים רבים, רוב מאמצי הארגון מושקעים באיתור טלנטים בעלי המיומנויות הנדרשות לארגון, גיוסם וקליטתם. כלומר במקרים רבים הארגון יוצא מנקודת הנחה שהטלנטים מגיעים עם המיומנויות שהוא זקוקים להם.
אלא שבפועל, יש לבצע התאמות הנדרשות כדי להתאים את המיומנויות והכישורים של העובדים החדשים לצרכי הארגון.
נוסף, על כך, ידע ומיומנות לא עומדים על המקום ויש לפתח אותם כל הזמן. אחת התכונות הנדרשות לעובד כדי להצליח בתפקידו היא השאיפה להמשיך להתפתח על פני זמן, ויכולת ללמוד.
עובדים שתורמים להצלחת הארגון הם עובדים ששואפים ללמוד, להתפתח, ולתרום להשגת מטרות הארגון.
היכולת ללמוד והשאיפה להתפתח הם מרכיבי המפתח שמהווים את ההבדל בין עובד טוב שצפוי להצליח בתפקידו לבין עובד שאינו צפוי להצליח בתפקידו.
במילים אחרות, לאחר שמנהל משאבי האנוש השקיע זמן וכסף באיתור הכישרונות בעלי המיומנויות הנדרשות, גיוסם וקליטתם, הוא לא סיים את העבודה איתם. הכשרת העובדים החדשים היא חלק הכרחי מההצטרפות של אותם טלנטים לחברה.
לכן חשוב להמשיך להשקיע מאמצים, זמן וכסף כדי להבטיח שאותם עובדים חדשים ירכשו את המיומנויות הספציפיות הנדרשות לארגון.
יתרה מכך, יש להקפיד על ההכשרה הנכונה והמתאימה ביותר, כדי לסגור את הפער שבין המיומנויות שהטלנטים מגיעים איתן לבין המיומנויות הספציפיות שהארגון זקוק להן.
אם העובדים יקבלו את ההכשרה שהיא לא נכונה במדויק לחברה, הדבר עלול לעזיבת העובד. במקרה כזה, מנהל משאבי האנוש יצטרך לחזור שוב על התהליך.
יש להדגיש, כי השקעה כספית היא לא ההשקעה היחידה שיש להוציא על הכשרת עובד חדש. בנוסף, ארגון משקיע מזמנו.
מדו"ח שפורסם לפני כשש שנים בארה"ב עולה, כי מספר שעות ההכשרה לעובד מסתכם בממוצע בכ-33.5 שעות. עם זאת, מדובר בממוצע בלבד. ההשקעה בפועל נובעת מגודלה של החברה.
סוג אחר של השקעת זמן בהכשרה של עובדים חדשים הוא הפסד התפוקה שנגרם לארגון מרגע הצטרפותו של העובד לארגון ועד לרגע בו הוא סיים את ההכשרה העיקרית ויכול להתחיל לעבוד כעובד מהשורה.
הפסד התפוקה נובע משני גורמים. גורם אחד הוא בכך שבמהלך תקופת ההכשרה והלימוד, העובד לא מניב לארגון את אותה תפוקה כמו עובד שכבר עבר הכשרה וצבר ניסיון בארגון.
הגורם השני הוא בכך שהעובד נעזר בעובדים ותיקים יותר של הארגון, בין אם חברי הצוות שאליו הוא משוייך או מנטורים.
בשעות שמוקדשות על ידי אותם עובדים להכשרת העובד החדש הן שעות שהם לא מייצרים תפוקה ומכאן נובע הפסד תפוקה נוסף. העלות של אובדן פרודוקטיביות תלויה בכמה זמן נמשכת תוכנית ההכשרה והלימוד בשטח.
בהיבט הכספי, עלויות הכשרת העובדים נוטות להיות גבוהות יותר דווקא עבור חברות קטנות, לעומת עלויות ההכשרה של ארגונים גדולים.
בהיבט הזמן, הארגונים הגדולים מקדישים בדרך כלל יותר זמן להכשרת עובדים לעומת חברות קטנות יותר.
זאת ועוד, גם סוג ההכשרה שנדרש לעובדים החדשים הינו שונה מענף לענף ומתעשייה לתעשייה. יש ענפים שנדרשת בהם הכשרה מקיפה אחת לתקופה, ויש ענפים שההכשרה בהם היא במינונים קטנים, אבל בה בעת יש צורך בהרבה הכשרות כאלה.
מרכיב נוסף בנושא ההכשרות טמון בכך שיש עובדים שלומדים מהר ויש עובדים שלומדים לאט יותר. בנוסף, יש עובדים שיכולים להתמודד בקלות עם עומס הלימוד במסגרת ההכשרה, ויש מקרים בהם עומס הלימודים על העובד הוא כבד מדי, וכדאי להאט את הקצב.
