שלב ראשון – מודעת דרושים:
את תהליך ההתקשרות עם המועמדים אנחנו מתחילים כבר במודעת הדרושים ולכן כבר שם צריכה להיות התייחסות לעובדה שאנחנו מחפשים אחר עובד שהיכולות המקצועיות, הניסיון והכישורים הבינאישיים שלו מאפשרים לו להשתלב בצוות.
אז כמו שאתם מנסחים במודעה קריטריונים מרכזיים כגון חובה ניסיון בחברה טכנולוגית או אנגלית ברמת שפת אם, תוסיפו את הקריטריון של נכונות ומסוגלות להשתלב בצוות, כך שהמודעה תמשוך את המועמדים הרלוונטיים ותדחה את הסולואיסטים.
שלב שני – טופס הגשת מועמדות:
במרבית חברות ההשמה קיים טופס סטנדרטי להגשת מועמדות. בחברות המגייסות ישנם טפסי הגשת מועמדות דרך אתר הבית או אפשרות למלא טפסי הגשת מועמדות דרך הרשת החברתית, באמצעות גיוס במייל וכיו"ב. בכל אחת מהפלטפורמות הללו ניתן לצרף שאלה פתוחה או סגורה המתייחסת לנושא של עבודת הצוות כדי שניתן יהיה לקבל רושם כללי על המועמד עוד לפני שמזמנים אותו לריאיון.
שלב שניים וחצי – סינון ומיון:
ארגונים רבים עוברים משלב שני לשלב שלישי ב"מהירות". את המידע לגבי המועמדים הם מקבלים מקריאה של קורות חיים וסינונם. הבעיה עם שיטה זו היא בכךשמדובר במסננת שאינה מתאימה לצורך הנוכחי. לסינון אנושי יש יתרונות רבים, אך הקדשה של 10 שיניות לקריאת קורות חיים של מועמד אינה מספיקה, גם אם מדובר באדם מיומן ובעל כשרונות בתחום!
סינון מסוג זה מועד לטעויות לשני הכיוונים. מועמדים שלא בהכרח יודעים להתנסח, מועמדים שלא מציגים בצורה המתאימה את עצמם לתפקיד, ופעמים רבות, מועמדים שבקורות החיים שלהם לא מופיע אותו "משהו" שהוגדר כחובה (כגון תקופת ניסיון או הכרות עם תוכנה מסויימת) – נפסלים מיידית, למרות שהיו יכולים להיות מצטיינים ולהתגלות כטאלנטים עבור התפקיד.
מהצד השני, מועמדים שלא בהכרח מתאימים עוברים את תהליך הסינון וגורמים לבזבוז משאבים וזמן רב מצד הארגון בשלב השלישי. דבר שפעמים רבות גורם לאנשי משאבי האנוש להחמיר את תנאי הסף למעבר מה שמחמיר את הבעיה הראשונה.
ישנם מספר פתרונות שיכולים לעזור ולשפר את התהליך, כמו גם לייעל אותו – הן מבחינת זמן והן מבחינת עלות כוללת של התהליך, וזאת למרות שיש להם עלות בפני עצמם.
פתרון ראשון הוא מיכון התהליך של הסינון, תוך הכנסת טכנולוגיה מחשובית לתהליך. בשביל לפתור את שתי הבעיות המתוערות למעלה רצוי כי התוכנה תיהיה בעלת מה שמוגדר בתעשייה אינטיליגנציה מלכותית וכי המערכת תוכל ללמוד בשלבים הראשונים את העדפות הארגון. מערכות כאלה יכולות לחסוך לחלוטין את הצורך בביצוע מיון וסינון אנושי, ובכך לא רק לחסוך בכוח אדם אלא גם לקצר את התהליך בין שלב שני לשלב שלישי באופן משמעותי ובכך לסייע בהגעה של הארגון למועמד המתאים במהירות, כאשר הדבר מאוד רלונטי עבורו ובמקביל כאשר עוד אין לו הצעות אחרות. להרחבה על נושא זה – מערכת לגיוס ומיון עובדים.
מערכות טכנולוגיות אלא מהוות את המסננת הראשונה בתהליך מיון וסינון המועמדים בדרכם להפוך לעובדים מן המניין.
מסננת שנייה שיכולה לשפר את תהליך הגיוס הינה מערכת שבוחנת את המועמד ובודקת את התאמתו לתפקיד ולארגון. אם יכולת עבודה בצוות הינה אחת מתכונות החובה לתפקיד, מומלץ לבחון את המועמד והתאמתו בנושא זה עוד לפני שמקדישים זמן יקר של כוח האדם בביצוע ראיון עבודה. המטרה היא כמובן להגיע לקומץ נבחר של מועמדים רלונטיים בלבד לאותו תפקיד ובהתאמה לארגון שלנו. ביצוע של מבחני יכולת, בדיקת תכונות וכשרונות, וכן בדיקות התאמה לתפקיד ולארגון יכולות להעשות היום כולן באופן אוטומטי ומיידי – ללא התארבות של הארגון המגייס. להרחבה על נושא זה – חידושים בעולם הגיוס, המיון והאבחון.
שלב שלישי – ריאיון עבודה:
זה השלב הקריטי ביותר בו פוגשים את המועמד פנים אל פנים. גם אם הוא שיקר או הגזים מעט בקורות החיים, באמצעות סדרת שאלות וסימולציות אפשר להוציא ממנו חומרים אותנטיים ולראות מה העמדה האמתית שלו לגבי עבודת צוות והאם יש לו ניסיון קונקרטי או בכלל האם יש לו את היכולת לעבוד בצוות מבחינת ה-A.N.D שלו.
מומלץ להציג בפני המועמד שאלות פתוחות שמבקשות ממנו לתאר סיטואציות מסוימות כמו: ספר לי על הפעם שבה עבדת עם צוות ולא הסכמת עם הדעה הכללית… האם יצא לך לעבוד עם צוות שהצליח במשימה? האם ספגת כישלון כחלק מצוות? מה למדת מהחוויה? מה אתה תורם לצוות? ועוד.
השאלות הללו, מתוך סיטואציות אמתיות יחשפו את הרגשות והדעות שלו ויאפשרו לכם להבין האם הוא יודע לקחת אחריות, לקבל החלטות, להצליח או להיכשל – כחלק מצוות.
שלב רביעי – בדיקת רקע וראיונות ממליצים:
כאשר מחפשים אחר שחקן קבוצה, חשוב לקבל המלצות על מועמד לא רק ממנהל אלא גם מעמיתים. אל תהססו להתקשר לארגון ולבקש אנשים שעבדו לצד המועמד כדי לשאול אותם איך הוא הסתדר כאיש צוות. אל תסתפקו בתשובות קצרות של כן או לא. בקשו מאותם ממליצים לתאר את המועמד במילים שלהם, לספר על חוויות או להציג מקרה מייצג. תנו להם להציג אותו במונחים שלהם כדי לנסות להבין איך נראה אותו מועמד בעיני עמיתיו כדי לנסות להעריך את הסיכויים שלו להשתלב בצוות.
בשלב זה מומלץ להעזר באנשי מקצוע ואף להרחיב את היריעה על מעבר לצרכים המיידים של התפקיד. אנו רוצים לקלוט עובד שיוכל לתרום לחברה לאורך זמן. בנוסף עין נוספת חיצונית לארגון יכולה להיות אוביקטיבית יותר ולמנוע כניסה של מועמדים שלמרות כישוריהם לא מתאימים לארגון ו/או לתפקיד בגלל אופיו למרות שיש להם ניסיון או כישורים נדרשים. מבדקי מהימנות יכולים לשמש ככלי תומך החלטה עבור הארגון.
