האם להציע הדממה לארגון במהלך תקופת החגים או להיערך באופן שונה, זו הדילמה התמידית של אנשי משאבי לקראת החגים – והשנה המצב אינו שונה!
ראש השנה, יום הכיפורים הבא בעקבותיו וחג הסוכות, הם בפועל חופשה ארוכה אחת הכוללת חגים, שבתות וימי עבודה קצרים ביניהם. מדובר בתקופה בת חודש ימים לה השלכות על תכנון כוח האדם בארגון כולו.
אנשי משאבי האנוש בארגון נמצאים בדילמה התמידית: האם להציע הדממה בארגון במהלך תקופה זו או להיערך באופן שונה.
אשר להדממה – מדובר בפתרון אפשרי ואף רצוי לארגונים שחלק ניכר מעיסוקם הוא מתן שירות לציבור העשוי להמתין עד אחרי החגים, או לחלופין ארגונים המנהלים פרויקטים הדורשים עבודה רצופה שיכולה להיפגע או להיות לא אפקטיבית בגלל ריבוי ההפסקות.
אם השירות אינו דחוף ותפוקה הארגון פוחתת במידה ניכרת, זה אכן הפתרון הרצוי. הדממה הוא גם הפתרון הנבחר ברבים ממשרדי הממשלה, הנוהגים להשבית את המשרד ולהוציא את העובדים לחופשה מרוכזת. כדאי לשקול יציאה לחופשה מרוכזת גם בארגונים אחרים הדומים בטיב השירותים שהם נותנים למשרדי הממשלה.
אשר לחופשה מרוכזת – החוק מאפשר למעסיק להוציא את העובדים לחופשה כזו על חשבון ימי החופשה המגיעים להם על פי דין. בארגונים אחרים מעדיפים עובדים רבים לצאת לחופשה ארוכה בתקופה זו אף אם זו לא נכפת עליהם על ידי המעסיק.
מטבע הדברים, יציאה לחופשה של עובדים בהיקף נרחב, עלולה להשבית בפועל את הארגון או לצמצם את היקף הפעילות שלו, זאת ועוד – מסה קריטית של עובדים היוצאים לחופשה בעת ובעונה אחת, מקרינה על היקף הפעילות של אלו הנותרים. בחברות היי טק, חלק ניכר מן הפרויקטים משותפים לעובדים רבים וגם בארגונים אחרים קיימת תלות בין מחלקות הארגון. יציאה לחופשה של מנהל הכספים תקרין על עשרות מטלות אחרות להן זיקה אליו וכו'.
תכנון חופשות עובדים בזמן החגים
על מנהל משאבי האנוש לתכנן את לוח החופשות של העובדים בארגון שבועות אחדים קודם לכן. ראשית חכמה, קביעת סף לימי החופשה אותם כלל עובדי הארגון יכולים לנצל בתקופת החגים. חריגה ממכסת הסף עלולה כאמור, לשתק את הארגון כולו.
השלב הבא הוא איתור אנשי המפתח בארגון שיציאתם לחופשה מקרינה לא רק על המחלקה או הענף בו הם פועלים אלא על כלל הארגון, אלו יתבקשו לצאת לחופשה קצרה יותר או לדחות את מועד החופשה לתאריך אחר. כלל ברזל הוא ריכוז לוח החופשות שבועות אחדים לפני החגים, תוך הנחייה חד משמעית לעובדים להעביר את תאריכי החופשה הרצויים להם מבעוד מועד.
גיוס עובדים בזמן החגים
בארגונים אחרים עולה הצורך דווקא לגייס עובדים נוספים לתקופת החגים, בעיקר ברשתות השיווק, רשתות העוסקות בביגוד ומתנות וענף המלונאות. הערכת היקף תוספת העובדים שתידרש בתקופת החגים ובימים שלפניה, היא משימה אותה יש לבצע חודשים ספורים לפני החג. ראוי לזכור כי משרדי כוח האדם המתגברים ארגונים בעובדים זמניים, עמוסים בעשרות בקשות לתוספת כוח אדם לארגונים מסוג זה. אינכם רוצים להישאר ללא תוספת כוח האדם הנחוצה לכם או להסתפק בעובדים בלתי מיומנים.
ענף המלונאות מחייב הערכות מיוחדת. התפוסה המלאה בחגים של מרבית המלונות בישראל מחייבת לא רק תוספת כוח אדם אלא תוספת של כוח אדם מקצועי. לקוח לא ישכח שירות לא מקצועי שקיבל מעובד בלתי מיומן, שגויס למשך שבועיים. את הזמן שהמתין רעב במסעדת המלון, כי המלצר שכח את ההזמנה או החליף את המנה. בחופשה הבאה הוא יבחר ברשת אחרת.
בין גיוס עובדים לחופשה מרוכזת – החלטה מנהלית שמשאבי האנוש צריכים להוביל
והדבר נכון לארגונים שונים, לא רק למלונות, כל ארגון שנותן שירות ישיר ללקוחות, מרכזי שירות, ומענים טלפונים – ארגונים רבים צריכים לקחת בחשבון הערכות מיוחדת של כוח אדם מתגבר/מחליף לתקופת החגים – וזו אחריותו של מנהל משאבי האנוש לדאוג לכך.
מנהל משאבי אנוש בארגון שלא עובד עם כוח אדם זמני / מתגבר ראוי כי ילמד מעמיתיו מהארגונים המפורטים מעלה וידאג לתגבור הולם ותחלופה של כוח האדם בזמני החגים אם הארגון החליט להשאיר את דלתותיו פתוחות, או לחלופין ישקול בחיוב הוצאת הארגון כולו לחופשה מרוכזת וימנע מפגיעה ארוכת טווח בארגון בגלל ליקויים שונים הנגרמים בתקופה זו.
שיקול נוסף שיש להוסיף לחשבון בעת בחירה בהמשך עבודה או יציאה לחופשה מרוכזת של הארגון כולו הוא כי חופשה מרוכזת יכולה לחסוך כסף לארגון בהוצאות תפעוליות (חשמל, מיזוג, בלאי…) וכן כי ניתן לנצל חופשות מרוכזות לביצוע של פרויקטים שונים, משביתי עבודה, כדוגמת: שיפוץ משרד, פרויקטי מחשוב שונים, ניקיון כללי, ריסוס, ועוד.
