לזרוק עובד למים
לא מעט מנהלים בכלל ומנהלי הדרכה בפרט מתנגדים לזריקת עובד חדש למים. בין אם מדובר בעובד חדש בארגון ובין אם מדובר במנהל חדש שעד לפני דקה היה עובד ככל העובדים, זריקתו למים מהווה בעיה, כאשר עובדים רבים פשוט טובעים. הטעויות הרבות שהמנהל לוקח אותם בחשבון בסופו של דבר עולים לארגון ביוקר, יותר מדי ביוקר. מעבר לכך נוצרים אצל העובד פערים משמעותיים בידע, שלעתים העובד אינו מודע לכך שהם קיימים. גם המנהלים שלו אינם יודעים שהפערים קיימים, ולאחר תקופה ארוכה שבה נעשו טעויות רבות, הם אף עלולים להטיל את האשמה עליו.
זריקת עובד למים לעולם לא תחליף תוכנית חניכה טובה ומסודרת. טבילה במים הקרים היא לגיטימית. ציפייה מהעובד להיכנס כולו למים הקרים (ולשחות), היא מוגזמת. יחד עם זאת בחברות רבות, המציאות גוברת על הכל: יש הקוראים בשקיקה חומרים על תוכניות הדרכה והיו מייחלים לארגון ולעובדיו תוכנית חניכה מסודרת, אך בפועל איך ביכולתם לעשות זאת, לפחות לא בשלב הנוכחי, וזאת ממספר סיבות אפשריות:
1. חברה קטנה, שאין בה מחלקת הדרכה וגם לא מחלקת משאבי אנוש, כך שרוב המשימות מוטלות על כתפיו הצרות של מנהל הצוות. על כן גם החניכה הנה באחריותו, והוא במצע אותה כראות עיניו, ומתוך חשיבה שהעיקר הוא לתת מענה של מילוי מצבת העובדים.
2. צפיפות בלוח הזמנים: עזיבה פתאומית של עובד והכנסה של עובד חדש, המונעת מהמנהל תכנון של חניכה מסודרת.
3. מחשבה כי עדיף לאייש משרה, גם אם על ידי עובד שאינו מנוסה כלל, בעיקר במשרות שירות, בהן מועדפת נראות של עמדה מאוישת.
4. יש הגורסים כי זריקה של העובד למים נעשית מתוך עצלנות, בורות ואף רק מתוך הרגל וירושה ממנהלים קודמים.
5. לפעמים אנו מאמינים כי העובד פשוט מסוגל ואפשר לחסוך את הזמן והעלויות של תוכנית חניכה מסודרת. מיון קפדני, תואר או ניסיון מרשים שמביא עמו העובד החדש לפעמים מצליחים לגרום לנו לחשוב כי הוא מסוגל גם ללמוד לבד, ועל בשרו.
אם החלטתם בכל זאת לזרוק עובד למים, מומלץ לכל הפחות לדאוג לו לגלגלי הצלה, כדי למזער עד כמה שאפשר נזקים שבכל מקרה יקרו:
• בראש ובראשונה יש לערוך עם העובד שיחת הכנה ותיאום ציפיו, החושפת בפני העובד את התכנון לזרוק אותו למים, כולל את הסיבות לכך. בשיחה יועברו לו מסרים מרגיעים כאשר נחשוף בפניו את הכלים ו"גלגלי ההצלה" שכן יינתנו לו.
• הגישו לעובד חוברת נהלי עבודה. חוברת זו, בה יוצגו המשימות שעליו לעשות ואופן ביצוען, היא בגדר חובה בכל תפקיד, ובמיוחד לכאלה הנזרקים למים. מומלץ כי יופיעו בה שלושה חלקים: צ'ק ליסט של המשימות שיש לבצע בכל יום; צ'ק ליסט של משימות שיש לבצע במצבים שונים, משתנים וחריגים; אופן ביצוע המשימות באופן מפורט.
• כתבו בחוברת הנהלים פרק מיוחד המוקדש לבעיות צפויות ולפתרונן. מומלץ לכתוב אותו בפורמט של שאלות ותשובות, המפרטות מה עושים במקרה כזה או אחר, כולל דוגמאות ממקרים אמיתיים.
• העמידו עובד ומנהל זמינים לשאלות העובד. זמינות לשאלות אונליין היא הכרחית. זמינות של עובד ותיק תשמש לשאלות בעיקר מהשטח. זמינות של מנהל תשמש אותו בעיקר לצורך בקרה ומתן תחושת ביטחון לעובד, וכמובן למתן תשובות בנושאי ניהול, כאשר מדובר במנהל חדש בתפקידו.
• ערכו עם העובד שיחות לעתים קרובות. אם אין כוח אדם וזמן מספיק לחניכה והדרכה כהלכה, יש לערוך שיחות עם העובד שיחות לעתים קרובות מאוד. מטרת השיחה היא לאפשר לעובד לשתף על חוויית העבודה, לנצל את השיחות להבהרות ולשאלת שאלות מקצועיות.
• בעיקר כאשר מדובר בתפקידי שירות, נסו להטיל על העובד החדש משימות של "בק אופיס" ולא כאלה הקשורות לפרונט: משימות שהן קלות יותר לביצוע שלרוב העובדים הוותיקים פחות אוהבים למלא: משימות "סדרנות" בתור הלקוחות, סידור ניירת ואדמיניסטרציה אחרת וכיוצא בזה.
• יש לזכור שעובד שנזרק למים בסך הכל עובר חוויה לא נעימה, גם אם בוצעה הכנה מקדימה לכך. אסור לקחת את העניין כדבר מובן מאליו, כנוהל שלפיו "אצלנו כך נעשית חפיפה". על כן מומלץ לפצות אותו בדרכים אחרות: השלמת פערי הידע בהמשך, פעילות רווחה, או פשוט ביטוי של הערכה.
לסיכום, מומלץ לחשוב פעמיים לפני שזורקים עובד למים. מקומות עבודה שאינם מחזיקים במחלקת הדרכה או משאבי אנוש יכולים לפנות לחברות ייעוץ בתחום ההדרכה הגודשות כיום את השוק. אם המציאות היא בכל זאת אחרת, תלו את העצות שלמעלה על לוח השעם, כדי בכל זאת למזער נזקים ולהרוויח מעט זמן שפוי של מחשבה עד חניכת העובד הבא.
למדו עוד על תוכניות הדרכה בכנס ההדרכה השנתי
