תכנון אפקטיבי של המשאב האנושי מסייע לארגון לצמוח על פי המטרות והיעדים שהגדיר לעצמו, תוך חסכון במשאבים, חסכון בהוצאות תקורה, ודגש על ארגון יעיל ואפקטיבי.
תכנון קפדני של גיוס יעיל של טלנטים יאפשר לוודא שגייסתם את האנשים הנכונים לתפקיד המתאים להם ביותר. גיוס מדויק עשוי להפחית עלויות בכמה מישורים: לחסוך הוצאות מיותרות שנגרמות מגיוס שגוי, לחסוך בהסבות לעובדים שגויסו בגיוס שגוי ורוצים בכל זאת לשלבם בארגון, ולחסוך עלויות הנובעות מגיוס עובד נוסף, בתקווה להשיג התאמה טובה יותר.
לשם כך יש צורך בתוכנית מקיפה, במסגרתה יש לתכנן במי לבחור, אילו תכונות, יכולות, כישורים, וניסיון אמורים להיות למועמד המתאים ביותר. בחירה נכונה תבטיח, לפחות באחוזים גבוהים, גיוס של עובדים מתאימים שיוכלו לבצע היטב את המשימות המיועדות להם ויהיו בעלי התאמה טובה לתרבות הארגונית.
כדי לתכנן היטב, באופן שיניב את התוצאות הרצויות, יש להגדיר במדויק את מטרות הגיוס, באופן שהן יכללו כמה היבטים:
1 הגדרה מדויקת של קהל המטרה:
ראשית, יש להגדיר מה בדיוק רוצים: מטרות מאוד מדוייקות וספציפיות כולל ירידה לפרטים הכי קטנים. אילו תכונות צריכות להיות לעובדים שרוצים לגייס, אילו כישורים צריכים להיות להם, איזה סוג מיומנויות ובאיזו רמת מיומנות, ולאיזו דרגת תפקיד הם מגוייסים. כלומר, רצוי לא לגייס עובד מיומן ומוכשר לתפקיד שאינו מהווה עבורו קידום.
נקודה חשובה נוספת היא להגדיר אילו תכונות וכישורים כן רוצים. לא מה לא רוצים.
2 מטרות ריאליות:
חשוב מאוד שכאשר אתם מגדירים את קהל המטרה, הוא יכלול עובדים שאתם יכולים להרשות לעצמכם לגייס. לדוגמה, אם אתם רוצים לגייס עובד מצטיין שבמקום עבודתו הנוכחי הוא מקבל רמה מסויימת של שכר, עליכם לוודא קודם שיש לארגון שלכם אפשרות לשלם לו את אותה רמת שכר והטבות שהוא מקבל. בד בבד יש לוודא שמסלול הקידום שאתם מציעים לו, תואם את מסלול הקידום שעומד בפניו במקום העבודה הנוכחי שלו.
גם העובד המצטיין ביותר, לא יהווה התאמה טובה בטווח הארוך אם הוא ירגיש שהוא מקבל בארגון שלכם פחות ממה שקיבל קודם לכן.
לכן חשוב לזכור, שאין טעם לגייס עובד בתנאים פחות טובים מאלו שהיו לו קודם לכן. משום שגם אם מסיבות שאינן ידועות לכם הוא מסכים לעזוב את החברה שבה הוא עובד ולעבור אליכם, בתוך זמן לא ארוך אתם עלולים לגלות שהארגון שלכם היה עבורו תחנת מעבר למקום הבא.
3 לוודא התאמה לרוח הארגון ותרבותו:
ודאו שהמטרות שהוגדרו תואמות במידה טובה את תרבות הארגון ואופן ניהולו, ולתרבות המחלקה והצוות אליהם מגייסים ולאופן ניהולם. לדוגמה, אם מחפשים עובד שסיים זה עתה אוניברסיטה בהצטיינות, לוודא שהמגויס הוא לא רק מצטיין אלא גם מתאים לשיטות הניהול ולדרך הפעולה בצוות, במחלקה ובארגון שאליהם הוא מגוייס.
