תוכנית עבודה היא חלק מתהליכי ניהול בחברה, והיא נגזרת של האסטרטגייה שלה. התוכנית היא זו שמנחה הלכה למעשה איך להשיג את יעדי החברה, והיא מוכנה מראש ומתעדכנת מעת לעת. ישנן חברות רבות שלא פועלות לפי תוכנית עבודה, והדבר מביא לחוסר מעקב, חוסר מיקוד ולכן לאי עמידה ביעדים, גם אם הם אינם כתובים וברורים שחור על גבי לבן.
הכנת תוכנית עבודה הנה מורכבת ומצריכה שיתוף של עובדי החברה מכל הדרגים. שיתוף העובדים מזין את שני הצדדים: העובדים מפעילים חשיבה אודות הפעולות הנדרשות לביצוע העבודה ובעיקר מרגישים שהם תורמים למערכת, מה שמחזק את שימורם. ההנהלה, המובילה את בניית תוכנית העבודה, יורדת לשטח ומתוך המציאות הזאת היא בונה את תוכנית עבודה ריאלית.
ולמרות זאת, כמה פעמים הבטתם בתוכנית העבודה שלכם וזווית עיניכם סרקה סעיף שאתם מכירים ושונאים, סעיף המציג משימה שנדחית ונדחית ושלכן חוזרת על עצמה בכל שנה? כן, מדובר באותה משימה שאתם מכירים עוד מהיום הראשון בעבודה לארגון, שחל לפני שלוש שנים.
אז יופי, השקעתם בתוכנית, אתם מכירים היטב את כל היעדים שלכם. אך בתוכנית עבודה שמופיע בה יעד שנדחה ונדחה, יעד כזה שנחשב חשוב אך שבפועל אף פעם הוא אינו ממומש – אין בה טעם.
אף פעם לא סימנתם וי על המשימה הזאת, ולא בכדי. יש בעיות בביצועה, שטמונים ככל הנראה בהעדר כלים לביצועה. אולי אין מספיק כוח אדם כדי לבצע אותה, אולי יש צורך במומחה חיצוני שיתן ידע וכלים, אולי היא בכלל משימה בלתי אפשרית וצריך לוותר עליה לעת עתה?
כדי להוציא לפועל תוכנית עבודה אמיתית, יש לבדוק אותה בשני מועדים:
באמצע שנת העבודה:
יש לבצע מעקב ובקרה האם מחלקת משאבי האנוש עומדת ביעדים? באיזה יעד היה קשה לעמוד ומדוע, באילו יעדים לא עמדנו כלל, והכי חשוב – מאיזו סיבה? כל אלה שאלות אותן יש לשאול בעיצומה של השנה, כדי שנוכל לתקן או לפחות לעשות חשיבה מחדש על היעדים לשנה הנוכחית עוד לפני שעוברים אוטומטית לתוכנית העבודה של השנה הבאה. שאלה נוספת שיש לבחון באמצע השנה היא האם יש יעדים אחרים שכדאי להקדים?
ובכלל ביצוע של מעקב לאורך השנה הוא רצוי, אך יש לערוך נקודת מעקב אחת לפחות שתערך באופן רשמי ואף תוצג להנהלה. ביצוע של מעקב רציף יש בו פגם שכן בטווחים הקצרים, דחייה של עוד שבוע או אי התקדמות הנושא מיום שני האחרון אינם נתפסים כאירועים גדולים, אך אם עברה חצי שנה ולא היתה התקדמות מספיקה או מהותית – הדבר צריך להדליק נורה מהבהבת, וזאת כאשר עוד יש זמן לתקן את הדבר.
יש אנשי משאבי אנוש שיגידו שאצלם הכל מתקתק, כי הם עורכים אפילו מעקב שבועי כדי לראות אם הכל בסדר. אז מעקב שבועי זה טוב, אבל מעקב שוטף לא מגיע להנהלה הבכירה, ולא זוכה לראייה מערכתית רחבה, ולעתים קרובות, לא נעים להודות, מתבצע רק כדי לסמן וי.
בסוף שנת העבודה:
בסוף שנת העבודה, ועוד לפני שמתחילים להכין את תוכנית העבודה של משאבי האנוש לשנה הבאה, פותחים את תוכנית העבודה האחרונה בשביל להסיק מסקנות ולא רק כדי שהיא תשמש בסיס לצורך הכנת תוכנית עבודה חדשה לשנה הבאה.
לפני שבונים אותה, חשוב לשתף את העובדים ולשאול אותם באיזה יעד היה להם קל לעמוד? באיזה יעד היה קשה לעמוד ומדוע?
בנוסף, ניתן לאתר את הסיבות לאי עמידה ביעדים וכמובן לא לשכוח ללמוד גם מההצלחות. הלימוד מהצלחות יכול לשמש אותנו לעמידה ביעדים של השנה הבאה. ניתוח הסיבות למה סעיף מסוים כן בוצע בעוד סעיף אחר לא, יכול להביא אותנו למסקנות שללא ניתוח זה לא היינו מגלים לעולם.
וכן צריך לשאול את השאלות הקשות – האם יש סעיף "מרגיז" שלא יוצא לפועל בגלל שאף אחד לא רוצה לטפל בו? ובעצם למה באמת לא הושג היעד?
לסיכום, תוכנית עבודה נועדה לסייע לנו לבצע את המשימות שלנו ולעמוד ביעדים. היא לא מונחת לה שם במחשב סתם. השתמשו בה גם כי לפתוח את תיבות הפנדורה שלכם ושל העובדים.
לפרטים אודות כנס אסטרטגיית משאבי אנוש לחצו כאן
