מדריך עובד
ד"ר רון גנני ירצה במסגרת כנס ההדרכה השנתי 2013 בנושא: ניצול כלים קיימים לביצוע מקסימום הדרכה בתקציב חסר. בהרצאתו יציג ד"ר גנני את המתודולוגיה של בניית תקציב ההדרכה בארגון ציבורי גדול, ואת דרכי ההתמודדות עם הצורך בעמידה ביעדי הלמידה גם למול תקציב מוגבל או חסר.
ד"ר גנני, המשמש מנהל יחידת פיתוח והדרכה בעיריית תל אביב, הינו בעל דוקטורט בהתנהגות ארגונית של אוניברסיטת ניופורט בקליפורניה, ובעל עשרות שנות ניסיון בניהול מערכות הדרכה ולמידה. רון גנני הינו מרצה מנוסה ומבוקש, המשלב בהרצאותיו את הפן התיאורטי עם הפן היישומי.
למידע נוסף ורישום לכנס ההדרכה השנתי – לחץ כאן!
המודל שאתה עומד להתמקד בו בכנס, והוא זה שמשרת אותך בתפקידך כמנהל יחידת הדרכה בעירייה, הוא של המנהל כמדריך. מדוע זה נכון לדעתך וכיצד זה עובד בפועל?
נקודת המוצא שאותה כולנו מבינים היא שהארגון לא רוצה להשקיע בהדרכה. הארגון רוצה עובדים מוכשרים שכבר יש להם את הידע וההסמכה. ארגונים גדולים כקטנים (ובעיקר במשק הפרטי) רוצים לקבל תוצר מוכן.
המשק הישראלי והאירופי הוא בעייתי כי הוא מתפתח מהר. ישנם שינויים דינאמיים תמידיים במערכות טכנולוגיות ובמכשור. אנחנו בתקופת שינויים ותמורות והארגון חייב לבצע הדרכות כדי לשמור על כושר מקצועי. זה מחייב את הארגון לעסוק כל הזמן בהדרכה, אחרת הוא יעסוק כל הזמן בגיוס וזה מודל בעייתי. עובדים הם לא טלפון סלולארי שאפשר להחליף כל חצי שנה בדגם חדש יותר. עובד שנמצא זמן רב בארגון צובר ידע, ניסיון וקשרים עם העובדים ועם הלקוחות, הוא מתחבר לתרבות הארגונית וזה לא פשוט להחליף אותו.
אתה מדבר על בניית מערך הדרכה שעובד נון-סטופ. איך משכנעים הנהלה להקצות משאבים לטובת הנושא?
ראשית כל, כשאני מדבר על הדרכה אני מתייחס להסמכה מקצועית. אני לא מדבר על סדנת העשרה בהיסטוריה או העצמה אישית וכיו"ב. הדרכה מבחינתי נועדה לשמר ולקדם את העובד כך שיוכל לייצר, לפתח, לתת שירות או במילים אחרות – שיוכל לבצע את העבודה שמשלמים לו לבצע.
כשיש קיצוצים בארגון הנטייה היא להתחיל בפיתוח והדרכה. זו טעות נפוצה וזו טעות קריטית. הבעיה היא שכשדוחים הדרכה – דוחים מיומנות עובדים ואז הארגון מפסיד.
מי אחראי על נושא ההדרכה וכיצד עליו לפעול כדי לקדם את הנושא בארגון?
נקודת המוצא שלי היא שהדרכה היא באחריות המנהל. אצלנו בעיריית תל אביב באחריותם ובסמכותם של המנהל להכשיר עובדים. הם אלה שנדרשים לנהל את העובדים שלהם ברמה המקצועית הגבוהה ביותר והם אלה שצריכים לדעת מהם הכישורים והכלים החדשים שלהם העובדים זקוקים, היכן קיים הפער וכמובן שבאחריותם להשלימו.
בארגונים גדולים משחררים את המנהלים על ידי יחידת הדרכה מקצועית. אבל המנהל עדיין חייב להיות אחראי להכשרת עובדיו. זה ברור בצבא, במשטרה, בשב"ס. משום מה במשק האזרחי זה לא ברור. אני טוען שגם אם ישנה יחידת הדרכה בתוך הארגון, זה עדיין באחריותו ובסמכותו של המנהל לזהות את הצרכים ולדרוש פתרונות כשהוא למעשה מפקח על התהליך.
מקור הכוח של המדריך הוא ההנהלה היות שלהנהלה יש אינטרס שהעובדים שלה יהיו מעודכנים בכל עת. כך למנהל יש את הגיבוי להוביל את ההדרכה. המנהל הוא מי שאחראי על הסמכת העובדים שלו מצד אחד ומצד שני הוא הגורם המקצועי ביותר בתחומו. מנהל צריך להיות הכי טוב בתחום ולכן נכון שהוא יעביר את הידע לעובדים שלו.
ישנם מנהלים שנעזרים בעובדים מצטיינים שאותם הם מנחים כדי שאלה יבצעו הדרכה לשאר העובדים אולם האחריות לא נלקחת מהמנהל חלילה. הוא זה שמתכנן, מלווה ומפקח על תהליך הלמידה.
הזכרנו בתחילת הריאיון שישנה בעיית תקציב בארגונים רבים. בהרבה מקרים משתמשים בזה כתירוץ לא לקיים הדרכות. אני טוען שאפשר וצריך לקיים הדרכה בכל מחיר ובכל מצב. אם אין כיתות, ואין זמן או עזרים מתקדמים אפשר פשוט לקחת את העובדים למסדרון ולהרצות להם שעה שלמה בעמידה. אפשר לאסוף קבוצת עובדים ולהדגים בפניהם איך מפעילים תוכנה או מכשיר ליד עמדות העבודה שלהם. אפשר לקיים הדרכה על כוס קפה, אחד על אחד, במסגרת תדריך בוקר או ישיבה שבועית… הכול אפשרי כל עוד יש נכונות ומחויבות לתהליך ההדרכה.
אני לא מקבל את הטענה שאין כסף לכן לא מבצעים הדרכה. אם ארגון לא יבצע הדרכות הוא לא יכניס כסף! אז אם יש קיצוצים צריך לוותר על קריוקי או מכונת קפה חדשה. על הדרכה אסור לוותר!
הדרכה שמתבצעת בתוך הארגון מבטיחה שאותו מנהל או עובד מטעמו יעבירו את הידע שלהם אבל האם זה מספיק?
כאשר המנהל הוא באמת הכי טוב בארגון ובין הטובים ביותר בתחומו אז כן – יש לו את הידע והכלים לבצע הדרכה לשאר העובדים. חשוב לציין שעצם זה שהדרכות מתבצעות בתוך הארגון, על ידי מנהלי הארגון, זה לא אומר שלא מגיע ידע מבחוץ. אותו מנהל הרי נפגש עם הספקים של התוכנה או המכונה והוא מקבל הדרכה מקצועית. במקרים רבים הארגון שולח אותו ללימודים מקצועיים, קורסים, השתלמויות, תערוכות, כנסים ועוד. הוא צובר ידע. את הידע הזה הוא צריך להחזיר לארגון. זה ידע שהארגון שילם עליו וצריך להישאר בתוך הארגון.
מודל זה של המנהל המעביר את הידע מאפשר לארגון לנהל נכון את תקציב ההדרכה שכן מספיק לשלוח מנהל אחד או עובד אחד להשתלמות ואז להטיל עליו את האחריות לבצע הדרכות על מה שנלמד. זה נשמע כל כך הגיוני אבל בפועל זה לא קורה. עובדים חוזרים מכנסים והשתלמויות בחו"ל, מפטפטים קצת עם עמיתיהם וחוזרים לעבודה. הם לא מעדכנים ולא משתפים. כמה עובדים חוזרים מכנס ומיד מבצעים הדרכה לצוות שלהם? כמעט שלא.
כאשר הארגון שולח מנהל או עובד ללימודים והוא דורש ממנו להגיע בחזרה ולהעביר את הידע הלאה, זה מעצים את אותו עובד או מנהל. בו בעת, זה מחייב אותו להפיק את מקסימום התועלת היות שעכשיו יש לו אחריות גדולה יותר מללמוד בעצמו. עכשיו הוא כבר לומד בשביל צוות או בשביל ארגון.
כמובן שכדי ליישם מודל שכזה צריך יחסי עבודה טובים וכאן אנחנו חוזרים שוב לאחריות המנהל לייצר תרבות כזו שבה העובדים הם גם מדריכים. בסך הכל זה מגבש את הצוות ומעצים את הפרט.
אתה מתנגד מוחלט לפתרונות הדרכה מבחוץ או שיש מקרים שבהם זה יכול לשרת את הארגון או להביא ערך מוסף?
המוטו שלי הוא כמה שיותר שימוש באנשים מתוך הארגון לטובת הדרכה וכמה שפחות גורמי חוץ. אבל יש מקרים שבהם נכון לבחור פתרון חיצוני או לשלב.
יש ארגון שאומר שזמן המנהל יקר מדי ואז יש זכות קיום למדריך חיצוני. אבל זו לא צריכה להיות הבחירה הטבעית והראשונית. למנהל אסור להיות ראש קטן, זה עדיין חייב להיות באחריותו. נקודת המוצא היא שהמנהל הוא הגורם האחראי על התחום המקצועי והוא הבחירה הטבעית הנכונה והמוצלחת ביותר להוביל את ההדרכה.
בטח שמעתם ועוד תשמעו לא מעט בכנס על נפלאות הטכנולוגיה ועל סגולותיה של תוכנת הדרכה זו או אחרת אבל למדריך אין תחליף. אפשר לעשות שימוש במצגות וסרטונים ואפשר להפיץ חומר הדרכה במייל…. הכל טוב ויפה. אנחנו בעד חדשנות שכן אנחנו פועלים בעיר חדשנית. החדשנות עוזרת ומקלה אבל היא לא יכולה להחליף את המודל המסורתי של המנהל המקצועי, המוביל בתחומו ברמת הידע והניסיון, שעומד מול העובדים שלו ומעביר להם חומר. אפשר לתת לעובדים ללמוד לבד בבית, באמצעות לומדה. אפשר לבקש מהם לקרוא חומר או אפילו להיבחן. מישהו יכול לבדוק האם העובד באמת עשה את זה? האם הוא עשה את זה לבד? האם הוא הבין והאם הוא מסוגל ליישם את החומר בעבודה ביום שלמחרת? בשביל זה יש מנהלים.
את גישתו יציג ד"ר רון גנני בכנס ההדרכה השנתי 2013 בהרצאה בה ניתן יהיה ללמוד עוד על כיצד ניתן לבצע הדרכות תחת אילוצי תקציב וקיצוצים. בנוסף יוצגו בכנס גם הדעות ההפוכות בהם נגענו בראיון זה – וינתנו לקהל המשתתפים הכלים להתאים את פתרונות ההדרכה הטובים ביותר עבור ארגונם.
למידע נוסף ורישום לכנס ההדרכה השנתי – לחץ כאן!
