יותר ויותר ארגונים נדרשים כיום לאפשר לעובדים שלהם להשתמש בטכנולוגיה מתקדמת, שתואמת את מה שהם יכולים לעשות עם המכשירים האישיים שלהם, גם לצרכי עבודה ולא רק בשימושים אישיים.
לדוגמה, העובדים משתמשים במכשירים שלהם לצורך יצירת קשרים עם אנשים ולצורך בדיקות של דברים הנחוצים להם – בזמן אמת.
לאור זאת, בארגונים רבים הגיעו למסקנה שאין סיבה שהעובדים לא יוכלו לנהל – באמצעות המכשירים האישיים שלהם – את הקשרים שלהם עם שותפים, לקוחות וספקים, ולהעביר בקשות, בדיקות, וקבלת מידע ממאגרי המידע של הארגון.
לא פחות חשוב מכך: עובדים צריכים להיות מסוגלים – באמצעות המכשירים האישיים שלהם – לראות את לוחות הזמנים שלהם, להגיש בקשות לחופשות ולקבל הודעות מיידיות בקלות לגבי כל שינוי.
כאמור, הם צריכים להיות מסוגלים לעשות את זה באמצעות טכנולוגיה שהם מכירים וחשים נוח להשתמש בה כמו למשל באמצעות אפליקציות יעודיות של הארגון.
במילים אחרות, בארגונים רבים הגיעו למסקנה שיש הגיון רב באפשרות לנהל את התקשורת של עובדים באמצעות מכשיר שהם מכירים ורגילים להשתמש בו.
אחת הפונקציות החשובות בניהול עובדים היא היכולת לנהל ביעילות לוחות זמנים ולתזמן את משימות העובדים. זהו למעשה, אחד היסודות החשובים של היכולת לנהל את העובדים (כלומר את הארגון).
לכן, לאחר יצירת לוח זמנים שלוקח בחשבון את כל המרכיבים המשתנים, מנהלים צריכים להיות מסוגלים לתקשר את לוח הזמנים לעובדים.
לכך יש להוסיף את העובדה שלפעמים לוחות זמנים משתנים, כמו למשל במקרים של שינויים שנוצרו על ידי לקוח או על ידי ספק, או מצב חירום של עובד, או כל אילוץ אחר.
בכל פעם שקובעים לוח זמנים, ובכל פעם שמשנים את לוח הזמנים, יש צורך לתקשר זאת באופן מיידי לעובדים.
כדי שהעובדים יוכלו לקבל את המידע בזמן אמת, יש חשיבות רבה לכך שתהיה להם גישה נוחה ללוחות הזמנים המדויקים ולכל שינוי פוטנציאלי בהם.
לכך יש להוסיף את הצורך בניהול יעיל של בקשות שונות של עובדים שקשורות בעקיפין ללוחות הזמנים, ובראשן בקשות של עובדים לצאת לחופשה ועובדים שנמצאים בימי מחלה.
עובדים רוצים שיהיה להם החופש והגמישות לבקש חופשה גם ברגע האחרון, למרות שלפעמים זה לא על פי מה שמתאפשר בדיני העבודה.
אין ספק שמנהל לא מחויב להיענות לבקשה של עובד ברגע האחרון לצאת לחופשה, אבל רצוי להשקיע את המאמץ כדי ללכת לקראת העובדים ולהיענות להם.
כאמור, השיטה הפשוטה והיעילה ביותר לנהל את לוחות הזמנים בזמן אמת ותוך תמרון נכון של כל המשתנים, היא באמצעות אפליקציות שפותחו באופן יעודי לארגונים (לשימוש העובדים).
אפליקציות חכמות יכולות לא רק לנהל את לוחות הזמנים כולל כל השינויים, הן גם יכולות לנהל נוכחות, עבודה של עובדים מהבית, הדרכות בטיחות בעבודה במקרים שזה נדרש ועוד.
הפונקציונליות הבסיסית של אפליקציות אלה צריכה לכלול 3 אפשרויות בעלות חשיבות רבה:
1 יומן נוכחות שמאפשר גם לנהל מעקב אחר הימים בהם העובדים עובדים מהבית, ולעקוב אחר בקשות חופש מתוכננות ולא מתוכננות.
תכונה זו יכולה להיות מועילה ביותר לדוגמה כדי לוודא שלא קורה מצב שיותר מדי עובדים לוקחים חופשה בעת ובעונה אחת.
סיבה נוספת לכך שזה יכול להועיל היא במקרים בהם מתחיל להסתמן שהיסטוריית הנוכחות של עובדים מסויימים צריכה להדליק נורה אדומה.
2 אפשרות למנהלים לשתף את לוח הזמנים באינטרנט, ולעובדים לצפות בלוח הזמנים באינטרנט. תכונה זו מאפשרת לכל עובד להתעדכן באופן שוטף בלוחות הזמנים ובשינויים שחלים בהם, בזמן אמת.
3 אפשרות לעובדים לבקש חופשה ואפשרות למנהלים לאשר או לדחות זאת (באמצעות האפליקציה).
המשמעות של אפשרות היא שעובדים יכולים להגיש את הבקשה ועל ידי כך להעביר את ההודעה למנהל, באופן שההודעה לא תגיע אל המנהל ברגע האחרון.
