ההתמודדות של הארגונים עם הצורך ביתרונות תחרותיים בשוק העבודה, יוצרת צורך הולך וגובר בהטמעת טכנולוגיות מתקדמות לארגון בכלל ולמחלקת משאבי אנוש בפרט.
ממערכות תוכנה מתקדמות המופעלות בשיטת SaaS (תוכנה המופעלת כשירות, שהינה ידידותית למשתמש חסר המיומנויות הטכניות), דרך תוכנות יעודיות לנושאים ספציפיים בתחום משאבי אנוש, רובוטיקה, מציאות מדומה, ועד מערכות בינה מלאכותית, הטכנולוגיה על כל סוגיה כבר הוכחה כמסייעת רבות בייעול עבודתם של מנהלי משאבי האנוש וחברי הצוות שלהם.
מחקרים שבוצעו בכמה מקומות בעולם מראים, כי הארגונים שצפויים להתייצב בראש רשימת המתמודדים בהצלחה עם האתגרים שצצים חדשות לבקרים, הם הארגונים שישכילו לאמץ טכנולוגיות עדכניות המיועדות למשאבי אנוש.
אחת הדוגמאות הבולטות לדרך שבה הטכנולוגיה חוסכת בזמנו של מנהל משאבי האנוש היא טכנולוגיה שמאפשרת לעובדים לבצע בעצמם פעולות מסויימות בשיטה של שירות עצמי.
כלומר, לצורך הגברת היעילות של צוות משאבי אנוש יש לאפשר לעובדים לעדכן פרטים מסויימים בעצמם ולהעביר בקשות באופן אוטומטי.
המשמעות היא, שעל הפלטפורמה הטכנולוגית יש פתרונות שירות עצמי, המופעלים כך שעובדים יכולים לגשת אליהם מכל מחשב או מכשיר נייד, ולבצע כל שינוי נדרש, כמו למשל, שינוי מצב משפחתי, בקשת יציאה לחופשה וכד.
טכנולוגיות משולבות אלה לא רק שאינן פוגעות בתפקידם של מנהלי משאבי האנוש, הן אף מעצימות את צוותי משאבי האנוש ומאפשרות להם לייעל את העבודה על ידי ביצוע אוטומטי של חלק מהמשימות, שאינן דורשות חשיבה או יצירתיות.
בדרך זו, מנהלי משאבי האנוש והצוות שלהם, יכולים להתמקד בתחומי אחריות שניתנים לביצוע רק על ידי בני אדם, לרבות יוזמות הכרוכות בתרבות הארגונית של החברה.
פלטפורמות טכנולוגיות אלה אמנם דורשות מהארגון השקעה כספית, אבל היא מוחזרת במהירות על ידי היעילות שמושגת על ידי ביצוע אוטומטי של משימות אדמיניסטרטיביות שלא צריכות לדרוש השקעת זמן מצד בני אדם.
כל שעה שמנהלי משאבי האנוש והצוות שלהם משקיעים בהזנת נתונים ובמשימות אחרות שאינן מנצלות את המיומנויות המלאות שלהם, היא שעה שבה מתבזבזות היכולות שלהם.
מדובר בבזבוז של משאבי החברה, מכיוון שכאמור, יש הרבה פתרונות תוכנה, בינה מלאכותית, ופתרונות מתקדמים אחרים, שיכולים להפוך הרבה מהמשימות השגרתיות הללו לאוטומטיות ולהוריד אותן מסדר היום של צוות משאבי האנוש, כדי שהם יוכלו להתמקד ביצירת ערך לארגון ולעובדים.
דוגמה נוספת היא מתחום ניהול השכר: הפלטפורמות הטכנולוגיות יכולות להבטיח שתהליך השכר יעבור חלק ובזמן.
מדובר בפעולות כמו הפקדות לקרנות פנסיה, תשלומי דמי הבראה בזמן, וביצוע כל שאר המשימות הכרוכות בזכויות העובדים ובדברים שסוכמו עם העובדים בחוזה ההעסקה.
אנשי צוות משאבי האנוש לא צריכים להשקיע זמן במשימות שכר אדמיניסטרטיביות. פתרונות טכנולוגיים לניהול עובדים יכולים להפוך את חישובי השכר לאוטומטיים ולהבטיח שאנשים מקבלים תשלום מדויק ובזמן וכאמור את כל זכויותיהם.
זאת ועוד, מנהלי משאבי האנוש אחראים על בניית אסטרטגיה, על הגדרת מדיניות העסקה, נהלים ונהלי עבודה העומדים בכל החוקים והתקנות.
הבעיה היא, שהמשימה – להתעדכן כל הזמן בכל הניואנסים בדיני העבודה, להיות עם האצבע על הדופק ובמעקב שוטף אחר סימנים המעידים על כך שעובדים שוקלים לעזוב, לאתר את העובדים שמגיע להם קידום ואת אלה שיש לשלוח אותם להכשרה, ולהתעדכן בכל שאר הגורמים המשתנים תדיר – יכולה להיות משרה מלאה בפני עצמה.
לכן, השקעה בפתרונות טכנולוגים ובכלים טכנולוגים המיועדים למשאבי אנוש, מאפשרת להפוך משימות רבות לכאלה שמבוצעות על ידי אוטומציה, ועל ידי כך לשחרר את מנהלי משאבי אנוש והצוותים שלהם להתמקד בסדרי עדיפויות אסטרטגיים יותר.
