הוראות חדשות למעבידים באשר לקופות הגמל – סקירה

החל מ- 1 בפברואר 2015 ההוראות אשר נקבעו אשר נקבעו בתקנות הפיקוח על קופות הגמל צפויות להיכנס לתוקפן. ההוראות הללו קובעות כללים נוקשים וברורים בעניין אופן ביצוע דיווחים ותשלומים לקופות גמל וחלות על מעסיקים מעל 100 עובדים. בהמשך, ב- 1 ביולי 2016, הוראות אלו יחולו ככל הנראה גם על מעסיקים למעלה מ- 50 עובדים. ההוראות הללו בבחינת הרעה משמעותית למעבידים, הן מבחינת הנתונים הרבים שעליהם להוסיף ולמלא והן מבחינת סנקציות הענישה הכבדות שיחוו במקרים של הפרת ההוראות הללו.

מהן ההוראות החדשות?

על פי ההוראות החדשות, לגביי המעביד – על המעביד למלא בדיווח את הנתונים הבאים:

• שם המעביד.
• מספר מזהה של המעביד.
• כתובת דואר אלקטרוני ופרטי איש קשר של המעביד.
• לעניין קופת גמל שאינה קופת ביטוח, מספר אישור קופת הגמל.
• אופן הפקדת תשלומים ומועד הפקדתם.
• סכום ההפקדה.
• לעניין תשלומים שהופקדו באמצעות העברה בנקאית, פרטי חשבון הבנק שממנו הועברו התשלומים, פרטי חשבון הבנק שבו הופקדו התשלומים ומספר אישור על ביצוע העברת התשלום.
• לעניין תשלומים שהופקדו באמצעות שיק, פרטי חשבון הבנק שממנו הועברו התשלומים, מספר הבנק, מספר הסניף ומספר השיק.

על פי ההוראות החדשות, לגביי העובד – על המעביד למלא בדיווח את הנתונים הבאים:

• שם העובד.
• מספר זהות או מספר דרכון של העובד.
• חודש העבודה שבעדו הופקדו תשלומים לקופת הגמל.
• גובה השכר שלפיו חושבו התשלומים לקופת הגמל.
• פירוט שיעור הפקדה לגבי כל אחד ממרכיבי חשבון קופת הגמל.
• פירוט סכום הפקדה לגבי כל אחד ממרכיבי חשבון קופת הגמל.
• פירוט התשלומים הפטורים והתשלומים שאינם פטורים לגבי כל אחד ממרכיבי חשבון קופת הגמל.

את הדיווח יש להעביר לחברה המנהלת במועד ביצוע התשלומים, כאשר אין צורך בדיווח במקרים הבאים:

• כל זמן שאין שינוי בכל הפרטים שמסרתם בדווח הקודם. 
• כל זמן שאין שינוי בסכום ההפקדה בעד עובד.
• אם הוריתם לחברה המנהלת לגבות את התשלומים באופן קבוע באמצעות כרטיס אשראי או הרשאה לחיוב חשבון.
• אם החברה המנהלת אישרה לכם לא לדווח במועד ההפקדה.

את התשלום לקופת הגמל יש לבצע במועד המוקדם משני אלו (ולא יאוחר ממנו): שבעה ימי עסקים מיום תשלום המשכורת החודשית לעובד / חמישה עשר ימים מתום החודש שבעדו על המעביד לשלם את המשכורת לעובד.

הוראות למילוי דו"ח הפסקת קופת גמל לעובד

במקרה של הפסקת קופת הגמל לעובד, על המעביד למלא את הפרטים הבאים:

• שם המעביד.
• מספר מזהה של החברה המנהלת.
• לעניין קופת גמל שאינה קופת ביטוח, מספר אישור קופת הגמל.
• שם העובד.
• מספר זהות או מספר דרכים של העובד.
• סיבת הפסקת התשלומים.
• מועד הפסקת הפקדת התשלומים.

במקרה של הפסקת ההפקדות לעובד בשל ניתוק יחסי עובד מעביד, יש להעביר את הנתונים הנ"ל לחברה המנהלת בצירוף הודעה בעניין מעמדם של כספי פיצויים ערוכה לפי הנוסח שנקבע בתקנות:

כיצד מעבירים את הדיווח?

הדיווח ייעשה באמצעות קובץ נתונים ממוכן במבנה אחיד כפי שיורה הממונה על אגף שוק ההון, ביטוח וחסכון במשרד האוצר. הנתונים יועברו בקובץ אלקטרוני במבנה XML בתקשורת מוצפנת ומאובטחת. את המבנה המלא של הקובץ תוכלו למצוא בחוזר מספר 2015-9-18 בעניין "מבנה אחיד להעברת מידע ונתונים בשוק החיסכון הפנסיוני". יש לשים לב בעיקר לנספח ה' – ממשק מעסיקים ולגיליון מספר 2 הנזכר בו, שאליו יש קישור למבנה הדיווח השוטף הנדרש.

 סנקציות על מעבידים שיפרו את ההוראות החדשות למילוי הדו"ח

בגין איחור בתשלום לקופות הגמל, יהיה על המעביד  לשלם ריבית פיגורים. בחוזר שמספרו 2015-9-35 בעניין "תשלומים לקופת גמל', הורתה הממונה לחברות המנהלות את קופות הגמל להעביר אליה פרטי מעסיקים שלא מדווחים כנדרש ואף להזהיר אותם, כי היא מוסמכת להטיל עליהם עיצומים כספיים. מדובר בעיצומים בסכום של כ- 200,000 ₪. על מנת להקל על המעבידים במעט, פרסמה הממונה חוזר מספר 2015-9-30 אשר מסדיר אפשרות למעסיק להעניק הרשאות לגורם מתפעל מטעמו, לצורך קבלת מידע וביצוע פעולות.

 ההוראות הינן לרעת המעביד

העונש הכספי על מעבידים שלא יעמדו בזמני העברת הדו"חות או ימלאו את הדו"ח בצורה חלקית או שגויה, גבוה ביותר, לעומת 'העבירה' לכאורה. שכן, אין אינטרס כלשהו למעסיקים שלא למלא כשורה את דו"ח קופות הגמל. דווקא כיוון שההוראות החדשות מתייחסות למעבידים של למעלה מ- 100 עובדים (בהמשך אף למעסיקים של למעלה מ- 50 עובדים), מדובר בכמות עובדים רבה ובהתאם לכך גם כמות הדו"חות שעל המעביד למלא – דווקא כאן היה ניתן להתחשב ולהקל בעונש. מלבד זאת, המדינה יכלה לאפשר סיוע, או גוף ממשלתי שיטפל במילוי הדו"חות לקופות הגמל עבור המעסיקים, או לחילופין לדרוש מחברות הפנסיה למלא את הדו"חות הללו בעצמם עבור מבוטחיהם, שכן הם אלו שמקבלים דמי ניהול לשם הטיפול במבוטחים, בניגוד למעביד שמשלם על כך.

גם הזמן שהוקצב למעביד למילוי הדו"חות אינו רציונלי – שבעה ימי עסקים מיום תשלום המשכורת החודשית לעובד. מילוי דו"חות עבור 100 עובדים ומעלה בטווח של שבעה ימים, נראה לא מציאותי. היה מן הראוי להאריך את תקופת מילוי הדו"ח, לפחות עד לתחילת החודש העוקב.

ישבנו עם לילך לוי סדוביץ, מנהלת פיתוח עסקי במנורה מבטחים פנסיה וגמל לשיחה בנושא השינויים הנ"ל – לראיון המלא לחצו כאן!